| 标题 | 浅议城乡建设档案管理信息化建设 |
| 范文 | 摘 要：信息化建设是城乡建设档案管理的必由之路。现如今，科技快速发展，信息化、全球化逐渐普及开来，倘若没有足够完善的信息化建设，档案管理工作必将被时代所抛弃和淘汰，在城乡建设中为整体发展拖后腿。因此，各地的城乡建设档案管理工作者，都应当有强烈的危机意识，以及面对工作时所应抱有的创新意识，如此一来，才能够在迅速发展的时代浪潮中找准自己的定位，在档案管理工作岗位上发光发热，让档案管理工作与时代一同进步。 关键词：城乡建设;档案管理;信息化建设 1 引言 档案的本质属性是历史再现性，同时，档案也具有知识性、信息性、政治性等其他属性，档案的作用不容忽视，它是再现历史真实面貌的原始文献。因此，各地档案管理工作者应当重视档案的作用，在档案管理工作中秉持着认真、细致、敬业的原则，细心做好所有档案管理。但是，大量的实体档案，终究给档案的管理和查阅带来了一定的困难，同时也为使用者带来了不便。城乡建设档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。在信息化高速发展的今天，人们的时间都是很宝贵的，实体化文件和资料，查阅时会花费大量的时间和精力，而经过信息化处理后的资料，在保留其原有含义不变的情况下，可以有效的达到快速传递、快速查阅的目的，同时，也不影响原有原始文件的保存，因此，城市建设档案管理的信息化，势在必行。 2 城乡建设档案管理信息化的必要性 2.1 改变手工操作繁琐的现状 在档案管理的过程中，大部分档案管理人员依旧习惯于手工操作。即使是档案管已经设置了相应的电子化信息化管理系统，购入了高效的、先进的档案管理设备，大多数时候，档案管理人员依旧只是利用他们进行一些简单的人事档案记录，对于许多传统的档案文献，他们依旧习惯于手工完成操作查阅，以及档案的整理等工作。从一方面来看，这是对档案馆新设备新系统的一种资源浪费，从另一方面看，也是一种不思进取的表现。时代在改变，也在进步，唯有不断寻求变化，才能适应时代的改变，才能更好的为目标人群提供服务。因此，档案管理信息化建设势在必行。 2.2 更好地发挥档案价值 城乡建设档案，具有极强的参考和利用价值。对于城建企事业单位而言，创新是城乡建设工作中必不可少的一部分。但是所有的创新工作都是要“站在巨人的肩膀上”，才能更好的完成。此时档案所发挥的作用就是巨人的肩膀，为正在进行创新的人们提供前人们所有的经验，以供他们进行参考，进而更好的进行创新工作。档案管理的信息化建设可以让很长的信息能够更加高效的被调用，被传播，能够让使用者在使用过程中，大大减少查询和等待的时间，继而有效提高工作效率，从而拥有更多的时间投入在实践创新部分，使得最终完成的成品更加成功，更加完善。 3 城乡建设档案管理信息化策略 3.1 制定城乡建设档案管理信息化总体规划 凡事预则立，不预则废。对于城乡建设档案管理而言，信息化是一个浩大的工程，而不是一个简单的工作。因此，对于某一部门，或是对于某一地区的所有档案馆而言，要进行信息化建设，首先就应当设计好总体的规划，结合档案馆自身条件及相关档案的特点进行个性化设计，努力在档案馆工作范围内实现最高效的信息化。此外，也要结合系统的实际应用效果，通过一系列测试来探究系统与档案馆的适配度，而后根据实际需要进行微调，以求达到最佳使用效果。 以某市立城建档案馆为例，总体规划可分为四个部分：一是确立指导思想，以邓小平理论和三个代表重要思想为指导，大力进行改革;二是确立好信息化建设的目标和任务，努力建设更便捷，更快速的信息化管理体系，进行一系列的变革，引进新的管理系统和软件，实现纸质、电子文件双套归档;三是确定实施和要求，完善各项档案管理基础设施建设和应用系统建设，同时完善档案资源建设。此外，也要加强档案管理团队建设，推进业务人员能力培训工作;四是做好相关的时间安排，争取所有工作在计划时间内完成。 3.2 建立实用的城乡建设档案信息网站 城乡建设档案信息网站是城乡建设档案管理部门在网络上为需求者提供的一个信息门户，目的是需求者能够更方便的查询自己所需要的文件和档案。根据部门的归属，应当将城乡建设档案的管理纳入城乡建设的管理当中，实现各部门资源共享，让使用者寻求档案的过程能够更加便捷，更加迅速。同时，网站应当具有极强的实用性，相关技术人员应当优化其检索功能，并及时将电子化、信息化处理过的文献和档案在网站上开放查询，尽量丰富网站的资源，增强网站的实用度。 例如榆林市城建档案馆采用的东软SEAS综合档案管理系统。在引入档案管理系统前，榆林市城建档案管理，依旧采用传统手工管理档案的方法，档案采用手工分类和编号，在需要的时候采用人工检索来查找档案，不仅仅给档案的查找造成不便，也造成了檔案资源无法分享的状况。而东软SEAS综合档案管理系统能够有效帮助榆林市城建档案馆实现档案资源最大化的共享和利用，让档案利用人员能更加高效地利用档案，实现档案管理上和服务质量上的双赢。东软档案管理系统还可以支持榆林档案馆的按规则批量挂接，自动提取流水号等各种个性化业务，同时可以将档案以电子化形式，通过内网实现共享和在线查询、利用。同时，档案的查询和管理人需要有一定的权限，这也保障了档案利用的合法性和安全性。 3.3 城乡建设档案管理应做到信息化、标准化 对于城乡建设档案管理而言，信息化是一个漫长的过程，在信息化的过程中，应当及时根据实际情况及相关要求做出相应的适当的调整。首先，信息化档案管理应当符合国家标准，与同一级别的档案馆应当尽量保持管理模式的一致性，以及文件格式的统一性，以便上级部门能够更好的进行统一调度和管理，查询者也能够更好的接收和使用相关电子档案。同时，档案馆还应当结合自身的特点对档案管理信息化进行相应的个性化设计，使得档案的查询和使用更加便捷。 4 结语 信息化建设是时代发展的需要，各个地区的城乡建设档案馆，都应当积极进行档案管理的信息化建设，将所有馆藏原始信息进行相应的信息化处理，同时进行完善的标引、分类等工作，使其在使用过程中便于查询，且尽可能的保留其原有的形态，令查阅者能够最大程度的还原原有的样子。档案馆的管理人员也应积极提高自己的专业水平素养，积极学习信息化管理的技能，从而更好的完成档案管理的信息化建设，与时代接轨，发挥档案的作用。 参考文献 [1]刘蓉.浅谈信息化语境下档案数字版权的保护及对策[J].兰台世界，2015（08）. [2]葛文莉.浅谈档案信息化建设[J].办公室业务，2019（06）. 作者简介 王洪利（1974-），男，汉族，吉林德惠人，研究生，中级，吉林省长春市德惠市城乡建设档案室。 |
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