| 标题 | 大数据视角下的高职院校档案管理研究 |
| 范文 | 邓福明 摘 要：目前社会发展中信息化是主要的标志，其推动了各行各业的发展。大数据是新时代重要的技术之一，对高职院校而言无疑是带来新的发展机遇。与此同时，档案管理是内部管理工作的重要组成部分，而档案管理质量直接影响高校管理质量，因此为了提高高职院校档案管理效率，很有必要在大数据视角下优化并创新档案管理理念。基于此，笔者以大数据视角下高职院校档案管理发展情况为切入点探讨大数据视角下的高职院校档案管理。 关键词：大数据视角;高职院校;档案管理 大数据时代的到来信息呈爆炸式增长，无疑给高职院校档案管理人员开展档案管理工作带来诸多挑战[1-2]。在此背景下传统档案管理模式无法适应时代的发展潮流，且从长远来看阻碍高职院校的发展，这就需要高职院校档案管理人员采取有效的措施改革传统档案管理，进一步优化档案管理方式，从而适应大数据时代的发展需要。 1 大数据视角下高职院校档案管理发展情况 1）缺乏完善的档案信息化管理体系。大数据时代下我国高职院校档案管理体系并不完善，具体表现在三个方面：首先，基础设施不完善。受到传统档案管理模式的影响，部分高职院校并没有从根本上改变档案管理方式，且很少在档案管理中投入建设资金，使档案信息化管理在发展资金的限制下得不到发展。其次，档案管理人员很少有统一培训机会，因此大多数档案管理人员没有掌握熟练的信息化技能，这一定程度上阻碍了高职档案管理的发展，不利于其朝着信息化方向发展[3]。最后，没有形成信息化数据库资源。虽然当前大多数高职院校已经意识到建立科学信息系统的重要性，也逐渐应用科学信息系统保存与收集信息，但是缺乏大型数据库的支撑，因此很难发挥其最大效用。 2）缺乏专业档案管理人才。高职院校档案管理人员除了要掌握专业的档案管理知识之外还要具备高效、科学管理与分析学员档案的能力。然而当前很多高职院校在档案管理人员配备方面存在诸多问题，缺乏档案管理能力较强的且具有大数据操作水平的人才。目前我国已经处于大数据时代，档案管理模式发生了巨大的变化，使得部分档案管理人员无法胜任当前的工作，因而很难保证高效、高质完成档案管理工作。此外，部分档案管理人员无法利用大数据的价值，因此在实际的工作中只能在原有基础上管理，创新能力不足，这与大数据背景下档案管理的要求差距较大。 3）数字化信息系统发展不成熟。目前我国在信息化发展方面取得一定成效，然而仍然有部分高职院校没有重视档案管理工作，在档案管理中仍然以传统管理模式为主，不重视档案信息化管理，更没有更新档案管理模式。在储存档案时以纸质保存为主，但是该保存方法管理难度较大，并不利于查阅与保存档案[4]。当前各高职院校因为受到诸多因素的影响，在档案信息数字化管理中仅建立表面的局域网管理系统，并没有在资料管理中落实信息化管理，这种管理方式过于简单化，整体档案管理效率不高，无法进行细致与复杂的处理，因此很有必要建立系统的档案管理模式。 2 大数据视角下的高职院校档案管理策略 1）建立完善信息化档案管理制度。完善的信息化档案管理有利于推动档案管理科学化发展，这是推动高职院校管理朝着科学化方向发展的关键，同时也是深化高职院校档案管理的保证。但是在建立完善的信息化档案管理制度时需要结合目前高职院校档案建设的情况进行。首先，加大力度宣传信息化档案管理理念，强化全院师生对档案工作的认识。其次，在校园宣传栏等宣传档案管理对学校发展的作用，让学校内部形成“大档案观”理念。最后，针对档案查询、收集以及借阅等环节建立完善的档案管理制度，保证各个环节都能有相关制度保证，且将档案管理人员培训计划纳入制度当中，切实提高档案管理工作人员素质。 2）配备综合素质较高的档案管理人员。