| 标题 | 研究生秘书工作面临的困境及其对策分析 |
| 范文 | 王冉 摘要：研究生秘书是研究生培养中不可或缺的一部分，是研究生教学管理工作的核心。然而，研究生秘书工作长期得不到重视，社会地位较低。本文分析了研究生秘书在实际工作中面临的困境，并提出了相关性的对策。 关键词：研究生秘书困境对策 在研究生培养过程中，研究生导师起主导作用，作为研究生教学管理人员的研究生秘书起辅助作用，因此，研究生秘书工作长期得不到重视，社会地位较低。事实上，研究生秘书是研究生培养中不可或缺的一部分，是研究生教学管理工作的核心。研究生培养质量的高低，与研究生秘书基本素质和工作质量是密切相关的。 1 研究生秘书工作面临的困境 1.1 管理不规范、职责不明确 在现行的研究生二级管理体制中，许多高校没有制定一套统一的切实可行的教学管理体制，造成高校教学管理工作各行其道。研究生秘书的工作职责不清晰，工作目标不明确。研究生秘书往往不知道哪些该做，哪些不该做，导致研究生秘书的工作繁重，工作效率低，更不利于研究生科学管理水平的提高。 1.2 办公条件落后，硬件设备短缺 由于高校管理信息化程度的提高，研究生秘书在日常的工作中，电脑、网络、打印机、电话、复印机的利用率较高，离开这些设备就无法工作，但是他们的办公设备一般都比较落后，给工作过程造成了很大的不便，当有紧急工作时突然出现电脑死机、网络断线或者打印机故障等状况时，给本来时效性就很强的教学管理工作又增添一道障碍，使研究生秘书心理处于极易懈怠的状态。 1.3 职业认同感低 在以教学和科研为重心的高校中，教师一直是学校各项工作的重点。而作为教辅人员的研究生秘书处于学校工作的最基层，是最彻底的执行者，既要执行研究生处布置的工作，接受院领导下达的各项任务，又要为导师和学生提供服务。工作强度高，工作压力大。但由于研究生秘书工作具有辅助性、服务性的特点，不像教学和科研工作可以看到实质性的成果，导致研究生秘书的价值得不到体现，形成了研究生秘书工作难度不高，所从事的都是没有技术含量的日常性事务的刻板印象。所以，研究生秘书长期处于教学的边缘地带，很难得到广泛认同，得不到应有的重视。 1.4 缺少评价机制和激励机制 虽然研究生秘书的工作强度、工作压力比一般的行政人员大，但工资待遇与同级别的其他岗位相比较低，培训和晋升机制也得不到保障。研究生秘书属于行政编制，晋升和评职的途径应该与机关工作人员一致。但人事部门在制定行政人员的晋升和评职制度时，研究生秘书却被排除在外。在高校中，评职和晋升都与科研密切相关。然而极少有研究生秘书能参加甚至申请到科研项目。一方面是由于研究生秘书的工作繁重而琐碎，没有集中的时间和精力从事科研工作。另一方面是由于传统的重教师轻教辅的工作机制，研究生秘书并不像教师那样有说课比赛，教学能手奖、精品课程等可以体现自身价值的评比表彰，在科研方面也没有相应的政策倾斜，更没有机制鼓励研究生秘书进行继续学习和培训，使得研究生秘书工作缺乏激励机制和竞争机制，影响工作的主动性和积极性，同时也导致研究生秘书职业的发展路径不清晰、发展前景不乐观。 1.5 环境的复杂性，工作的琐碎性 首先，研究生秘书是学院各项工作的执行者，需要协调好研究生院、主官院长、导师、研究生之间错综复杂的关系。如何协调和处理好各方的关系和矛盾是研究生秘书工作能否顺利开展的重要保证。每个人都有不同的利益诉求，保障某些人的利益就必然会损坏其他人的利益，如何做到利益共享，满足不同人的需求给研究生秘书的工作带来了巨大挑战。其次，研究生秘书受研究生院和学院的双重领导，承担着研究生教学管理、科研管理和院领导助手、研究生班主任等多项工作。研究生秘书工作强调协调性和时效性，职责繁重导致许多研究生秘书无法将全部精力投身研究生教学管理中，极易导致工作效率低下，稍不小心还容易造成教学事故，导致研究生秘书身心俱疲。 1.6 工作对象面向广，角色冲突严重 研究生秘书工作对象广，业务协调范围大，但由于研究生秘书管理工作与工作性质之间的冲突造成了研究生秘书的角色冲突。研究生秘书作为教学管理工作的安排指挥者，实际上又是具体任务的实施者，在实际工作中，研究生秘书的管理职能通常被忽视，沦为了被动的教学管理的执行者。