《新时期高校档案信息化平台建设研究探析》-管理学论文，图书馆情报与档案管理论文-论文范文参考-科学狗论文网

标题

新时期高校档案信息化平台建设研究探析

范文

易曙光赵丽崔伟

摘要：“网上办理”、“线上教学”成为新时期全国各高校各项工作的基本要求，而信息化平台则是“停课不停教、不停学”的关键所在。本文主要通过分析信息化时代背景下，高校档案信息化发展遇到的一些问题，提出相应的具体解决措施，从而促进高校档案信息化的健康发展，加强数据分析在高校发展决策中的数据支撑作用。

关键词：高校;档案;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.107

近百年来，人类社会发生了很多重大的历史事件，人类也经历了一次又一次的重大变革，每一次都会对人类社会产生重大的影响，让整个社会的生产生活发生重大的变化，从而将人类社会带入一个又一个的新时期。今年，随着我国社会进入了一个新的发展时期，教育部要求各学校通过信息化手段进行线上教学，做到“停课不停教、不停学”;各学校也严格按照教育部门的安排，要求学生不返校，实行在线教和学，从而对学校教学工作的影响降到最低。高等学校校园作为一个来自天南海北、数以万计学生长时间聚集的场所，对流行性传染病的防控工作需要有更高的要求。高等学校要面对生源地复杂的现实，需要积极搭建信息化平台，从机关、学院、教师、学生的不同角度进行认真思考，如何应对流行性病对教学工作带来的挑战，如何保证线上教和学的质量，如何做好学生返校后教学与线上教学的有效衔接。

21世纪是信息化的时代，信息技术的发展成指数级增长，已成为世界上发展速度最快的产业，给整个人类社会带来了前所未见的变革，信息技术的发展水平也成为一个国家科学技术发展水平的重要衡量标准。随着我国经济的迅速发展，计算机和信息技术广泛应用于社会各项工作中，使得信息技术的发展日新月异，成为社会发展的最大增量。

信息化社会中的每个人，每天的各种活动，包括工作、生活、上网、乘坐、交通工具、上班路线等等，都会产生成千上万的数据，成为社会不同类别数据档案的组成部分。社会各个行业也越来越重视信息化的发展，用其来推动社会经济的健康有序发展。没有信息化就没有现代化，大力发展信息化建设，对我国经济社会的发展具有重要的意义。

档案信息化是各类档案数据和信息技术的紧密结合，是当今社会对档案信息管理提出的新的适应时代发展的要求，促使了档案工作从手工填写纸质档案到档案信息化的发展过程，也是档案管理部门适应社会信息化变革所做出的必要举措。

1 高校档案信息化的现状及存在问题

高等院校作为科技创新的主体，在信息化建设的初始阶段，国内各高校已经开始投入人力物力财力进行教务、学工、人事等单个系统的建设，但是在后面信息化技术的使用上却没能跟上时代发展的步伐，尤其是在档案工作中，更是缺乏适应当前社会发展的服务理念，缺少先进的信息化技术手段，主要表现在以下几个方面。

首先，高校档案信息资源的共享平台的建设不健全。校园信息化平台是学校各项数据的交流平台，是实现整个学校信息化建设的重要途径。现在，国内很多高校的信息化共享平台还没建设起来，各种档案信息不能做到共享共用，还只是单一的、相互独立的数据，不能通过信息平台整合在一起，通过他们之间的相互联系生成有用的分析数据。这项技术的缓慢发展，在一定程度上阻碍了我国高等学校档案信息化的发展。

其次，档案信息的收集缺乏统一的标准。随着互联网技术的发展，信息收集的技术非常多，可以使用手机定位、面部识别、可穿戴装备等等，都可以收集到实时数据，形成统一的标准[1]。但是，有很多时候，高校会用最原始的手段去进行数据采集，比如让教师、学生填个表格、通过APP进行信息输入等等，这样采集出来的数据格式不同，不能满足档案信息化的需要，在实际使用的时候会导致数据标准不一，很难整合到一起，反而会凭空增加一些额外的工作。这也对高校的档案信息化发展造成很大的影响。

