| 标题 | 新时期加强事业单位档案管理安全工作的思考 |
| 范文 | 张琳琳?王海英 摘 要：社会的发展进步和信息化时代的到来，促使事业单位也逐渐更新了管理模式，更趋于自动化和现代化。这从一定程度上提高了工作效率，为档案管理提供了便利，也让事业单位与时俱进。为保证事业单位各项工作的顺利进行，事业单位档案管理人员要积极学习现代化的档案管理方法，也要学习如何运用当前信息化、自动化的管理模式来加强单位档案管理的安全工作。本文将对档案管理的安全问题做详细阐述。 关键词：事业单位;档案管理;管理措施 档案是事业单位一项基础性的重要工作，体现了各机关单位的成长与发展历程，是全部重要活动的真实记录和重要的信息资源以及经验财富，为保证事业单位各项工作的顺利展开，为记录事业单位发展和变化轨迹提供便利。因此，档案管理工作是事业单位管理工作的重要环节，它对其产生重要影响的同时，也是提高绩效，实现科学管理的重要保证。 1 档案管理工作存在的意义 1.1 便于资料查询 事业单位真实地运营情况是通过其档案管理水平来反映的，它一方面为单位查询资料提供依据，一方面为职工与单位的合法权益提供凭证。也是提高事业单位管理质量的利器，是发现事业单位在发展过程出现的问题的标尺。 1.2 促进事业单位的稳定发展 在事业单位管理工作中有部分工作会以档案为依据作为参考，而完整的、真实有效的记录本单位的发展历史，为各公务人员对适应自己的岗位工作内容提供有价值的参考信息，也从一方面促进了事业单位的稳定发展。 1.3 档案的特殊性 档案本身具备一定的政治及其他价值，尤其针对政府和事业单位，为减少政治事件的发生，档案管理的安全性不可忽視。 2 影响档案管理安全的因素 2.1 事业单位内部因素 首先是对档案管理工作的忽视，忽视档案材料也是机关事业单位的重要信息资源。其次是管理体制不完善，促使档案管理员无章可循。再者档案管理的硬件设施也体现出了档案管理机制的不完善。尤其是预警机制，在档案遭遇安全性问题时，不能及时备份。以及所使用的信息管理软件若存在漏洞都会直接影响到档案管理安全。随着信息化发展，办公自动、电子文档一体化等新生事物相继出现，使档案形成方式发生了巨大变化。如若档案安全管理机制的建立不完善或档案管理工作人员的专业素质不高，都会直接影响到事业单位的档案管理安全[1]。 2.2 社会因素 当前，针对档案安全的法律法规不够健全，涉及档案管理相关管理工作的细枝末节没有明确的法律解释，这也为一些不法分子实施偷盗档案形成了可乘之机。其次，由于对《档案法》了解的缺失，所以难以对档案的安全形成足够的重视。除人为因素外，还有不可抗力的因素影响着档案的安全管理，例如战争、失火等。 2.3 自然因素 天灾对档案管理安全的影响也是存在的，其中包括地震、狂风暴雨等自然因素，由于人为无法完全干预，因此这一因素对档案的危害是爆发性、不可逆的，造成的损失也是最大的。 3 加强档案管理安全的有效措施 3.1 加强档案安全管理的物理防护 针对事业单位档案安全管理而言，首要考虑的因素就是物理防护，这其中包括档案的存放设备以及档案室的选择。为有效落实档案存放的安全性，要在档案室做安全评估后方可投入使用。其中需要重点对档案室对防火、防盗性能以及其湿度、温度情况进行检测。同时为确保档案安全把握好以下几点：一是需加强档案室的管理，配备专业的档案专管员;二是重视档案的存放，根据档案的门、时间保管期限等进行分类存放;三是高度重视档案流动过程中的安全保护，对于借阅档、或其他原因将档案调离档案室的情况，都应该严格执行档案借阅制度，办理借阅手续，以免档案丢失[2]。电子化信息化为档案管理工作带来便利的同时，也带来了风险。力求“不是跟密”的前提下，积极做好电子档案的保密工作。要重视事业单位档案管理部门所用的计算机，及相关电子设备的安全性，其中需重点对档案管理人员所使用的相关信息管理软件的安全性做有效测试。 3.2 加强档案安全管理的人为防护 随着计算机技术的飞速发展，事业单位档案管理人员的专业化水平也得以提升，因此要着重对以下几个方面进行防护：一是档案管理人员要充分了解档案的价值所在及其重要性。具备较强的保密意识，也要明白档案泄露后的严重后果以及其泄密后需要担负的责任。二是将档案管理的责任落实到人，依照相关工作管理规范对其进行考核[3]。三是构建专业化信息安全管理团队，录用具有专业学习档案管理的人员，同时具备较高水平的计算机操作和应用能力。 3.3 加强档案安全管理的技术防护 要积极利用先进的信息技术构建合理有效的防御系统、信息管理系统等。为保障档案的安全性，要从根本上抓起，首先在档案接收之初就要做有效的安全审查，在具体存储工作中做好病毒查杀，以及相关备份工作。合理设置档案资料的保存环境，U盘、光盘等的存储要符合规定。对于一部分共享的档案资料也要做好安全审查，不可掉以轻心，要有效利用科学信息化手段贯穿档案安全管理的整个过程。另外，针对外部电子设备存储的档案，为避免病毒植入管理人员工作计算机，要重点进行安全防护。最后，事业单位档案信息网络管理体系的访问权限需要合理设置，避免非法入侵，并且相关工作人员的具体访问权限应根据具体工作内容合理化设置。为避免档案信息管理系统出现漏洞，危害档案管理安全，相关技术人员要定期排查网络异常情况，及时优化调整。 4 结语 总之，档案是国家和社会的宝贵历史资源，加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同课题。各有关部门都该引起重视。随着技术和经济发展，要改变和提高档案管理工作的方式和水平。积极解决事业单位中面对档案管理工作中出现的一切问题。并不断建设完善管理体制，提供更有利的档案保管条件，从多方面加强事业单位的档案管理安全。同时使档案管理工作更好地服务于事业单位，促使事业单位可持续发展，跟上未来世界发展的步伐。 参考文献 [1]王亮.如何提高事业单位档案规范化水平[J].中国管理信息化，2016（02）. [2]王铁春.如何做好档案保管与利用过程中的安全与保密工作[J].兰台世界，2014（S5）：85-86. [3]张雪艳.档案管理科学化探究[J]兰台世界，2007（6）. |
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