| 标题 | 试论学校档案管理工作的四个“并重” |
| 范文 | 张晓青 摘 要：档案是社会发展到文明时代的产物，它不仅真实地记载了人类认识世界、改造世界的历史进程，而且也论述了人类在历史进程中所取得的科学进步、经济建设、文化发展等情况，涉及政治、经济、军事、文化、科技、宗教等社会生活的各个领域，因而它是科学文化知识的重要形式。可以说，档案本身就是人类精神文明不可缺少的组成部分。 关键词：学校档案;管理;四个“并重” 学校档案是学校历史的记录，是学校在教学领域、科研领域、管理工作等方面长期积累下来的宝贵经验和资料。搞好学校档案工作，更好地为学校的教育教学工作服务，是档案人员光荣的职责。我院的档案工作先后达到了市级先进标准和国家二级先进的标准，我院之所以能达标，这和院领导重视档案工作和全院教职工的支持，是分不开的。其中，各部门的档案员也付出很大的努力。作为一名专职档案员，我在工作实践中深切的体会到，搞好学校档案工作要做到四个“并重”，这就是：争取领导支持要宣传与行动并重，加强档案管理要建网与指导并重，提高业务水平要学习与创新并重，做好编研工作要整理与开发并重。 1 争取领导支持要宣传与行动并重 有不少人认为，任何单位的档案工作搞得好不好，领导的重视程度是关键。每个搞档案工作的同志都希望自己的领导重视档案工作，很多档案工作者都抱怨领导怎么不来关心档案工作，档案室办公设施如何如何差，档案收集怎么怎么不容易。其实，作为档案工作者，不應坐等领导来关心自己的工作，而应主动争取领导的支持。领导为搞好档案工作创造了不少条件，但真正要搞好档案工和还需档案工作者采取主动的工作方式。其一，就是抓住时机进行大力宣传。档案工作是一项服务性工作，是党政领导的参谋和助手。当领导需要某一文件或资料时，档案人员要及时、准确地提供档案，并抓住这一时机向领导宣传档案工作的重要性，宣传贯彻《档案法》，依法治档，以法建档的意义。在这样的情况下，宣传往往能取得较好的效果。其二，是用行动做出成绩，来争取领导重视。任何工作的地位都是干出来的。档案工作是持之以恒地、认真地收集、整理、保管档案，积极地为领导及其有关人员提供有效服务。这样做，档案工作就给领导及教工们留下深刻的印象。例如今年我院接受徐汇区推进区域教育现代化综合督政，档案员对资料进行分类、整理、立卷、归档，领导看到档案员工作的积极性和实效，就给予更多的支持。我院在教学用房十分紧张的情况下，特地又腾出一间作为档案室，还拨款购置了档案柜，配备了档案工具，在人力、物力、财力上为档案工作开“绿灯”，这就为我院档案管理工作上等级奠定了基础。 2 加强档案管理要建网与指导并重 档案管理，需要有专人负责。我院是各部门相对独立的单位，因此搞好档案工作需要调动院部和部门两个积极性。我院的档案工作实行分级收集，统一管理的办法，即各部门负责收集本部门的档案资料，收集后有的及时交给院档案室，有的根据工作需要在部门暂时保管一定的期限（如财会档案由财务部门先保管二年，录像带、录音带由信息中心负责保管等），这样管理就需要设立两级档案人员，即院级专职档案人员和各部门兼职档案人员，建立起健全的工作网络。建立了网络，还要充分运用网络展开工作。专职档案员要负责对各部门档案工作的检查、督促和业务指导。主要做四件事：一是明确两级分工，各部门兼职档案员负责本部门资料的收集、整理与立卷工作，专职档案员对各部门的档案进行统一管理。二是健全会议制度，院办专职档案员定期召开档案工作网络会议，沟通两级之间的信息，反馈情况，及时解决存在的问题。三是开展检查评比，总结经验，找出差距，提出改进意见。近两年，我院都举办了各部门档案资料展示评选活动，这对于增强教职工的档案意识，提高档案业务水平都起着积极的推动作用。四是抓好专兼职档案人员的业务培训。档案学是一门不断发展的学科，档案工作是一项不断创新的专业工作，新时期的档案工作者不仅要有丰富扎实的文化知识，而且还应该具备较高的专业素质，包括专业知识、专业技能和专业资历，应该积极参加岗位业务培训。到目前为止，我院已有6名档案员完成了档案岗位职务培训，通过建网、指导、培训，使我院档案管理工作有了组织上的保证。 在此基础上，我院着手完善与档案工作有关的各项规章制度。针对以前档案资料中发现的问题，制定了一系列有关档案的规章制度，其中《档案室职责范围》、《专兼档案人员工作职责》、《档案归档范围与保管期限》、《档案的归档制度与使用制度》等制定后，又加强检查和监督，做到档案工作有章可循，违章必究，使各类文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档、利用做到制度化、规范化。 