| 标题 | 电子档案管理存在的问题及优化对策 |
| 范文 | 摘 要：对于事业单位的发展来看，档案的管理一直面临的重要的问题。伴随着社会与科技的双重发展，将电子档案实现信息化管理已成为未来档案管理的主流方向。这种管理方式让事业单位的档案管理效率显著提升，但电子档案信息化管理中仍存在一些问题。 关键词：电子档案;管理问题;优化对策 1 当前电子档案管理面临的问题 1.1 对电子档案管理的重视程度不高 一是在档案管理人员中有一部分观念陈旧，对电子档案的认识处于初级阶段。目前，大部分企事业单位与档案馆已实现档案管理的信息化，电子档案已成为档案存储与管理的常用形态。由于部分档案管理人员的思想观念还停留在传统的纸质档案管理阶段，没有意识到电子档案管理便捷和高效，仅将电子档案管理简单理解为纸质转换电子的形式而已。二是电子档案内容的修改相对简单，存在人为影响档案的真实性。就电子档案而言，很容易出现删改等问题，而且删改后也不会留下任何痕迹。如果档案管理人员因疏忽导致信息录入失误，就会影响电子档案的准确性，而且也不易被察觉。因为在电子文档形成过程中，只有小部分工作人员愿意主动记录备注电子档案中改动的信息，甚至还有少数别有用心者故意对文档进行删改，因此电子档案的真实性与权威性必然会受到影响。 1.2 档案管理的长久性与保密性不足 目前大多数单位普遍会遇到一个问题，在开展电子按档案管理工作时缺少清晰地管理界限。这给电子档案管理造成了不小的漏洞，也埋下了安全隐患。与纸质档案不同的是，电子档案的全部资源都具有虚拟化特点，是无形的，不想纸质档案是有形的物体。尽管档案管理的软件具有定期备份的功能，但备份功能仍存在较大的缺陷，备份信息范围也不够清晰。因此，在完成自动备份工作后往往会出现档案内容不连续等问题。电子档案的信息管理系统也易遭到病毒攻击，这不仅会引起档案信息数据的损坏还会引起档案信息的窃取，从而导致电子档案持久性与保密性欠缺。 1.3 电子档案管理软件存在安全风险 国内各企事业单位 所用的管理软件多数是根据自身的需要委托开发或采购的。由于软件开发商的开发和维护水平参差不齐，在日常的运行中档案管理软件可能会遭到计算机病毒攻击或被网络黑客入侵，导致电子档案被复制、破坏或盗取等安全隐患。除了软件自身存在的缺陷外，还有就是部分档案管理人员尚未养成及时备份档案信息的习惯，人为造作一旦失误，可能造成电子文档丢失。 1.4 电子档案存档格式暂未建立统一标准 各单位在处理电子档案的过程中所用方法都不尽相同，存档的格式也存在明显差异。若是需要更换软件，由于档案管理软件可能存在不兼容的问题，在信息转化过程中可能因为解读差异而引起失误。 2 加强电子档案管理的策略 2.1 不断完善管理制度 缺少制度规范指导是造成电子档案管理的主要原因。各单位应根据自身实际定制符合电子档案管理要求和适合本单位特點的档案管理制度，不断提高每位档案人员的职权意识，拟定好相对应的技术标准和相关规章制度，在制度的建立中，必须要将电子档案保管所需的制度和法律体系进行完善，同时做好保密论证信息以及计算机对电子文档的保密工作。 2.2 做好电子档案的形成、积累和归档工作 对于电子档案的归档工作必须有明确的经办人来办理，同时对电子文件进行标记。而其中档案管理人员必须对电子文件设定对应的访问权限，网络管理人员可以在其中将电子文件的物理地址存放在特定的服务器中。同时，这个服务器可以利用硬盘等形式进行备份，保障电子文件在归档后有最基本的原始数据，确保这份原始数据不会被随意改动。在电子文件在保存中要保持其结构的稳定性与完善性。对于服务器的局域网必须要规范系统化的保障措施，如果一旦有系统设备辅导更新必须将电子文件数据充分的转移，并且及时更新记录。 2.3 加强对电子档案的安全性保护 安全保护是电子档案管理的核心环节。一是加强电子档案的安全保护，首先把好入口关，保存电子档案在电脑管理系统中的安全性与稳定性。同时要定期对软件设备要得到及时确认和更新，确保这些设备软件与硬件满足档案管理保护工作所需。在电子档案接收时也要做到登记，按其技术条件进行检测，其内容包括软硬件环境、版本。二是在存储这一块必须尽快制定对数据的保护措施，确保数据不会在其中丢失，这里可以利用签署技术来完成保护措施，比如数字签署与光笔签署，数字签署就是传统的数字密码签署，利用密码的复杂性来不断提高其安全性，而对于光笔签署，必须要利用相关的光笔来完成签名，只有在输入板利用光笔进行签名真正让系统得以识别之后才允许有访问权限，光笔签署的安全性十分显著。三是利用防火墙技术来完成保护措施，无论是哪些计算机，本身就自带防火墙技术，可以避免计算机网络受到别的服务器侵入，可以将不属于该计算机网络机构的用户隔绝在外，防止非法侵入。 2.4 不断提高档案管理专业人才的素养 电子档案的管理工作涉及很多专业性知识技能，同时对管理人员的专业素养有着基本要求。因此，必须要充分提高专业人才的培养，定期开展学习活动，不断提高其理论知识与专业素养，以便于更好地担任电子档案管理工作，满足现代化发展的趋势使之工作效率与工作流程变得更加先进化与高效化。 3 结语 虽然电子档案的管理目前还存在很多问题，但相对于传统纸质档案，电子档案管理在许多方面均有优势。为此，相关单位与档案管理部门应细致分析当前电子档案管理存在的问题和原因，结合自身实际逐步完善电子归档管理制度，加强对档案管理人员的培训教育，不断提高电子档案管理水平，使电子档案在国民经济建设中发挥出社会价值和经济价值。 参考文献 [1]张丽君.探究新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].卷宗，2017（17）. [2]郭洋洋.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题[J].黑龙江科技信息，2016（14）：181. [3]岳静.加强电子档案管理工作的几点认识[J].黑龙江档案，2015. 作者简介 黄金（1985-），女，汉，永州市零陵区人，吉林大学软件工程硕士，馆员，从事档案管理11余年。 |
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