再次，工业革命的基础是石油，换句话说，石油就是工业的血液，那么数据就是互联网社会的血液。今天，很多国内外的行业领军企业都掌握了大量的数据，比如谷歌、苹果、阿里、腾讯等等企业，这些数据是他们发展的重要基石。同样，国内每所高等学校都有着几千到几万名不等的人员，众多教师、学生的日常工作、学习和生活会产生大量的数据，这些数据就是高校最为重要的資产。档案信息的安全是事关广大教师学生工作生活的重大战略问题，高校的网络防护力量不足，不法分子会利用不断更新的互联网病毒窃取高校信息平台数据资源，对高校档案信息化的建设带来极大安全隐患，影响了档案信息化的健康发展。

最后，档案从业人员信息化水平不足[2]。国内各高等学校中，高学历人才一般工作在教学科研等一线，从事档案信息管理的人员一般年龄偏大、学历偏低，人员很难跟上社会发展的潮流，缺乏相应的信息化管理素质，严重影响了高校档案信息化建设的进度。

2 多措并举，加快档案信息化建设步伐

面对新时期的现实情况，各级政府都下发通知，要求发挥信息技术的优势，在全社会构建严密的流行病毒防控网络体系，为夺取病毒防控和经济发展提供重要支撑、服务和保障。各高等学校也纷纷召开会议，布置网上教学、办公的各项工作任务，提出信息化建设的新要求，进一步加强各类信息平台的建设、使用，加强档案信息化数据的收集、使用和安全防护，促进了高校档案信息化的建设。

2.1 教学方面

根据上级“停课不停学”的要求，各高等学校都开始根据自身信息化建设基础的实际情况，通知各学科教师做好准备。教师是影响“线上教”实施效果和教育质量的主要因素。要通过各学校现有的智慧校园平台、钉钉、微信等信息化平台加强对教师线上授课技术和方法进行培训;组织教师采取网上会议、网上教学研讨的形式进行在线教学经验交流，鼓励教师持续开展课堂教学方法和网络教学的有机结合研究[3]，不断进行教学模式和教学方法创新，充分利用各个平台上的优质课程资源开展授课;督促教师将各种教学数据档案上传到平台上，确保网上直播授课、同步课堂、自主练习等教学活动的正常开展;教师在网上发布、批改作业，组织学生进行思考讨论，加强与学生在线交流，进行网络答疑，进行考核，通过对学习平台的档案信息检查，核定教师的教学工作量。在上课前、上课中、上课后等各个环节过程上下功夫，保证在线教学质量不打折，从各个方面不断提升学校教学工作的信息化建设水平。

学生是“线上学”实施效果和教育质量的主要因素。学生要根据所在学校的具体安排，要严格按照教学进度提前进行学习任务自学，按照课程表进行网上学习，上课过程中集中精力认真关注老师教学的重点，课后及时向老师提出问题疑惑。首先，要利用自己在学校留下的各种数据档案确定自己的学校平台身份，登录网上授课平台进行学习，完成教师布置的各项作业。教务处会利用线上平台督导教学的运行，进行检查督导，按时核定学生的成绩，形成学生个人的档案信息。积极引导学生开展“学习革命”，改变传统的学习习惯，增强学习的自主性，推动线上线下学习方式的有机结合，真正实现在线学习的教学目的。

教师和学生的各项数据都留在了信息化平台上，形成了教育、学习的数字档案，作为教学业绩、教学坚持的依据。

2.2 行政方面

各高等学校科学谋划，多措并举，充分利用学校已有的智慧校园平台、网上办公和信息化工具，引导教职工做好安全防护工作。通过信息化手段，实行在线办公，文件信息网上流转，实现不见面开会，不见面布置工作，减少人员聚集，形成工作信息档案，信息和流程档案可查可溯，确保学校各项工作的正常开展;推进信息技术在管理和服务中的深度应用，以全流程信息化管理、网上办理为目标，优化业务流程，提高协同管理效能和科学决策水平，坚持线上服务，依靠各种档案信息，让数据多跑路人员少跑腿，保障了高校教职工的根本利益。