开发与利用档案信息资源除了需要依赖先进仪器设备之外最重要的是具有综合素质较高的专业档案管理人员的高校管理[5]。要想推动档案管理工作的开展，使其顺应时代发展潮流，很有必要强化培养档案管理专业人才，配备且配齐专业化档案管理队伍，给其注入新的血液，让更多有创新意识的且具有大数据素养的年轻血液注入高校档案管理团队;建立健全培训体系，给其接受专业化培训与训练的机会，使其在大数据背景下逐步提高自身信息化能力以及大数据技能等。与此同时，学校应高度重视档案管理人员梯队式建设，充分整合具有丰富档案管理经验的老员工与具有专业大数据素养的年轻团队，使其在各类专业研讨、专业讲座中得到梯队式发展，稳定高校档案管理队伍的同时推动档案管理工作可持续发展。 3）大数据采集与分析数据。大数据视角下需要高职院校结合档案管理目标采集、分析与搜集工作。首先，发挥信息技术的作用智能搜集院校各项活动产生的数据。在电子扫描与系统分类中进行智能化管理，让档案信息管理变得模块化。在此之前管理人员应意识到自身工作职责，做好档案信息排查工作。集中处理重复或错误的信息，确保档案信息的针对性与真实性。此外，加大力度做好档案信息智能统计工作。发挥计算机等平台的作用智能分析档案数据，最大程度发挥其作用。 4）档案资源平台化、动态化管理。我国信息技术快速发展，在此背景下高职院校教学管理档案、社会服务档案都需要朝着平台化与动态化管理模式发展[6]。情况不同的学生、教学计划实施方法、学生掌握的情况等内容都需要实施可视化与动态化管理模式，因此需要及时、准确地采集教学信息。平台化管理模式的应用让教学档案朝着可视化方向发展，且各种信息都可以通过智能终端平台了解，如学生学习情况、教师教案等。档案平台化与动态化管理减少了档案操作步骤，因此教学档案可追溯性与真实性更高。 5）数据归档与保存。就实际的档案管理中，高职院校应以大数据平台为基础对档案进行归档与保存。结合信息技术进行智能分类，构建更加便捷、高效的归档操作体系。与此同时，强化档案安全管理思想，加强建设档案安全管理环境，监督档案管理人员在具体的工作中做好信息备份[7]。积极引入杀毒、防火墙等软件保护档案，避免出现病毒入侵、信息泄露等风险，提高档案管理安全性。此外，强化档案管理人员职能素养建设，加强对档案管理人员进行培训，做好密钥管理工作。深入分析档案数据化管理中遇到的风险，制定相关预防机制，保证档案信息安全。 3 结束语 总之，大数据时代给高校档案管理人员做好档案管理带来更多机遇，这就需要其把握时机，发挥现代科学技术的作用建立完善的信息档案管理系统，发挥现代科学技术与基础设施的作用优化档案管理，实现信息化档案管理目标，发挥档案管理工作的价值。 参考文献 [1]孙红梅.大数据视角下的高职院校档案管理研究[J].才智，2018（14）：254. [2]曾娟.基于大数据视角探究高职院校档案管理模式的改革[J].办公室业务，2017，（015）：128. [3]李晶国.从大数据视角探究高职院校档案管理模式的改革[J].考试周刊，2018，（044）：24. [4]李超.在大数据背景下高职院校人事档案管理刍议[J].读天下（综合），2018（1）：124-124. [5]張永花.大数据时代高职院校档案管理的优化策略[J].智库时代，2019. [6]陆冬梅.浅析大数据背景下高职院校人事档案的管理与利用[J].中国管理信息化，2019，022（002）：187-188. [7]贺雯.大数据时代下的高职院校档案管理研究[J].人力资源管理，2017，000（007）：P.336-337. |
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