| 标题 | 大数据时代档案信息化管理的创新思路 |
| 范文 | 刘纪华 摘 要：近年来，我国信息化技术不断发展并被广泛应用，在大数据的背景下，对档案管理提出了新的要求。本文通过对传统的档案管理中存在问题进行分析。提出通过大数据，利用先进的信息化技术手段对档案进行科学化管理，提升档案管理水平，提高管理效率，保证电子档案的安全性。 关键词：大数据;信息化;档案管理;新思路 1 档案信息化管理的紧迫性和必要性 首先，传统的档案信息大都是纸质载体，占据大量的储存空间，信息据的收集、整理、分析、检索、储存、保管方面非常繁琐，查询、销毁工作异常繁重，从业人员工作压力大，工作效率低下，急需改进传统的管理方式，管理者从繁重的劳动中解脱出来。大数据下档案管理相比传统的档案管理信息化管理优势显著。电子信息载体具有比较高的容量，不仅可以存储大量的档案信息，节省出大量的储存空间，还因为档案以电子信息的方式存储，避免了档案丢失的情况，解决了档案保管、销毁的难题。在信息的收集、整理、档案信息的查询方面，都同样具有显著的优势。利用大数据，在软件网页上输入想要查找的档案，可以迅速显示出想要查询的结果。由此可见，大数据下信息化的档案管理优势明显，要充分利用信息技术提升档案管理的质量，提高管理效率，克服传统管理下，管理混乱、效率低下等问题。在档案管理信息化的过程中，对于出现的问题能够及时的发现，并分析出解决的方案，才能推动档案管理的信息化水平，提升管理的质量。由此可见，档案管理信息化势在必行。 2 传统档案管理中存在的问题 2.1 重视程度不高 档案管理工作者，对国家出台的各种档案管理法律法规，没有充分的理解和掌握，没有充分意识到档案管理工作的重要性，缺乏有效的系统管理方案，过于表面化。档案管理人员创新思维欠缺，缺乏大数据背景下新型的跨界思维方式，固守传统的管理模式，制约了档案管理快速进步和升级，阻碍了档案管理和其他产业的有效融合。影响了档案管理的效率和质量。没有树立以人为本、用户至上的服务理念，缺乏创新思维。开放共享意识薄弱，各自为政，使信息“孤岛”产生并制约了档案管理信息共享、信息开放融合，档案管理与其他产业难以形成共享双赢的生态圈。管理人员大多兼职，岗位不能做到相对固定，出现频繁调动或岗位重复等现象。影响了档案管理的质量和水平。 2.2 人才缺乏、基础设施经费投入不足 笔者认为，要先提高档案管理水平，必须要顺应时代的发展，充分发挥互联网的强大优势和价值，实现档案数字化。很多单位由于信息化投入不足，造成信息化人才严重缺乏，无法高薪聘请软件开发人才来帮助构建互联网平台，促进传统产业的快速进步和升级，无法提升产业的核心竞争力。同时由于经费投入不足，大数据技术在档案数据挖掘中得不到应用。大数据时代，人们在日常生活中被大量的信息资源充斥着，人们查看信息资源，获取信息的途径和方式不断增多。往往在不同渠道面对面临混乱、庞杂的数据信息。如何对信息实现高效、准确的处理，已经成为相关人员需要思考和解决的问题。 2.3 档案工作人员素质低下 笔者了解到，许多单位档案管理人员多数年龄偏大且身兼数职，人员流动性大，专业知识和管理经验相对缺乏。案管理工作认识不足，不能与时俱进顺应大数据时代发展需要，缺乏专业素养和管理力，管理人员不能熟练使用计算机，对使用档案管理软件了解不深，影响了在工作使用高速扫描仪识别技术、数据压缩转换技术、数据库技术等档案数字化能力。使信息化档案管理流于形式，不能建立完善有序的档案数据。 2.4 档案信息安全防护不完善 我国现阶段，档案信息管理平台存在各自为政、互不融合的现象，平台建设还不够全面。出现一定的安全漏洞，造成存储于服务器中的所有档案信息出现被盗的危机，有时难以控制，这自然给不法分子提供了可乘之机，他们会轻易借助网络漏洞窃取档案信息，要求在要技术上做好并形成多层防御体系，防御黑客的攻击。档案存储介质会因保存环境不达标，导致数据受损影响档案信息的真实性、可靠性。在信息时代下的档案管理由于其特殊的存储形式极容易受到网络风险的破坏，对档案资料的安全具有极大的威胁。 3 提高档案信息管理水平的新思路 3.1 转变观念，提高认识 为提高档案管理效率，首先要认真学习国家出台的《档案法》、《檔案管理办法》相关规定，遵守相关法律法规。各级档案管理部门要积极组织并加强对档案人员的技能培训，提升每一个档案管理人员的管理水平。在档案管理工作中，要转变传统档案管理理念，重要的思维包括用户至上思维、跨界融合思维、创新驱动思维和开放共享思维。随着互联网技术和信息技术的不断发展，很多传统企业都将产业和互联网融合，充分发挥互联网的强大优势和价值来构建互联网平台，促进传统产业的快速进步和升级，提升产业的核心竞争力。