| 标题 | 浅谈信息化档案管理归档整理分类技巧 |
| 范文 | 刘萍 摘 要：网络技术的兴盛使工作、生活、学习都步入信息化发展的阶段，在档案的归纳整理方面如何利用信息化更高效地做好相关工作是急需解决的问题。本文以信息化档案管理分类中档案整理程序不规范为入手点，分析档案搜集不够完整、资料的整理不够谨慎细致以及在档案交接过程中存在不及时等问题，认为在信息化档案的管理中应该建立合理规范的系统化整理分类程序，从资料的收集到交接，工作人员都应细致做好每一步，保证资料的完整系统、整理分类的准确细致以及资料交接的及时高效。 关键词：信息化;档案管理;分类;整理 在网络科技盛行的时代，档案的信息化为档案的储存、整理、查找提供了便捷，但是传统的纸质档案管理过渡到信息化管理方式投入一定的人力资源和时间成本以及资金，现阶段的信息化档案管理系统不成熟，在收集、整理、储存、移交等方面仍然存在问题，因此如何将档案管理纳入信息化是值得思考和探究的问题。 1 信息化档案管理归档整理分类技巧的必要性 档案的信息化为档案的储存和查找整理提供了极大便利，摆脱了传统的纸质档案管理占据空间大、查找费时费力、分类耗时不便、移交路程远耗时大等问题的束缚，但是在纸质档案转向信息化时本身工程浩大，尤其是在资料搜集和整理方面，将全部的档案信息输入信息系统已经需要耗费管理者巨大心力，再加上后期的分类、交接等程序，难免在过程中出现疏漏，在实际的档案信息化过程中更是困难重重。首先是档案管理者在档案信息化的过程中可能存在跟不上时代步伐，导致管理观念落后的情况。信息化档案管理与之前相比涵盖的范围更加广泛，档案中的内容更加详尽丰富，档案形式也区别于传统的纸质档案，因此在初步实现档案信息化的过程中，工作的复杂程度对于档案管理人员而言有所困难，难以在短时间内适应形式的改变，用传统的观念对待新型档案管理方式显然行不通。 其次，在应对广泛的档案资料时，从档案的收集、整理再到移交方面都为管理人员带来了巨大的困难。档案信息化的第一步就是搜集足够的资料来源将其归档，但在实际过程中，资料的搜集需要各个部门乃至学校、公司、家庭里面每一个人的配合，并且保证资料的正确完整，这本身就是一项耗时费力的工作。而后续的整理、分类及移交方面，各部门没有形成统一的系统标准和移交程序，导致了档案整理混乱、移交不到位等问题。因此在档案的管理中，建立起一套规范化、系统化的技巧和管理系统对档案的信息化管理具有重要意义。 2 信息化档案管理归档整理分类技巧 2.1 遵循规范合理的归纳整理分类程序 档案信息化归档整理需要消除过程中存在的重复工作、无效工作等问题，因此急需建立一套合理简洁规范的管理程序。 首先，部门加强应对档案管理工作的重视程度，督促档案管理人员及时转变档案管理观念，对其进行专业培训，争取培养出一批专业高效的管理人员。传统档案管理过渡到信息化档案管理需要工作人员既有专业的档案学知识和实践经验，又需要有应对新型科技和信息系统的能力，因此部门应该安排专门的档案管理人员对其进行培训和锻炼，并在实践中检测其档案管理能力。在确立了专门的档案管理人员之后，部门应该减少该岗位的调动以确保档案工作的高效便捷，在进行档案管理岗位的调动时，也应及时对换任人员进行培训和测试，以确保管理工作的顺利交接。 其次，建立广泛、统一的信息系统，并确立基础划分标准。在资料收集整理中，不同部门需要划分统一或相似的分类标准，并建立统一的管理系统，以方便后续的档案管理和交接。部门可以以项、子项为基础对不同档案进行划分，并在相似或统一的标准下对子项的各个部分进行细致分类，建立了統一的标准以后，档案的信息化管理的便捷性会大大提高。