| 标题 | 新形势下文书档案数字化管理的策略研究 |
| 范文 | 摘 要：随着社会经济的飞速发展，文书档案管理模式得到了改进完善。对文书档案的文件进行整理与收集，采取数字化的管理方式，是现阶段开展文书档案管理工作的关键。所谓文书档案管理的数字化管理模式，在开展相关工作时应用数字化技术，通过文字识别技术获取图片文件，利用先进的存储管理将图片储存与数据库当中，实现文书档案的数字化管理。本文首先分析文书档案数字化管理模式的意义，针对其中存在的不足提出时效性解决措施，提高文书档案的利用率。 关键词：文书档案;数字化管理;创新策略 1 文书档案数字化管理模式的意义 1.1 提高档案信息的利用率 在当前的社会经济背景下，文书档案的重要性由此得到凸显。因各个领域之间的交流越发密切，应选择方便快捷获得方式取各种文书档案信息。因此，为满足相关需求，可建立科学合理、高效便捷的文书档案数字化管理模式。在日常的工作与生活当中，运用相关管理模式，能够实现各个部门文书档案信息共享。提高数字化技术水平，并应用到不同领域当中，将文书档案存在的价值和优势充分凸显出来。加强文书档案的数字化管理，是文书档案信息资源管理的重要因素。 1.2 满足社会经济发展需求 在当前的大环境中，为将文书档案的优势充分发挥出来，应结合实际发展情况采取措施，最大限度提高文书档案管理的利用效率，合理运用数字化管理模式。在现代档案管理中，数字化管理属于一种较为重要的方式，所谓数字化管理模式，主要利用现代计算机技术、互联网等，通过对文书档案进行数字化管理，提高文书档案管理工作的质量与效率，满足现代社会发展对档案资料的利用与要求。 1.3 实现档案管理的科学化 在现代社会的各个领域当中，应对文书档案管理模式进行创新，应用数字化管理方式，是文书档案今后发展的主要方向。不断完善文书档案数字化管理模式，是现代档案管理的重要措施，为保证数字化管理模式能够取得良好的应用效果，相关工作人员应在思想层面上进行转变，突破传统档案管理模式的要求。另外，选择相对开放且先进的数字化管理模式，提高文书档案管理的科学性与合理性。完善文书档案管理模式，为社会创造更多价值，向着更好的方向发展。 1.4 保证文书档案的安全性 随着现代信息技术水平的不断提高，網络信息技术在各个领域得到广泛应用，并取得了不错成效。但凡事有利就有弊，在当前的管理过程中，档案信息安全问题成为一项重要内容，应引起社会各界的高度关注。因此，相关工作人员在开展各项工作时，将档案信息的安全管理放在首要位置，加强文书档案数字化管理工作，保证文书档案信息的安全性，逐渐成为现代信息管理的关键。 2 现阶段文书档案数字化管理的不足 2.1 整理储存困难 纵观现阶段的发展情况，各部门的文书档案形式多种多样，内容较为繁琐，延续传统的工作方式开展档案管理工作，对其进行分门别类的管理，流程复杂却难以取得最佳的效果，开展各项工作时，需要档案管理人员花费大量的时间与精力，对众多的文书档案进行管理，难以提高文书档案管理水平。因传统的文书档案管理工作模式存在一定缺陷，大量的档案会占据较大的空间，若文书档案的储存环境不佳，极易导致文书档案出现不同程度的损坏，尚未将数字化管理模式的优势充分发挥出来。 2.2 缺乏安全管理 在信息技术飞速发展的大环境下，为文书档案信息管理工作的开展提供了较大的便利，但依旧存在许多安全隐患。在网络环境中，文书档案信息保密性与安全性相对较低。受相关工作人员自身因素的影响，尚未形成较强的安全防范意识与保密意识，操作人员缺乏完备的计算机安全与网络安全等知识，在具体的管理操作中尚未完全根据规范的程序进行，也没有对各项数据资料进行备份。另外，网络的虚拟性为一些黑客攻击信息管理系统提供便利，为文书档案管理工作的开展带来不同程度的威胁。 3 完善文书档案数字化管理的对策 3.1 建立网络化平台 在开展文书档案管理的过程中，为提高文书档案数字化管理效率，相关工作人员应建立文书档案数字化管理平台，提高数字化技术的应用水平。第一，技术人员应构建数字化管理网络，保证网络的安全性。第二，工作人员对数字化文书档案管理的工作模式进行调整，保证文书档案管理工作的科学性与时效性。加强与各个部门之间的交流互动，对文书档案信息的阅读方式与使用方式进行优化。第三，注重信息资源共享，在检测与传播文书档案信息的过程中，利用信息化技术，提高数字化技术的应用效率。 3.2 转变传统工作思想 在政府机关发展的过程中，内部领导者与相关工作人员，应从思想层面上明确文书档案数字化管理的重要性，营造良好的工作环境，满足文书档案信息化管理工作开展的需求。在条件允许的情况下，可将文书档案数字化管理，纳入单位的整体规划中。在单位内部的财务预算中，将文书档案数字化建设所使用的费用计划到其中。借助先进的技术处理各项文档资料，还应投入大量的人力与物力，购买现代信息设备、计算机等，满足文书档案数字化管理工作开展的需求。 3.3 完善档案管理制度 选择数字化管理模式开展文书档案管理工作，相关管理部门应制定完善的管理制度，提高工作质量与工作效率。首先，管理人员应构建信息管理制度，要求工作人员积极运用现代数字化技术开展各项管理工作。其次，结合各项工作的需求，重视综合数字化技术的应用，提高文书档案管理水平。最后，定期开展培训工作，提高工作人员的专业能力与综合素养，制定完善的岗位培训制度，使其了解先进的数字化技术，并进行专业的岗位训练，掌握各项技术提高工作效率。 4 结语 总而言之，对于行政机关而言，文书档案管理工作起到了重要作用，甚至影响到单位的发展与进步。在当前的大环境下，文书档案管理工作能够从侧面反映出单位内的管理水平，内部领导者与相关工作人员应给予这项工作高度重视。现代信息技术的发展，为传统的文书档案管理模式带来了全新机遇，文书档案管理模式逐渐向着数字化方向过渡，真正提高文书档案管理质量，更好地将数字化档案管理服务于社会。 参考文献 [1]陈颖.浅谈企业制度下的档案管理工作[A].第十一届沈阳科学学术年会暨中国汽车产业集聚区发展与合作论坛论文集（人文社科与教育学分册）[C].2014. [2]李媛媛.党校档案信息化管理的相关问题探讨[A].“决策论坛——区域发展与公共政策研究学术研讨会”论文集（下）[C].2016. [3]杜小波，胡新参，汪海涛，李汉成，吴世平，杜仲荣，门吉光，吴新明.廉洁从业重点岗位人员监督防控[A].电力行业优秀管理论文集——2014年度全国电力企业优秀管理论文大赛获奖论文（《中国电力企业管理》2014年第一期增刊）[C].2014. 作者简介 苑超（1985-），女，汉族，天津人，科员，初级经济师，本科，研究方向：档案管理。 |
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