一方面，部门领导只要求研究生秘书按照自己的指示工作，忽视研究生秘书的参谋作用，降低了研究生秘书工作的主动性和积极性，工作缺乏创造性。另一方面，高校教师由于职业性质，工作较为松散，缺乏组织性，造成研究生秘书工作常常遭到任课教师推诿搪塞，落实工作遇到很大的阻力，极易产生职业倦怠，对工作丧失积极性和主动性。同时，面对学生，研究生秘书也没有管理的权力，面对学生只是一个服务者，因为研究生秘书对学生评奖学金、入党等都无权表达任何评价。因此，当研究生秘书在落实工作时，学生总会找各种理由搪塞。在他们眼中，研究生秘书并不是老师，只是他们的服务者，希望研究生秘书解决他们所有的问题。研究生秘书也是高校教师队伍中的一员，面对此种情况，内心的挫败感可想而知。 2 研究生秘书工作职能提高的对策分析 研究生秘书在高校教学管理中承担了落实教学计划、教学运行管理、教学质量管理与评价以及大量基层教学服务工作，他们的基本素质和工作能力直接影响到教学管理水平、研究生培养质量和学校的长期发展。要从根本上缓解研究生秘书工作面临的问题，应从以下几方面采取相应措施。 2.1 明确研究生秘书职能 为提高研究生秘书的工作效率，提高研究生秘书教学管理的职能，首先，高校应制定出一套行之有效的教学管理规章制度，使研究生的工作有法可依，有章可循。其次，应制定明确的研究生秘书工作职能，在制度上明确研究生秘书的职责范围、工作流程和服务范围，改变研究生秘书眉毛胡子一把抓，理顺院主管领导、教师和研究生秘书之间的关系，使其能够各司其职，无条理无规划的工作状态，改变其学院工作的“勤杂工形象”，加强了研究生秘书的岗位责任感，促进了研究生秘书的职业化。 2.2 完善教学管理设备 为了适应和满足现代化办公的需要，高校应为研究生秘书提供优质的办公硬件设施，提高工作的时效性。因为各项教学管理工作落实都离不开现代化办公设备，应配置完善的电脑、畅通的计算机网络、实用的打印机、复印机、电话等。办公硬件条件应起促进作用，不能成为研究生秘书工作顺利开展的障碍，使其能在错综复杂的工作中为其提供便利，促进工作效率的提高。 2.3 增强职业认同感 要改善研究生秘书的职业困境，应从以下几方面做起：首先，研究生秘书室是高校教学活动正常运转的必不可少的、第一线的管理岗位，高校理应认识到其重要性。研究生秘书如果不在岗，很多工作无法落实解决，造成教学秩序混乱，甚至出现教学事故。其次，要充分重视和尊重研究生秘书。学院主管教学领导应鼓励研究生在教学管理者中提出自己的意见和建议，使其成为积极的参与者。同时体恤研究生秘书工作的辛苦和操劳，了解其工作过程中的难处，帮助他们解决一些在工作中的实际困难，真诚关心研究生秘书，形成良好的工作氛围。再次，教师和学生应尊重研究生作为教学管理者的身份，认真落实研究生秘书安排的各项工作，包容其在工作中小小的失误。最后，应充分发挥研究生秘书的榜样示范作用，精心选送和奖励研究生秘书优秀典型，激发研究生秘书的职业认同感和自豪感，让研究生秘书意识到自己能在平凡的岗位中干出非凡的成绩，增强其工作的积极性和主动性。 2.4 推进人事制度改革 研究生秘书属于社会科学研究系列，职称评定较为困难，岗位津贴长期一成不变，因此，有效的考核机制使研究生秘书有了明确的工作目标，有利于增强研究生秘书工作的积极性和主动性，激发其工作的创造性和活力性，提高工作效率和管理效能。首先，要建立科学规范的绩效考核机制，成立专门的研究生秘书绩效考核团队，根据其工作的性质和特点制定客观公正、目的明确、操作性强的考核指标和考核办法，从德、能、勤、绩几个方面进行综合考核，并将绩效考核结果与各项奖励和职务晋升挂钩。同时反馈绩效考核结果，使研究生秘书能够了解自己在工作上的缺陷并督促其限期进行改正。其次，高校研究生秘书虽工作繁重，但待遇和其他一般管理岗位没有任何差别，干好干坏一个样的问题，极大地影响了研究生秘书队伍的稳定性和积极性。在实行绩效工资分配方案的同时，合理提高研究生秘书的岗位津贴。学校相关管理部门结合本校实际，同时考虑研究生秘书的本身的工作量和工作强度，合理提高研究生秘书的岗位津贴，激发研究生工作的积极主动性，提高管理的效能。