| 标题 | ERP环境下有形动产租赁企业完善内部控制的策略浅析 |
| 范文 | 堵朝东 摘 要 ERP（Enterprise Resource Planning），即企业资源计划系统，是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层的决策及员工履职提供运行手段的管理平台。它不仅包含了生产资源计划、制造、财务、销售、采购、成本管理等基本功能，还包括客商管理，业务流程管理，产品数据管理，安全管理、存货、分销与运输管理，文件管理以及人力资源管理等等。可以说，企业日常运营中的各个环节都可以纳入ERP环境之中。ERP系统通过数据库与网络技术的应用，将企业各环节串联起来，把传统内控管理中由人工操作的流程，转由计算机控制和处理。解决了传统内控体系中人工控制容易出现的问题，规避了这些问题产生的风险，是企业内部控制高效、准确、系统化、标准化的辅助工具。本文从传统企业内控管理容易出现的问题与风险入手，分析问题出现的原因，提出利用ERP系统的优势有针对性地解决问题、规避风险的方法。最后，进一步将ERP系统的设计以及实施过程中容易出现的风险及应对措施进行说明，力求比较全面地阐述ERP系统建立及应用过程中的重要环节，提升ERP系统在相关领域企业内部控制的应用效果。 关键词 ERP 有形动产租赁 内部控制 一、传统内控管理容易出现的问题与风险 内部控制是企业为了提高经营效益，达到控制的目标，在企业内部实施制定的制度、计划、程序及方法。在实施运作过程中，需要不断总结出现的问题并持续改进，否则将很难确保体系顺利运转。有形动产租赁企业亦是如此。本文现就传统人工控制的条件下，有形动产租赁企业内控管理中较为明显的问题，总结归纳出如下： （一）出入库审批手续及记录单据混乱，出现问题无法追溯，存在舞弊的风险 部分企业虽然在内控流程文件中规定了各环节的岗位及职责，岗位流转的相关单据设置及工作标准等。但人工控制的工作环境下，由于人员流动、纸质单据遗失，记录错误、不相容岗位把控不当等原因，有可能造成工作人员利用工作便利，跨岗位操作，伪造、变造单据，躲避监管，营私舞弊。而混乱的工作流程和记录，给追查造成巨大困难。 （二）内控体系各环节由人工控制操作，易导致工作效率低下或重大疏漏 人工实施内控流程各环节的操作，会因信息传递滞后、业务对接不及时、操作人员能力不足等问题，造成业务流程进行缓慢，运行效率低下。同时，各环节处理过程由人工记录、纸质材料传递、手工核对，也容易产生错误和重大疏漏，对企业产生经营风险。 （三）内控体系无法有效深入运行，流于形式 高效的运作是保证企业业务开展的重要因素。而内控管理各个环节之间相互联系而又制约的设置，往往会被运营人员认为影响运作效率。遇到需要紧急处理的业务，内控要求往往会被人为忽略，或仅采取事后补救的措施，使内控管理体系难以有效深入运行，起不到应有的作用。 （四）销售政策无法有效贯彻，存在造成企业利益流失或信誉受损的风险 企业依据经营目标、客户等级及市场行业定价等条件制定销售政策。在人工操作时，很难实现对应逐个出租物给出明确可操作的依据，会出现销售人员随意定价或定价标准前后不一致的问题。如果定价过低，企业收益无法保证，最终可能导致无法完成既定经营目标;如果对客户不能施行统一的定价标准，会对企业的信誉产生不利影响。 （五）手工核算租金容易产生偏差，造成企业利益流失和法律风险 对出租物数量多、租期长、出入库频繁以及涉及外租业务的项目进行准确核算，是难度最大的工作。在无ERP系统的环境下，往往耗费大量人力和时间仍然难以保证收取的租金及支付外租费用的准确性。这会形成三方面风险：一是在出租业务进行的同时，无法及时根据进度准确计算应收租金，可能造成催款不及时，产生坏账;二是由于计算错误，造成收入损失和支付外租成本虚增，导致营业利润下降;三是无法在合同文件中形成有力的结算依据，使企业与客商或供应商之间无法达成共识，导致法律风险。 （六）传统内控体系对用于经营性出租的资产管理困难，易造成资产损失 使用传统台账进行资产管理，存在记录出现偏差、不完整以及不能全面及时进行盘点等问题，导致资产损失的风险。财务系统中出具的资产盘点表与业务单位手工登记的台账及实际资产状态之间的核对是内控重要的环节。对于出租在外的资产，核对过程需要一套完整的记录作为依据，人工操作极为烦琐。盘点过程中经常出现盘亏、资产状态登记错误的问题。登记、盘点长期存在问题，资产损失很难避免。 （七）编制整体资产报告困难，从而影响企业管理者掌握企业运营状况的准确性 人工匯集所有单个出租资产的工作非常困难，形成整体的资产报告更加无法完成，从而使管理者无法准确企业运营情况，影响经营决策。 二、利用ERP系统完善内部控制系统的应对策略 ERP系统因其分布式结构、可实时共享数据、模块化应用、拥有强大的计算分析能力等特点，为企业针对性的解决上述问题，提供了有力的保障。 （一）利用ERP系统规范内控体系设置，提高工作效率，减少失误 在ERP系统中将业务环节的流程、岗位职能、权限等直接固化，各种单据在线生成，各环节记录清晰可查，减少了由于记录不完整产生舞弊的机会。同时，各个业务岗位由网络实时连接，信息传递迅速准确，大大提高了效率。 