| 标题 | 高校人事档案数字化管理存在的不足与对策 |
| 范文 | 孙康燕 摘 要：随着我国社会进步和经济高速发展，网络计算机技术已经广泛地应用于各个行业领域，其中高校人事档案管理也逐步实现了数字化，此应用是高校深化改革发展的必然需要，这极大地提升了办公质量并提高了工作效率，使人事档案管理的工作取得飞跃性和实质性的阶段性进展。但与此同时，在实际的办公过程中的确出现了许多问题，因此如何解决档案管理的需求成为当下必须正视的关键步骤。本文阐述了高校人事档案数字化管理的必要性具体分析了其存在的问题，并讨论了相关的解决对策。 关键词：高校;人事档案;数字化管理;问题;对策 在当今社会日新月异的发展下，无论是对集体、单位还是个人而言，独一无二的档案都是不可或缺的重要信息内容，大家越来越重视档案的管理，因此管理档案的方式方法越来越多以及其自身价值也随之提高。近些年来，国家对于高校建设的要求迅速提升，对人才的需求和引进日益增加，相关档案材料种类也多种多样。人事档案的数字化管理已成为各个高校必须面对的工作问题。 1 数字化档案管理内涵要求 数字化档案包含档案各种形式的原始材料，如纸张、视频和录音等，利用扫描等方法将其内容存储在计算机内，并对其按照不同属性进行分类从而便于检索，工作人员可以尽可能利用少量的工作时间找到所需档案，其优势是可以充分提高办公效率、信息存储空间大、备份操作简单和档案安全性较强等[1]。在当今高速发展的社会大环境下，建设数字化档案是十分有必要的，也是档案管理的合理发展步骤与必然趋势，此过程可以起到服务社会大众、促进国家经济发展的重要作用。 2 高校人事档案数字化管理的现状及问题 1）高校领导对档案数字化处理意识不强。在高校实施人事档案数字化管理过程中，某些领导对档案信息数字化管理工作的了解程度和重视程度不强，并没有从战略的高度和创新观念的角度认识档案数字化管理的重要性和功能性，出现了不同程度地指导性疏忽，更没有出台相关政策去制约此方案的实施，导致出现经费投入不足等问题，档案数字化的管理很难真正地落实到位。 2）高校硬件条件落后。现如今大多数高校人事部门的硬件设备配置过低，而且许多设备老化现象非常严重，并不能满足实施数字化管理档案。同时高校部门购置或开发的软件不能通用于各个高校的人事部门，也没有设计出一个软件同时具备检索信息功能和管理信息功能，严重影响了数字化档案的落实过程，继而出现了一系列问题，如：降低了处理信息的标准速度、数字化档案系统的建设水平不一致、规范性和严谨性差，以上问题都严重影响并制约着高校人事档案数字化管理进程的实施和落实。 3）高校人事档案基本材料不齐全。众所周知人事档案材料最重要的属性就是其真实性，而现阶段的高校人事档案材料存在很多前后内容不相符的现象，如随意填写高校教职工的出生年月日等信息，且没有附注说明情况[2]。经常出现档案中的业绩考核等材料只有优点的介绍，没有缺点的补充。针对这些复杂的情况，高校人事档案部门在录入资料时并没有依据相关的规定说明对其进行严格地审核，更没有及时发现错误的存在，这些失误给档案的统计和总结带来诸多不便。高校教职工的个人履历表、年度绩效考核表;学院教师的学历、专业技术职称和相关的工资情况也不完整。有些高校负责管理人事档案的人员并非专业人员，因此有时也只是简单地将档案材料进行收集，并没有及时对所有的人事档案材料进行归档存档，进而导致内容不全的情况比比皆是[3]。 4）人事档案信息安全系统不完善。人事档案信息的保密性工作一定要非常严格，在这个复杂的社会中，个人信息安全问题尤为重要。目前，某些高校的相关负责人员并没有对安全意识有所重视，在平常的工作当中也没有将安全问题放在工作的首位。导致无法保障高校人事档案的安全，其网络管理平台应用的统计和归纳技术十分落后，有些甚至是其他部门已被淘汰的技术，因此未能重视对信息技术安全理念的提升和创新[4]。 3 高校人事档案数字化管理的发展对策 1）数字化人才的配备。建设数字化的人事档案，需要一系列的工作，管理的难度也比较大。因此，重视和培养数字化管理人才的队伍，是高校人事档案数字化建设的关键。人才队伍的培养对于人事档案数字化及信息化管理推进的进程起到决定性作用，是实现档案数字化管理的基础。档案管理人才，除了需要具备扎实的档案管理专业知识之外，还需要有熟练的计算机能力及处理数字化系统的能力[6]。要有针对性的教授数字化管理人才在计算机、网络信息及数据库等方面的知识，把既是档案管理专业又懂得计算机信息化知识的人才纳入队伍中来。同时，定期组织具有发展潜力的年轻人参加专题讲座、学术交流及业务培训，尽快提升整体人才队伍的管理能力，以适应信息化处理人事档案的发展需求。 2）制定数字化方案，分步分阶段进行。在开展高校人事档案数字化建设的时候，应以价值性、实用性、开放性及特色性为原则。首先要做的就是展开调研，掌握学校数字化建设的整体布局，制定当前学校的工作计划，从而依据现实制定可操控的档案数字化总目标及阶段性目标和要求，同步开展人事档案的数字化与学校数字化的建设。同时，要有思想准备，数字化建设并不是一蹴而就的，必须慎重制定详细的具有可行性的方案，分阶段完成数字化的建设工作。 3）要加強数字化档案过程中对档案的安全保障内容。在数字化人事档案管理的过程中，势必会因为网络安全体系的漏洞而造成人事档案信息的外露。为了确保数字化人事档案的安全，防范信息化管理过程中存在的各种安全隐患，确保档案信息的安全及完整性，必须加强人事档案的保护工作。首先，要对档案管理人员进行安全意识的教育及安全知识的培训，增强全体数字化管理人员的心理素质及安全防护能力，保障在数字化、信息化人事档案管理中的安全。其次，高校人事档案部门应严格地设定安全信息等级的要求，合理地、科学地采取相应的安全保障技术，并完善安全管理规章的制度化，以保证数字化高校人事档案的安全。例如，可以备份数字档案并制度化，对数字档案进行归档，严格监督遵守并落实网络安全管理标准及数字档案保密制度等，加强安全管理电子文件的存储载体、软件系统及网络传输等。 4 结语 因此，高校人事档案的数字化，可以通过建立本高校的人事档案管理系统实现。不仅要下力培养能够管理数字化、信息化档案的优秀人才，形成人才储备;而且要精细规划信息化人事档案的方案及实施步骤，确保数字化人事档案建设的顺利实行;也要保证数字人事档案的安全，并保证相应的完备的技术支持。总之，不论高校人事部门要数字化管理哪一类档案，都要从“零开始”，实现信息化处理、数字化管理档案最终目标。 参考文献 [1]张丹青.新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J].江苏科技信息，2018（16）：17-19. [2]李群.国土资源业务档案数字化管理存在的问题与对策[J].兰台内外，2017（2）：38-38. [3]姜霁纯.基于新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J].兰台内外，2019（04）：4-5. [4]梁静.事业单位档案数字化建设面临的问题与对策研究[J].科学技术创新，2016（23）：173-173. [5]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局，中国国家标准化管理委员会.电子文件归档与电子档案管理规范：GB/T18894—2016[S].北京：中国标准出版社，2017：9-11. [6]金波.档案信息化建设[M].上海：上海教育出版社，2016：88-91. |
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