| 标题 | 网络环境下档案管理工作创新的思考与实践 |
| 范文 | 摘 要：随着社会进步和网络信息技术的发展，我国的档案信息越来越繁多而复杂，给管理工作增加了难度，不过同时信息化技术的发展也为档案管理工作提供了技术支持，结合网络信息技术对档案进行管理还可以在很大程度上提高档案管理效率，为此，新形势下必须要通过创新来提高档案管理效率。本文将结合当前档案管理中仍然存在的一些问题探讨如何进一步对档案管理工作进行创新。 关键词：网络环境;档案管理工作;创新 网络环境下，档案管理工作的难度越来越大，传统的档案管理方式已经无法满足当前档案管理工作的需要，为此档案管理的相关工作人员必须结合工作中出现的问题与现实进行创新，从而提高档案管理的效率，降低自身的工作难度，为其他部门提供更全面和完整的档案资料。在网络信息技术高速发展的背景下，档案管理的智能化已经是大势所趋，所以档案管理的相关工作人员在进行创新的过程中一定要注意对现代化信息技术手段的使用。 1 当前档案管理工作中存在的问题 1）档案管理工作不够标准。档案管理的标准化对于档案管理工作来说至关重要，然而由于领导层对于档案管理的重视程度不足等问题，导致在实际工作过程中，档案管理工作进行得较为散漫，不够标准。同时各个地方、各个部门的档案管理水平存在差异，这就导致部门与部门之间的协作能力较差，管理人员的意识、专业技能、网络技术运用水平都存在差异[1]。 2）档案资料检索模式有待创新。随着计算机网络技术的普及，办公室需要处理的档案资料信息也越来越多，所以渐渐地相关机构在信息的分类、收集与精细化整理分类上出现了不足，导致在提取信息的时候提取的信息不够准确。当前档案检索与分类的碎片化严重阻碍了档案资料的服务能力。 3）档案管理存在档案安全问题。随着网络信息技术的不断发展，档案管理已经渐渐走上了信息化的发展道路，然而在享受网络便利的同时，档案管理的信息化也给档案安全带来了新的挑战，一些网络黑客可以利用高超的计算机技术对档案信息进行盗取与修改，从而影响档案信息的准确度与真实性，为此必须要创新档案管理方式，加强对信息化安全体系的构建。 4）相关配套设施不完善。要想使档案管理工作更有效率，必须要加强对一些配套设施的引进与利用。为了保证库房内档案资料的完整，必须要加强对库房环境的控制，传统的库房控制通常过度依赖人力，而通过使用先进的机械化设施就可以解放人力，实现自动化管理[2]。 2 网络环境下档案管理工作的创新策略 1）档案管理部门要创新服务思想。要想提供更好的档案管理服务，让档案资源能够更好地服务大众，档案管理部门首先要创新服务思想，从而让正确的意识对实践活动进行指导，创新档案管理的服务思维要求档案管理人员要从建设信息服务型社会的角度去对待自身的档案管理工作，在进行档案的收集、整理与分类的过程中一定要考虑其实用性。 2）建立健全数字化档案馆。档案管理主要业务包括信息采集、信息整理与信息服务，档案信息管理部门可以通过创新来提高信息采集、信息整理与信息服务的自动化水平，使档案信息的整理、编目与电子文件之间能够实现自动挂接，对于电子档案的鉴定、销毁、移交、编研与征集也要实现自动化，在对用户的信息服務上，要通过网络技术让用户在进行搜索的时候能够更准确地获取信息。 3）创新组织管理结构。为了让档案信息管理工作的开展更加有序，要进行组织结构的创新。可以通过四级管理模式来实现管理部门组织结构的创新，首先，企业或者是部门领导人员可以作为第一负责人，也就是一级管理。再者，要在各个部门都设立部门档案管理专员，这些人员负责做好日常的信息收集、整理与分类工作，此外每个部门还应该有专门的专业人员来负责提升档案资料管理的专业化程度，从而加强各个部门的档案管理能力，同时要加强各个部门档案管理人员之间的沟通，从而使各个部门之间的信息能够进行更好的整合，加强各个部门之间的合作，这就是二级管理。轮流值班换岗的方式可以作为第三级管理模式，从而做好档案管理的查漏补缺工作，减少个别管理人员的操作失误。档案管理部门内部的管理人员自我管理可以作为第四级管理层，这就要求管理人员能够对自身的工作足够重视，具有认真负责、严谨的工作态度。通过创新组织管理结构可以让档案管理工作更有序地展开[3]。 4）创新信息化管理模式，提高信息化管理水平。随着信息化水平的不断提高，当前档案管理信息化的水平也不断提升，为了进一步提高管理的信息化管理水平，必须实行精细化的信息化管理模式。首先，工作人员要做好前期的信息录入工作，在进行信息录入时，一定要确保信息录入的准确性与精确性，在对图书进行录入时，不可图快，要一页一页地录，同时做好检查，避免因为前期的工作失误影响后期。在进行信息化管理的过程中，要注意对档案信息进行保密，避免泄露未对外开放的机密档案。首先，国家应该完善与档案保密相关的法律法规，对故意泄露机密档案和设法盗取机密档案的不法分子予以严惩。再者，要加强对信息化保密技术的应用，档案管理部门要充分意识到信息化安全体系的建立与安全技术运用的重要性，各个部门之间还要加强交流与合作，共同保护档案安全。要提高档案信息的保密性，还离不开相关技术人才的培养，为此，档案管理部门应该加强对专门技术人才的运用与培养，打造一支能够维护档案信息安全的高素质人才队伍。在信息化管理的后期，为了避免因为检查不及时造成的信息错误，还要注意做好相关审核工作，从而保证做到不遗漏、不出错[4]。 5）促进档案管理标准化。促进档案管理的标准化从根本上来说就是在加强档案管理的专业化，虽然当前档案管理工作具有一定的标准，但是在具体工作过程中，档案管理的专业化程度仍然不高，档案管理工作过度依赖档案管理人员的个人素质，导致很多单位的档案管理水平参差不齐，为了进一步提高档案管理效率，提高档案管理水平，必须要对档案管理的各个步骤与方法制定一个统一的、科学合理的操作标准，从而提高档案管理的专业化水平。 6）让档案管理工作能够与时俱进。档案存在的意义就是为了给后人、或者是给今后的工作提供一个数据与依据，档案管理工作具有很强的时代性，当前社会发展变化日新月异，为了让档案管理工作始终保持一定的创新发展动力，管理者与相关工作人员一定要结合实际情况，与时俱进，不断改革档案管理方式，加强对新型技术的使用，从而使档案管理工作永不落伍。 3 结束语 综上所述，档案管理工作是办公室管理工作中非常重要的一环，在信息化的时代背景下，必须与时俱进地结合当前档案管理工作中渐渐浮现的一些问题进行创新，才能使档案管理工作更好地展开，此外，在创新档案管理工作的过程中，一定要加强对现代网络信息技术的使用。 参考文献 [1]巩君慧.基于网络环境下民族高校档案编研工作的实践与思考[J].北京档案，2019，339（3）：36-37. [2]李同兆.关于新形势下规范干部档案管理工作的实践与思考[J].黑龙江档案，2018，No.227（2）：63-63. [3]王红梅.谈基于规范管理的基地档案工作实践与思考[J].综合实践活动研究，2018，（12）：11-12. [4]张晓丽.网络环境下档案信息化管理与服务机制的创新[J].城建档案，2019（5）：37-38. 作者简介 张梦友（1990-），男，汉族，广东普宁人，本科，助理馆员，主管，研究方向：档案管理工作。 |
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