| 标题 | 企业科研工作管理系统的分析与设计 |
| 范文 | 郭安东 刘长恩 龚鲁燕 摘要：企业科研工作管理系统的建设是企业科研工作管理的重要手段。本文主要从科研管理系统的重要性入手，分析目前科研管理工作的现状和存在的问题，针对这些问题，提出了建立科研工作管理系统的必要性，并给出了系统的设计方案。 关键词：企业 科研工作 管理系统 企业科研管理是对企业的科研活动及科研人员的管理，它是一种企业内部的管理和服务，其目的是引领、策划和服务于企业的科研创新活动。为了提高科研管理工作的效率和质量，调动科研人员工作积极性，对科研工作实行基于定人员、定费用、定时间的项目制管理，确保科研工作顺利进行，企业需要建立科研工作管理系统[1]。通过数据库技术和网络信息技术，企业应用该系统对计划的实际执行情况、人员和资源的使用情况、问题的处理情况和其他非项目型工作执行情况进行实时监控，及时发现问题并进行处理，从而减少科研人员的工作量，提高管理层对科研工作的监控和管理能力，促进科研工作的有序推进[2]。 1 科研工作管理的现状和问题分析 在目前利用静态文档和表格作为工具的管理模式下，操作复杂，管理人员无法直观了解项目进度状况，导致工作状态分析汇总过程繁琐，工作量大。管理过程中主要存在以下几方面的问题： 1.1 缺乏协同的计划管理平台 项目执行是项目组内部以及各部门间协同工作的过程，需要管理过程中能够贯穿协同办公的思想，建立有效的沟通平台，保证项目信息顺畅的传递和沟通。 1.2 计划监控力度不足 通过电话、报表等方式反馈项目进展，无法做到直观、实时的将项目进度、存在问题等关键信息反馈给项目负责人、高层领导及相关协同部门，对于项目进度的管理容易失控。 1.3 资源协调困难 项目管理过程中涉及跨部门多角色人员的资源调配，研发任务较重，硬件、软件、人员等资源经常出现冲突，项目负责人、部门领导往往难以准确的把握资源的状态，难以做到资源平衡，合理调配内部资源，协调外部资源。 1.4 临时任务管理繁琐 设计生产过程中临时工作任务较多，时常出现因临时任务打乱项目计划，需要追加资源，导致计划任务延期等混乱现象。 1.5 任务执行力不足 项目任务计划难以“任务分解、层层落实”，由于信息孤岛等原因，数据沟通不畅，任务执行信息不准确，滞后，监管执行不完善，工作效率不高，执行力下降，布置的任务不能及时高效完成。 1.6 工作总结缺乏规范 技术部门在多项目管理过程中，部门内部需要进行部门工作的汇总，形成相关的报表，但在现行的管理方式下各类工作报表难以按照统一的模板体现必要的信息，难以按照规范的流程进行整理、上报、审核，不但影响了工作效率，而且影响了工作质量。 2 科研工作管理系统的功能设计 为了有效解决上述问题，科研工作管理系统的主要功能可以归纳为两方面：一是要求能够实时了解到项目计划的进展、项目存在的问题及当前的状态，加强对项目过程的管控；二是支持任务的下达、分解、执行、汇总，实现工作协同，并提供任务计划的报表统计功能。 具体功能结构如图1所示。 ■ 图1 科研工作管理系统功能结构图 2.1 项目资源管理 按职能部门组织结构和岗位角色对研发人员进行分类管理，能动态管理人员所承担的研发任务及其完成情况，提供直观的项目资源负荷分析功能，为科研任务的追加和调度提供即时的可用资源库支持。 2.2 研发工作任务分解、定义及发布 支持标准的项目管理立项功能，方便定义工作类别，分解项目任务，定义里程碑、时间进度要求和交付物等，并参照人力资源负荷情况，将相应任务分配给能用并且可用的人员。 2.3 项目执行 为研发人员提供按重要度和紧迫度排序的在研任务看版，自动向项目组成员发送任务消息提醒，可自行设定时间，在任务要求完成时间前进行提示。 提供日志功能，方便研发人员按照不同的工作类别（包括临时任务）填写相应的工作日志，各种类的工作日志要有相应的模板，利用这些模板及时反馈其工作进展情况；日志管理需采用结构化数据管理模式，便于系统自动汇总编织各管理层所需的管理报表和工作总结。 2.4 问题管理 建立问题跟踪机制和管理平台，可按照不同的类别创建问题，设定解决期限和预期效果，指派责任人并对其下发任务，同时提供直观的当期问题综合展示看板功能，提供指定期限临近的问题提醒和延期问题的汇总提示功能。需要指定专门的问题分析人员，对问题进行确认，然后对确认的问题进行一个闭环的管理。 2.5 任务和资源状态监控 可利用报表、甘特图、直方图等各种直观、灵活的方式，进行所有在研项目、当期问题、临时性任务的执行情况的综合展示，可对指定的任务或个人工作情况进行综合查询，可对指定若干任务或个人进行对比查询。 任务看板需要分为个人看板和指派看板，个人看板由自己创建，并具备维护、查询、提醒等功能；指派看板是其他人给该人员分配的任务，要有查询和提醒等功能。 能够实时汇总相关的指标数据，并能够通过直观的方式进行展示，进而形成在研项目看板，可对在研项目各个阶段的项目情况进行汇总统计，以便直观地了解项目各个阶段任务的进度、成本、人员工作量等情况；同时与计划进行对比，提供多种统计报表方便管理者对计划进行统计分析。 2.6 工作协同管理 提供项目内外的信息协同平台，工作任务信息可进行跨项目、跨部门的发布、接收或转发。 2.7 其他功能 要求系统基于B/S架构，以降低系统的维护和使用成本；具备完善的安全加密和登陆认证措施，确保系统安全无风险运行，支持pad和智能手机用户登录应用；在权限管理上，具备统一用户及权限管理机制，可基于用户、角色、部门、安全级别和系统功能模块等多个维度进行配置和管控。 3 结语 综上所述，企业科研工作管理系统在企业科研工作的管理具有重要的地位。建立科研工作管理系统，通过统一的数据模型，提供与科研工作相关活动的准确的各角度视图，使管理部门能够为项目分配合适的资源，确保项目执行并跟踪项目的成果，从而提升科研能力及效率，确保科研工作的顺利进行。 参考文献： [1]郑业鲁，黄木梁，陈琴苓，等.科研项目管理信息系统研发[J].科技管理研究，2005（5）：44-48. [2]王磊，刘静.浅析如何做好企业科研项目管理工作的思考[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2014（2）：28-29. [3]匡胤.高校科研工作管理系统软件的开发与应用[D].电子科技大学，2006. 作者简介： 郭安东（1975-），男，工程师，硕士，主要从事企业信息化方面的工作。 |
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