| 标题 | 新形势下公共图书馆办公室精细化管理对策分析 |
| 范文 | 张贝 摘 要：公共图书馆办公室拥有与党委、政府和行政主管部门办公室部分共性特征，同时有其独特的地方，新形势下研究办公室精细化管理，增强“三个服务”针对性和有效性，对提升读者服务工作具有实践意义。 关键词：办公室职能;精细化管理;对策分析 1 引言 党的十八大以来，习近平总书记对党委办公厅（室）工作高度重视，提出“五个坚持”的重要要求，赋予党委办公厅（室）抓落实的基本职能[1]。国务委员兼国务院秘书长肖捷同志在2019年12月19日全国政府秘书长和办公厅主任会议上强调“新的形势和任务对做好政府办公厅工作提出了更高要求，要主动担当作为，积极统筹协调，畅通政策传导，增强“三个服务”针对性和有效性”[2]。办公室管理一直是行政管理中一个十分重要的研究课题，图书馆办公室拥有与党委政府或行政主管部门办公室部分共性特征，也有其独特的地方，图书馆职能决定了其办公室的基本特征，新形势下强化图书馆办公室精细化管理，增强“三个服务”针对性和有效性，实现图书馆资源利用率提高、服务优化、读者满意度高的目标定位，具有重要意义。 2 关于办公室职能定位论述 2.1 从“三办”看办公室职能定位 办文、办会、办事是做好服务工作、统筹协调、发挥参谋助作用的基础性工作，直接关系全局工作工作效率[3]。 1）高标准、高质量做好办文工作，是发挥办公室以文辅政作用的基本手段。办文，简单的来说就通过公文流转实现上传下达，包括收文和发文办理，收文办理：收文登记、提出拟办意见、领导批示、分办流转、督促落实和归档等环节;发文办理：收集材料、拟定初稿、审核、签发、印制、分发及归档等。 2）高水平、精细化做好办会工作，把会前中后工作落实落细是基本要求。办会，会议是研究决策、安排部署、统筹协调推进工作的重要方式，办公室负责统筹日常会议管理包括会议制度建设，组织承办会议、议定决策落实等事项。 3）讲规矩、严要求在办事方面，做到办事杂而不乱、有章有法、有理有据。按办公室所承担的事务性质可分为常规性事务和日常事务，常规性事务从办理流程看，有相对固定的规律，比如来文办理;日常事务主要体现在统筹和协调上，与部门性质有关，存在工作量大、事无巨细、临时多变的特征，这将要求办公室管理既要突出重点，又要注重细节，既要注重管理的标准化，又要强调“柔性管理”，在办事方面做到事杂而不乱、有章有法、有理有据。 2.2 从“三服务”角度看办公室职能定位 办公室是参谋层，不是决策者，其价值和作用通过具体服务行为体现[4]。“三服务”通常被认为是办公室职能的代名词，最先提出时，其内涵是为领导工作服务、为同级和上下级机关服务、为人民群众服务。最近几年“三服务”的内涵多指“服务发展、服务决策、服务落实”，这是从服务性质对办公室的基本职能进行了定位。服务发展也就是服务全局工作，要求对工作要有能动性，努力增强工作的计划性以体现超前服务理念;办公室作为辅助决策机构，要多思考、善谋划，找准其职责与中心工作的结合点，积极主动为领导决策出谋划策;服务落实就是抓執行、抓落实，确保各项决策落地生根，新时代新要求，要努力增强“三服务”针对性和有效性。 2.3 要做到“五个坚持”定位办公室抓服务促落实的基本职能 习近平总书记在《办公厅工作要做到“五个坚持”》的讲话中指出：“坚持绝对忠诚的政治品质、坚持高度自觉的大局意识、坚持极端负责的工作作风、坚持无怨无悔的奉献精神和坚持廉洁自律的道德操守”[5]，就是要求办公室增强政治意识、大局意识、责任意识、奉献意识、廉洁意识，赋予新时代背景下办公室抓服务促落实的基本职能。 