2.3 技术保障

各高校一致要求信息中心、网络中心做好在线教学信息平台的保障工作，要加强对网络设备、网络数据的监控，做好信息档案的安全防护工作，保证在线教学不断网。开通学校平台远程服务模式，要针对网络差、信号弱、语音图像延迟等突发情况制定应急预案，强化运维保障，要充分利用好信息化手段，确保学校网站、OA、VPN、智慧校园平台等系统的安全稳定，确保师生在线工作学习不间断。

3 高校档案信息化建设中需要注意的问题

思路决定出路，方向决定未来。一所高等学校要想实现快速发展，既要紧紧抓住信息化发展的历史机遇，又要开拓创新，打开思路，把握好发展的方向盘。

3.1 加强档案信息化平台的顶层设计

高校要想更好的实现档案信息化，用各项分析数据来支撑学校未来的发展决策，建立健全档案信息化平台就势在必行。信息化平台的建设需要各高等学校的主要领导牵头负责，从信息化建设的框架、方案、标准等方面进行顶层设计，综合考虑学校的具体情况，充分考虑数据之间的可交换性、扩展性，不断完善优化信息化建设的硬件设施、软件设施和专业人员培养等方面，分步实施，分期实现。

着眼高校发展的全局规划，就可以打通不同系统之间的数据桥梁，彻底消除各部门的信息孤岛，把不同的数据整合到一起，寻找档案信息之间的相互联系，进行综合分析，利用历史数据去预测未来的发展形势。比如，将人事系统中的教职工薪酬收入和科研系统中的业绩产出数据综合起来，进行数据挖掘，分析人均业绩水平，预测未来的人员业绩产出，从而对学校现行的薪酬分配体系进行优化完善。

3.2 不断提高平台安全防护性能

高校档案信息安全事关高校的安全和未来的发展，需要从大局出发，统一进行谋划、部署，逐步推进信息安全建设[4]。要多措并举，建立“物防、技防、人防”的安全防护体系，压紧安全防护责任。在硬件方面，要跟随社会的发展步伐，及时配备安全芯片进行信息防护，开发安全通信系统，对传输数据进行加密，保证数据的安全性;软件方面，要实时关注安全防护软件的发展，及时更新，将新出现的各种病毒拦截于网络之外;政策方面，要采用明文规定制定数据安全管理措施，防止人员泄密。

3.3 全面提升档案信息管理人员工作水平

档案信息化需要相关的数據管理人员具备档案专业知识和相应的信息化水平。首先，要吸收年轻血液，任用高学历、信息专业人员进行档案信息的管理工作，从根本上提高档案数据管理人员的综合水平;其次，要对档案信息管理人员定期进行培训，使其能掌握社会上先进的信息化相关知识，并将其运用到工作中[5];再次，制定政策支持鼓励档案信息管理人员自主学习，不断提高自身的专业知识水平。

4 结论

高校的档案信息化建设包含顶层设计、数据安全、数据管理等各个方面的内容，是一个动态的发展过程，一环紧扣一环，需要逐步分期实施。要把这些关键内容整合到一起，要求高校领导长远规划，留足发展空间，不断创新，在加强数据安全的基础上，注重档案信息的收集和维护，以便后期的分析、利用和数据开发。

当今社会已经进入了一个新的时期，对高等学校的建设发展也有了新的要求，但是由于各高校都有一定的信息化基础，使其成为一种应急预案。各高校积极完善信息化平台建设，将其切实应用于学校的教学、管理中，避免了千万人级别的人员聚集，在流行性病毒的防控工作中发挥了积极的作用。

参考文献

[1]马丽红.房产档案管理信息化平台构建措施[J].卷宗，2020（3）：114.

[2]杨杰.高校学生档案管理信息化平台的建设与发展[J].兰台世界，2019（10）：60.

[3]张雷生，张坤.疫情防控期间如何有效保障高校在线教学质量[J].大学教育科学，2020（3）：122-124.

[4]王宏韬，于光松，王卓平.科研档案管理对高校科研平台建设工作的作用[J].传媒论坛，2020（08）：115.

[5]李咏沙.高校绩效工资管理中人事档案信息的利用研究[J].商业2.0，2020（02）：23.

随便看

科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。