| 标题 | 机关文书档案收集与归档工作问题研究 |
| 范文 | 摘 要：机关档案工作中在文书档案管理方面目前存在归档工作受重视程度不够，文件材料收集不齐全，档案人员专业化水平参差不齐等问题，基于此，提出建立健全档案管理体系，加强档案工作重要性宣传，提升档案人员综合素质等措施。 关键词：文书档案;文件收集;文件归档;机关档案 机关文书档案主要是指机关在公务活动中直接产生的公告、通知、会议记录、计划、简报、批复、总结等对本单位具有保存价值的文件材料。文书档案的种类较为繁杂，且每年产生的档案数量很多，保管期限长短不一，这给机关文书档案管理工作带来了一定的难度，文书档案可以为机关的后续工作开展提供服务，所以解决当前机关档案管理工作中的问题是非常有必要的。进行档案收集管理工作时，一定要遵守档案管理的有关规定，采用现代化的管理手段，在保障档案管理全面、真实、安全的同时，还要对档案收集进行过程化管理，提升档案管理的效果。 1 收集归档中存在的问题 1.1 归档工作受重视程度不够 文书档案收集和归档主要是为业务工作提供辅助性的服务，对于业务部门工作的业绩影响很小，这就导致业务部门认为这是一种不必要的成本支出，所以部分单位、部门对文书档案收集管理工作重视度不高，档案收集管理工作的人力投入不够。文书档案的收集和归档流程不够规范，很多文件材料不按照规定的时间、要求收集归档，易发生事后找不到档案的情况，大大降低了文书档案利用效率。 1.2 材料收集不全 一是各部门的归档责任人责任心不够强，有些业务部门不按要求及时整理移交文件，归档责任人也不及时催收应归档文件，不管材料是否齐全，有多少材料就归档多少，甚至认为归档材料少可以减少工作量，导致归档材料不齐全。二是对哪些文件需要归档没有明确的认识。归档责任人不了解，相关业务部门更不清楚，有些侧重于文件正本，忽视了领导签批单及其他底稿、附件等文件材料，甚至有部门在文件印发时未留存用于归档的文件正本。此外，普遍出现归档材料缺页、缺章、缺定稿的情况，给管理者对文件的参考和利用带来了极大的不便。 1.3 归档人员专业化水平参差不齐 由于受重视程度不高，投入的人力、物力不够等因素影响，普遍存在归档人员身兼多职且频繁更换的情况，归档人员始终处于新手上岗的状态。这就导致相关归档人员往往更关注自己的本职工作，档案意识薄弱，专业化水平不足，责任心欠缺等问题，影响了档案收集的齐全、完整。 2 文件材料收集、归档策略 2.1 建立健全档案管理体系 建立健全档案管理体系首先要建立检查制度，相关部门要对机关文书档案收集和归档工作进行定期检查，检查的主要内容包括现存文书档案的数量和状态等，要对没有及时归还、遗漏或者丢失的文书档案进行具体分析和处理，查明遗漏或丢失的具体原因，并采取一定的补救措施;其次要建立健全监督管理体系，要鼓励全员参与到监督过程中，鼓励员工反映档案管理管理过程存在的漏洞、问题、违规操作等，并对所反映出的问题进行及时的反馈处理;建立健全奖惩制度，机关文书档案的收集和归档管理工作要根据国家相应的法律法规进行，但是规定中的内容大多是有关专业性操作方面的内容，对于员工违规违法操作所带来的损失和影响没有详细的处罚规定，因此需要及时加以完善。除此之外，也可以根据自身的实际情况，把文书档案收集管理工作和绩效考核进行结合，从而提高相关工作人员的管理意识，并对机关档案管理工作进行规范。 2.2 加强档案管理工作重要性宣传 档案管理工作是否宣传到位不仅影响着文书档案收集整理的成效，同时也影响着归档工作能否有序开展。首先，要让单位领导提高对该工作的重视，领导要起到带头和模范的作用，从而推动单位内部形成一种良好的管理氛围，有效带动员工开展档案管理收集工作;其次，加强档案信息资源开发利用，利用新媒体技术与传统宣传相结合的方法，通过定期编印编研材料，举办专题展览等多种宣传方式，普及档案知识，增强档案意识，提高归档人员的工作兴趣，促进他们更好的投入到日程归档工作中;第三，可邀请领域内专家，对档案管理工作的重要性、相關的法律法规及档案管理工作的要点进行详细讲解，档案管理部门可从法律的角度将机关档案管理工作对单位和个人发展影响进行分析，提高相关归档人员对其重要性的认识。 2.3 提升档案人员综合素质 归档人员是否具备收集和归档方面的专业素质，能否在实际的归档工作中游刃有余，都会影响到文书档案管理的整体质量和效率。所以，做好归档人员的教育培训显得尤为重要。一是针对归档人员频繁更换的问题，可视情况不定期对各部门归档人员进行培训，并要求相关工作人员进行实际的操作演练，从而提升相关工作人员的实践动手能力，这样相关工作人员才能够满足机关档案管理的需求;二是加强高端人才引进工作，不断壮大档案管理队伍，促进档案管理方法与技术的提升。 3 结语 档案记录了过去，同时也服务于现在。我们应该加强对机关文书档案收集和归档工作的投入，要采用现代化的管理方式，对文书档案收集和归档工作进行动态化、专业化和规范化的管理，并以实际情况为依据，建立健全有针对性的管理制度，加强相关档案管理工作人员的专业知识学习能力，提升工作人员和管理人员的综合素质，从而进一步提升有关工作人员对机关文书档案收集和归档工作的重视程度，从人员、设备和管理模式等多方面提升综合管理水平，为机关文书档案收集和归档工作的整体水平提升奠定基础。 参考文献 [1]廖佳洁.机关文书档案管理工作现状、存在问题及对策[J].兰台内外，2020（19）：16-18. [2]王磊.做好机关文书档案管理工作探讨[J].办公室业务，2019（14）：125. [3]张海艳.机关文书档案管理工作开展现状、存在问题及对策[J].档案天地，2018（11）：50-53. 作者简介 孙楠（1988-），女，汉族，江苏盐城人，中国民用航空局档案馆。 |
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