3 贵州省图书馆办公室运行情况分析 3.1 工作点多面广，精细化要求高 党政机关办公室工作量大且繁杂已成一种共识，麻雀虽小五脏俱全，馆办公室与党政公室一样，区别是规模大小和服务对象不同。从服务对象看，馆办公室对上级部门及馆领导、对内是馆内各业务部门、对外是各社会主体来访，工作点多面广;全馆在岗职工近150人，内设机构15部门，全馆政务服务工作千头万绪，看似不涉及办公室具体业务，但往往是这一系列工作的交叉点，具体角色多为统筹、协调、配合，具体工作量不能直接体现;馆办公室处于上传下达、左右协调的节点位置，业务工作协调、部门间工作协调、人际关系矛盾协调等，有效增强全馆工作协同性和整体效能。办公室工作涉及方方面面，任务繁杂、线条却十分清晰，一个小问题解决不好就会出大乱子，可能会牵一发动一身，精细化要求高，但馆办公室人员配置不足，一人履行多岗位职责，精细化服务难以实现。 3.2 工作政策性强，要求做到精准 馆办公室工作对上是领导的安排部署要求及时下达督办落实，对下是图书馆为一线窗口部门直接服务读者，其工作效率直接关系领导决策的贯彻落实和业务部门执行决策的效率。在工作中，上级安排部署没有落实到位就是办公室工作的失职，违规服务读者造成后果将会被问责，从细节方面看，重要公文起草一字之差面对广大读者可能会造成重大误会或负面影响，说话办事或行为不当可能会影响部门乃至全馆工作。办文办事政策性强，必须力求十分精准，做到有法、有理、有度、有据。 3.3 重事务轻管理，要求机制明确 由于工作线条多、事务繁杂、工作量大，常常疲于处理日常事务，长期以来馆办公室在管理方面相对弱化，存在重事务处理，弱化内部标准化管理的现象。当前，在新形势下对办公室工作的标准和要求越来越高，总体趋势从“三办”向辅助谋划决策，从被动接受向主动作为，从传统经验向现代化管理转变，在机制建设方面，要正确认识办公室工作的“经验”管理问题，科学建立机制、规范办事流程，兼顾好科学管理与经验管理的关系。 4 公共图书馆办公室管理精细化的对策探析 4.1 精准职能定位是前提 社会文化发展和环境变化要求公共图书馆在管理上不断创新发展，深化改革，立足服务公共文化发展大局，结合实际需要，精准定位馆办公室基本职能，科学界定新时期、新阶段下办公室在全馆管理工作中的职能和角色;把握馆办公室与业务部门的特点及内在规律，理顺馆办公室与业务部门之间的关系;从法律关系角度入手，围绕“三办”、“三服务”要求确定其业务范围，做到权责明晰。 4.2 精准制度设计是基础 美国行政论理学家特里·L·库珀认为：“好的政府被理解就是标准化的政府，反之， 标准化的政府也就是好的政府和有效率的政府，规范化是标准化的基础，标准化是规范化的目标和最高形式”[6]。无规矩不成方圆，结合办公室事务处理的内在规律，建立相应工作机制、工作流程、创新工作方式，用制度化、规范化推进工作精准化、精细化，提高服务工作效率。 1）工作机制建设。对于办公室管理，各图书馆都有一些共性的机制，但没有考虑工作的实际，针对性、可操作性不强，以致办公室内部管理模糊、常常处于被动状态，工作无章法更加杂乱。要因地制宜，分类实策，对于常规性事务，比如收发文管理、事项落实制度、会议管理、档案管理、机要管理等建立对应的工作管理机制，确保工作有章可循;对日常事务处理，因工作量大、事无巨细、临时多变，应该建立弹性机制，实施“柔性管理”，在原则性的前提下把握好灵活性，统筹好经验管理与科学管理的关系，注重人员培训，充分发挥办公室工作人员主动能动性;深入研究办公室工作，多思考出实招，努力做到办公室工作开展杂而不乱、有章有法、有理有据。 