3 提高业务水平要学习与创新并重 做好教院的档案工作需要档案学专业知识以及相关的学科知识，还需要熟悉教育教学有及学院管理的有关知识。档案工作者必须具备上述知识，才能以科学的态度、方法和手段搞好档案工作，我院的档案人员几乎全部是“半路出家”，为此，加强学习就显得十分必要。我院为了提高案卷质量，组织相关人员认真学习《档案法》，并请有经验的档案人员来我院作业务指导，还组织档案员去档案工作先进单位学习取经。通过一系列的学习，我们逐步掌握了档案工作的规律，编制了各类文件材料的归档范围、保管期限表，制定了分类编号方案等，对以前不符合规范和要求的案卷进行了重新整理，达到了归档文件齐全完整、分类清楚、组卷合理、保管期限划分准确，装订整齐美观的质量标准。 然而，向别人学习不等于一味地照搬，那样是不会有特色的，在学习中还必须，根据本单位的特点，探索新门类，开辟新渠道，落实新举措，创建具有自己特色的档案体系。例如许多学校的教学档案都是按问题分类的，如果我院也这样做，就势必将教研、培训、教科等部门的资料相应抽出按问题归类，这显然不符合我院各部门相对独立的特点。因此，在上级有关方面的支持下我们改变传统的分类方法，这样既有利于发挥各部门的积极性，又使档案在类目方面相对集中。实践证明，这样的分类方案是正确可行的。又如我院在教育教学方面有着自己的优势，有许多新的成果，我们就据此新建了《名人档案》、《荣誉档案》、《徐汇区教育系统学术节》等相关特色档案，《名人档案》是我院特级教师，对学院发展和在学科领域内有影响的、作出了突出贡献的专家，他一生各个时期的工作、学习和生活中直接形成的具有保存和查考价值的综合体，包括个人证件、书表、自传性材料、学术性材料、声像材料、任免奖惩性材料。《荣誉档案》是我院党政工团或个人为上级机关荣获的奖状、奖牌及证书，将它分类、编号、编目、装盒（入柜、上架、陈列），纳入管理中。《徐汇区教育系统学术节》是徐汇区教育系统的学术节，至今已成功举办了十届，从开幕式到最后的闭幕式，展示了徐汇教育，让教育充满思想，让教学蕴含学术，收集一系列的材料，包括开幕式的资料，活动中产生的材料等，相信徐汇教育的明天一定会更加春光明媚。拓宽了档案门类，丰富了档案的内容，也更充分地体现与反映了我院教育教学工作的全貌。 4 做好编研工作要整理与开发并重 收集、整理，保存档案的根本目的，是为了开发利用档案资源，为学校各项工作服务。为此，做好编研工作与开发并重，即整理是为了开发利用，整理中注意开发利用。其中有两项工作特别重要;其一是下功夫搞好档案的编目和必要的档案检索工具的编制。目前我院档案检索工具有案卷目录、全引目录、文档对照表、著录卡片、电脑检索。多样化的检索工具，使检索体系完善，实现多渠道、多角度检索。特别是采用电脑检索，使档案查找迅速准确，为开发利用提供了方便。其二是积极开展档案资料的编研工作，这实际上档案资源的第二次开发，也是深层次开发，经过编研的档案资料可以使查阅者更清楚简便地了解所需信息。为此，我们充分利用室藏档案，编写成院史、组织沿革、基础数据汇编、档案全宗介绍、档案利用实例等16种编研材料，把零碎的“死”档案加工成系统的“活”信息。 为了做好档案的开发和利用，我们要求每个档案人员既要及时、完整地收存好档案，又要熟悉“家底”，熟练检索，提高工作地效率，同时要热情接待，耐心答疑，做到优质服务，使查阅者称心 满意。 5 结束语 总之，档案是永不再生的，学校档案的形成与发展和其学校历史有着同步性。学校档案是管理学校的工具。学校档案工作的水平，体现了整个学校管理工作的水平，近年来上级各部门到任何一个单位督查，已不再仅仅听取领导汇报工作，而更注重看档案案卷，查看工作痕迹，了解单位实际工作作风。学校档案工作者必须发扬细致踏实的作风，持之以恒，坚持高质量、高标准地做好学校档案管理工作。 参考文献 [1]张俊福.新形势下学校档案管理的现代化发展探析[J].黑龙江档案，2020（03）：68. [2]银春.大数据视域下高校档案管理探讨[J].国际公关，2020（06）：166+168. [3]邱立.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].办公室业务，2020（10）：154+160. |
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