在这样的大背景下，档案管理人员也应该加强对信息化重视程度，通过互联网+来促进档案的信息化管理，全面提升档案管理的质量和效率，以适应新时期的要求。 3.2 加大投入，积极吸引高端人才，提高档案管理水平 各个单位要想提高档案信息化管理水平，必须加大资金投入。重点加大人力、物力、财力投入力度，改变传统的管理模式，加强管理人员信息化管理意识，充分发挥档案的以人为本、服务社会的服务功能，树立档案管理大数据思维、跨界思维，平台思维融合发展，创新共享发挥其应有作用和价值。从目前的情况来看，我国的数字档案的建设还处于初级阶段，需要大批相关人才从事档案管理信息化工作。在选择招聘人才时，要求其不仅具有较强专业的管理知识和丰富的管理经验，还应具备超强的责任心。要为其改善工作条件，提高生活待遇，激发其对档案管理工作的热爱和积极性，为档案管理水平的提升做贡献。各单位在档案管理工作中需要充分利用先进的科学技术，并引进先进设备，为了能够顺应信息化时代的发展，定期升级软件设备，推动档案管理工作能够顺利开展。各单位要充分考虑自身的发展情况，大力开发信息化电子档案网络建设，建立完整的局域网。在工作过程中，各部门能够通过远程监控对档案信息进行查阅。坚持以人为本的原则，重视人才，加大资金投入，及时更换硬件设施，定期维护和升级档案管理系统，提高档案管理管理质量和效率，顺应大数据时代的发展。 3.3 提升档案管理人员素质 在大数据化时代，各级主管单位要高度注重档案管理相关人才的培养，定期组织培训、交流经验、提高技能。通过培训提升档案管理领域的人才技术水准。要想培养专业的信息化档案管理人才，必须由专业队伍的支撑。各单位要注重培训从业人员计算机的操作能力，应为从业者提供参加学习交流、培训的机会和便利。应结合自身发展的实际情况，有针对性地对其进行信息技术的培训和相关事务管理工作的培训。使其正确掌握相应软件使用和操作。各单位领导需要为电子档案管理创造有利环境，并大力培养专业人才。同时做到以身作则、分工明确、专人专岗、合理调度。使管理人员在实际工作中不仅具备专业的管理知识，还能做到与时俱进，清楚意识到自身的责任和义务，从而促进信息化档案管理能够有序发展。 3.4 做好档案信息安全防御 档案管理部门、相关业务部门应该联合出台制定相应档案接管理技术方案，建立完整的信息网络安全体系，提高和完善信息网系统的安全性。各单位要综合考虑信息网络的各个环节，提高技术水平形成多层防御，避免网络恶意攻击。做好载体的选择;做好数据存储备份和网络防病毒备份;注重病毒防治技术与网络技术的结合，实现对用户终端PC及网络服务器的病毒防治。在信息安全方面，为防止用户在终端PC机上进行违规操作，对重要文件读、写、删除行为和非法入侵等进行监控记录。要保证数字档案信息数据的本身不受损坏，长期存取而在跨界融合思维的视角下，要将数字化转变为数据化，就要求要加强数字档案馆建设，建立数字档案馆联盟，加强对不同地域以及不同部门的档案数据的整合，利用云计算技术平台来打造能够覆盖全社会公共档案信息的数字化档案服务平台。管理人员需要正确操作，并将具有保密性的重要档案设置权限。在病毒的技术措施上，1）对数据进行备份。2）配置数据恢复设备。3）方便数据保存和利用的数据管理软件。4）将接收的数据载体格式转化成一种或几种便于数据管理软件识别和利用的格式。5）监控数字档案信息运行的技术环境，及时发现新格式和所需软件，进行格式转换和软件更新。另外要消除危害档案信息共享的安全隐患，等不确定因素，通过对前端控制做好安全保密工作，借助软件实现对用户的管理，及时对各种数据进行维护和保管。 4 结语 综上所述，大数据时代，随着信息化在各個领域不断深入，各单位的档案管理也需打破传统的管理模式，树立先进的科学理念，充分利用技术进行信息化管理，进行不断的创新和调整，并做到与时俱进，融合共赢。将大数据技术应用到档案管理中，充分发挥档案在单位中的作用和价值，使档案的收集、整理、存储、保管克服了以前的繁杂变得更加条理化、安全化。提升档案信息管理效率，减轻了从业者的劳动强度，增强了工作积极性。积极做好档案信息的安全防御措施，有效防止犯罪分子对档案信息网络的恶意攻击，做好保密工，维护国家的信息安全。 参考文献 [1]杨晓宁.浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策[J].计算机产品与流通，2020（07）：112. [2]张坤.“互联网+”思维下档案信息化建设模式探究[J]兰台内外，2020（07）：9-10. [3]陈真子.大数据在会计档案管理中的应用发展分析[J].www.cnzgsl，2020（05）：156-157. |
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