另外，建立一套科学完善的培训体系。增强其现代管理科学知识，掌握一定的教育学、心理学、计算机等知识，提高其计划、组织、协调和沟通等能力。再次，高校主管科研部门应鼓励研究生秘书从事教育理论和实践研究，为其撰写教育管理论文创造条件。并在一些有针对性的教学改革规划项目或是科研项目选题上鼓励研究生秘书积极参与，并给予一定的课题研究经费支持，真正把教学管理工作提高到新的高度，提高研究生秘书参与科学研究的积极性和创造性。 2.5 减轻工作量，实施办公自动化 研究生秘书长期承受繁重的工作，必然会对本职工作产生厌烦情绪，使其极易丧失工作热情和创新精神，影响工作效能。首先，高校要根据学院研究生秘书任务轻重的实际情况，合理定岗定编，对于过于繁重的工作岗位，要适当增加人员编制，减轻研究生秘书工作负担，消除研究生秘书工作中的不满情绪。其次，高校应进一步实施办公自动化，使教学管理向自动化方向发展。首先，要简化工作流程，简化并剔除不合理的工作程序，提高工作效率。其次，将一些可以实行标准化操作并可由电脑自动管理的工作，编入电脑程序，采用自动化管理，提高工作的趣味性和效率性。 2.6 强化服务意识 首先，研究生秘书首先要转变观念，改变一些错误的、消极的思想和想法，转变研究生秘书就是勤杂工的观念，克服在工作过程中被动的接受工作的思维定势，积极主动的面对工作。增强主动请示，主动管理，主动服务的意识，协助研究生院和学院主管领导做好教学管理工作。熟悉教学过程的各个环节和各项工作流程，积极总结工作经验和方法，并向领导提出合理的建议。其次，研究生秘书要强化服务意识。研究生秘书为教学、教师、学生服务，在工作中，要摆正服务者的心态，遇到工作不搪塞，工作时要有耐心、细致，受得起委屈，经得起压力，多想师生之所想，急师生之所急，尽可能满足教师和学生的各项合理的需求，将各项服务工作落到实处。 2.7 加强自身修养 由于工作的琐碎性和复杂性，研究生秘书工作难免会受到领导的批评、教师的抱怨和学生的不满，研究生秘书只有保持良好的心态和心理承受能力，才能端正工作态度，保证各项管理工作的顺利开展。因此，研究生秘书一定要加强自身修养，拥有豁达的心胸和细致入微的处事能力，增强自己不厌其烦的心态和吃苦耐劳的精神。只有保持良好的心态和品格，才能增进与工作对象的感情和共识，形成良好的工作氛围。研究生秘书要培养良好的记忆习惯和记录习惯。研究生秘书是以协调性为主的活动，工作繁琐，应掌握记忆方法，做好各项记录工作，确保在工作中少犯错，增强领导、教师、学生对自己的信心和肯定，从而增加自我效能感和满足感。 2.8 加强专业学习 研究生秘书在繁忙的工作之余必须要加强专业学习。应充分了解和掌握相关学科专业知识以及该学科发展的一般规律和要求，熟悉专业设置、教学目标、教学规律、课程建设情况和就业信息等，为学生提供合理的学业指导，为教师教学提供便利，促进各项教学管理工作的顺利开展。熟练掌握各类办公软件，增强档案管理知识，有效地保存和管理师生各类电子档案，并及时对信息进行维护、更新，确保教师和学生资料的真实性和完整性。 3 结论 研究生秘书室高校管理工作的重要组成部分，一支素质高、能力强、干劲足、责任心强的研究生秘书队伍是教学管理工作能否顺利开展的前提和保证。只有从根本上解决研究生秘书面临的困境，才能使研究生秘书充分发挥其应有的职能，更好地为整个教育管理服务。 参考文献： [1]丁晓丽.谈二级学院研究生教学秘书沟通协调功能的发挥[J].学位与研究生教育，2008(8):38-41. [2]李颖.略谈如何加强我校研究生教学秘书的培养与管理[J].广西师范大学学报，1999(3):178-180. [3]潘立，赵颖娣.二级管理体制下研究生教育秘书的角色定位[J].高教与经济，2010(23):24-29. [4]黄婷.高校二级学院研究生秘书面临的困境及对策探寻[J].金华职业技术学院学报，2011(6):25-29. |
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