管理人员通过计算机的文件整理功能，对档案所包含的资料范围和方法进行融合，并用代码表对其进行编制，档案的分类效率便能得到显著改善。需要注意的是，没有一以概之的分类标准，档案管理对象不同，采取的管理程序必然有所差别，档案管理人员应明确档案分类的思路，在坚持简化原则的基础上对其进行管理分类。 2.2 广泛收集相关资料 完整准确的资料信息收集是档案归档整理效率提高的基础，只有在横向和纵向两个方面保证档案的完整性，后续的归档整理才能顺利开展。在收集资料时，首先需要分清收集什么资料，收集哪些人员的资料，明确资料收集的范围。在档案的收集中，工作人员应该明确所要收集资料的纵向地域范围和横向的内容范围，确保自己所保管档案区域内的资料完整无缺，内容填写正确。 其次，在档案的收集过程中，要明确各方的责任，做到每步工作都落实到每个人身上，不做无用功。在收集资料时，管理人员应该弄清楚参建单位和档案部门的职责，参建单位应该建立与档案部门相通的档案管理系统，并要求员工对自己的信息在网上进行填写和检查，保证资料的准确性，并及时上交系统。档案部门在接收到参建单位的档案资料时应及时按照分类标准进行归档整理。最后，档案部门应提高自身信息系统的安全性，保证档案的保管条件。信息化档案管理区别于传统的档案管理方式，档案不会受到天气、时间等因素的影响而受到物理伤害，但是档案人员仍然需要保证档案的完整性，不断提高档案信息系统的安全性能，扩充系统容量，保证档案不丢失、不重复。此外遇到岗位调动时，档案人员应及时做好工作的交接，保证下一个管理人员熟悉系统的操作和档案分类管理流程，以确保档案的完整性。 2.3 对资料进行细致分类整理 档案的信息化管理的目的是简化档案分类、移交流程，现代技术的运用能够使档案的整理和分类更加便捷细致。为了提高资料整理的效率，首先，应该加大档案管理的资金和人才投入，开发适用于档案整理分类的软件和硬件，或者直接使用可信度高、系统稳定耐用的具有收集和分类功能的软件。软件开发者应该具备一定的档案管理意识，使得开发的软件有足够大的容量收纳大量档案信息，并且具备一定的分类和检索、传送功能，能够让管理者快速地检索到自己需要的资料，并向其他系统进行传输。 其次，档案管理需从所属机构或团体本身的需求出发进行归档整理。对于档案的归档整理，不仅需要明确档案的来源地及流向地以方便日后的档案移交，还需要从档案所属机构的实际需要出发，为了团体管理的方便，对其所属的档案类别进行细致划分。如公司的档案管理，可以员工所在部门为大类标准，从其职位、日常工作、职责、是否转正等方面进行归档整理。 3 结束语 在当今时代，信息化档案管理已经成为无法避免的趋势，但是在很长一段时间内纸质档案与信息化档案将持续共存并用。因此在对档案信息化进行归档整理时，需要做好纸质与信息化的过渡，提高档案管理人员的信息化意识和能力，在各部门间建立统一高效的档案信息系统以应对浩瀚的资料收集和归档整理、移交工作，以应对网络化的趋势。 参考文献 [1]张英.浅谈信息化档案管理归档整理分类技巧[J].长江丛刊，2018，000（014）：P.150-150. [2]金晶，严峻.浅谈档案管理归档整理分类技巧[J].湖北农机化，2011，000（003）：34-35. [3]刘新玲.浅谈档案归档管理及信息化技术的应用[J].中国管理信息化，2017（20）：175-176. [4]冯苗丽.浅谈公文归档工作和档案管理[J].卷宗，2018，000（030）：89. [5]宋艳恒.浅谈档案归档管理及信息化技术的应用[J].明日风尚，2018（23）：332-332. |
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