2）细化工作流程。规章制度属宏观层面，有引导和指导作用，缺乏具体的工作流程、办事指南支撑以致操作性不强，在机制建设的基础上要建立工作流程、细化工作标准，让表面上看杂乱无章的办公室工作向规范化、标准化转变，让馆各部门工作更好的衔接。 3）岗位权责明晰。对办公室各工作岗位职责范围进行明确，包含工作内容、职责和工作措施。由于人少事多、一人多岗、调岗等情况易出现工作衔接不上，要对每个岗位的职责进行详细界定，制定职责清单，明晰职责边界。 4）创新工作方式。实现办公自动化是主流趋势，用现代化技术对办公室业务进行提升改造，对办公办会进行规范化、数据化管理，做到全过程数据可查、进度可追踪，提高办公室工作的效率和精度。 4.3 精细化管理是要求 要从杂乱无章、琐碎日常事务中解脱出来，理清思路，突出重点抓实办公室主要业务，做到忙而不乱;注重落实细节，以精细体现服务质量。一是以项目化管理思维抓好重点工作，对重点事项落实按项目化管理思维进行统筹推进，有计划、有步骤地开展工作，要把更多的精力放在是对上级决策部署、领导批示、重大事项的跟踪落实上;二是以清单式管理抓好细节，运用精细化思维对日常复杂业务工作事項进行统筹，形成以月、季、年为单位的工作任务清单，从任务分解、统筹协调、催办落实、反馈通报等进行全过程动态管理，以确保工作线条清晰、事事件落实到位;三是对于常规事项进行标准化管理，规范服务行为。 4.4 馆员队伍建设是保障 一个目标的实现、一项工作任务的落实最终都是以“馆员”的具体行为表现出来，在工作中馆员的思想认识、业务能力等会直接影响工作开展结果。 1）强化规矩意识。做好办公室工作规矩意识是基础，办会办事要讲规矩、讲政治，在思想上、行动上与上级工作精神和安排部署保持高度一致，在重大问题上旗帜鲜明，立场要坚定，要维护好组织领导的权威和威信，自觉按照领导的决策和意图开展工作。 2）培养能动意识。办公室工作线条多，三定方案中办公室的职责不可能包含日常所有工作任务，常常会有一些新情况、新问题、新工作;办公室事务杂繁，一人多岗时有发生，主动补位尤其重要，这决定了做好办公室工作要有很强的能动性。 3）树立学习意识。深入学习领会习近平总书记关于办公厅工作“五个坚持”要求，“三办”、“三服务”内涵，学习各方面的知识，包含政治理论、办公室和馆业务部门业务知识，做到时在政治上过硬、业务上精湛。 5 结束语 在新形势下对办公室工作的标准和要求越来越高，要深化改革、转变职能、理顺关系，建立相应工作机制、规范工作流程、创新工作方式，以制度化、规范化提升工作精准度，突出重点抓细节，增强办公室“三个服务”针对性和有效性，努力提升工作效能和读者满意度。 参考文献 [1]习近平：办公厅工作要做到“五个坚持”.http：//theory.people.com.cn/n/2014/0801/c168825-25385445.html. [2]全国政府秘书长和办公厅主任会议.肖捷讲话.http：//www.huanqiunet.com.cn/news/view？id=53890. [3]张浩， 新编办公室主任工作实务手册[M].中国言实出版社， 2011. [4]马振华.对做好办公室"三服务"工作的几点思考[J].办公室业务，2013（21）：1-7. [5]叩颖，办公厅工作要做到五个坚持[J].秘书之友，2014年08期. [6]马文·M·沃泽尔（美）.什么是业务流程管理[M].北京：电子工业出版社，2017. |
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