第一，设置数据库维护、权限管理、客商管理、报价、出入库、核算、报损、盘点等模块，将工作岗位按职能赋予不同模块的权限，严格按照内控文件的不兼容岗位规定进行程序上的控制。人员变动后，相应操作权限随之改变，避免了工作人员职责不清的情况。 第二，ERP系统通过网络将各部门的工作实时对接，现场工作的岗位，可以用计算机登录;管理人员可以通过手机APP进行登录，对各项业务进行实时监控、调度、审批，确保工作高效、畅通。 第三，业务工作的开展通过连续的、同一编号单据的流转串联。即报价模块产生租金价格单时，启用一个连续不可删除的编号，作为合同的附件;同时，产生同一编号的相同出租物的出库单发送到库房出库;业务完成后，库房收回出租物时，只能选择历史生成的出库单进行入库操作，并产生同一编号的入库单或报损单，转由核算模块核算租金或定损，生成同一编号的结算清单。这样可使企业核心业务的每个出租项目都有统一编号对应的合同、收费标准、出入库单据及核算明细。保证了整个流程过程清晰、记录完整可追溯。 （二）利用ERP系统规范营销政策 第一，客商模块除记录客户基本信息外，还可记录信誉、合作历史等，在报价过程中提供同一客户合作记录中相同出租物报价，价格政策的变动可随时向客户解释沟通，使销售政策执行标准明晰可靠，避免信誉受损。 第二，报价模块在报价过程中向销售人员显示出其级别可以掌握的优惠幅度，将定价固定在明确的范围内。如需加大优惠促进销售，须通过更高级别人员批准才能执行，从而减少销售人员滥用职权。 （三）利用ERP系统出入库及核算模块直接计量租金 第一，出租物在出库单完成确认后，即开始计算租金;在入库单完成入库后，核算模块便可生成结算清单，确认租金及赔偿金。最终结算时与出入库单据一起提供给客户，作为可供准确核对的依据。 第二，在出租物出库后未入库之前，也可利用核算模块录入某一时间点，实时计算录入时间段的预计租金，以便业务人员根据进度及时催款。 第三，ERP系统设有外租品模块，将外租物品入库后，即可纳入业务流程进行报价、出入库及核算模块处理。业务完成后，再进行外租物品出库并计算外租成本、生成外租结算单，与此为依据，与供应商进行核对结算。 （四）利用ERP系统实时掌握资产整体情况 通过资产盘点模块可以实时调取资产情况并生成各种汇总报表，为市场营销、资产管理、经营决策提供明确依据。系统所使用的各种记录，将作为数据存储在数据库之中，通过各种关键字相互联系在一起，并且根据业务和时间的推进不断更新。在需要获取整体情况的时候，可通过预先编制的系统表单，进行实时查询。例如： 第一，根据实时库存的出租物，可以生成向客户提供 “菜单”，“菜单”不仅向客户提供了当前可以出租的物品，也可向客户提供热门物品预约服务，从而提高运营效率。 第二，进行定期资产盘点时，系统盘点模块中可设置表单，根据已经出庫的资产生成外租待盘清单。清单列示出租资产详细信息，以方便追踪，当出租资产回库后提示资产管理员补充盘点。 第三，设置统计模块，可以实时统计各种分类汇总信息。为经营者精确了解的市场需求、调整定价策略、补充优质资源、淘汰不良资产等决策提供依据。 三、ERP系统的设计以及实施过程中需要注意的新风险及应对措施 ERP系统为企业内控提供保障的同时，也会相应地产生新的风险。如果管控不当，会造成系统开发失败或者给内控管理带来更多问题，造成负面的影响。企业应重视这些风险，采取合理应对策施。 （一）ERP系统开发及应用过程中的风险 1.对ERP系统的认识不足 部分企业对ERP系统的认识有误，在开发或者直接购买ERP系统投入应用后，却由于缺少现代内控管理的理念和与之匹配的体系，导致ERP系统反而成为工作的负担和限制。 2.企业前期准备不足，系统开发困难 首先，在ERP系统开发过程中，需要紧密地与企业的内控体系结合。如果在开发过程中，才发现内控体系的不足再进行改进，会大大延缓ERP系统开发进度;其次，数据库的建立作为ERP系统开发的核心工作，是系统能否成功的关键。如果企业没有一套准确、翔实的档案，开发过程中边核实边录入数据库，也将极大影响系统开发进度。这两点问题处理不好，有可能最终导致开发失败。 3.企业对ERP系统开发规划不足，投入成本无法保证 企业在前期规划开发ERP系统时，通常会考虑采购知名软件公司提供的标准化产品。这些产品虽然价格较低，基本模块比较成熟，但也存在着流程设计僵化、功能简单、限制较多、改进困难等问题。企业在实际应用过程中，往往需要软件供应商深度定制开发，而深度开发的费用会急剧增加。同时，随着深度开发，硬件要求也会相应提高。往往在开发进行过程中，持续投入的成本会令企业无法承受，最终被迫中止。 4. ERP系统投入使用急于求成，对企业运营造成负面影响 在ERP系统设计过程中未考虑实际工作情况而大幅度改变原有内控机制，并将未通过实践检验的ERP系统仓促投入使用，很容易产生流程设置不符合实际、人员操作不当、系统错误等问题，对企业正常的工作产生不利影响。 5. ERP系统带来的安全问题 首先，企业经营的客户、资产、定价标准等信息，属于商业机密。ERP系统中虽然有严格的权限管理，但由于系统基于网络应用，因此，会存在外部入侵系统导致泄露风险;其次， ERP系统尽管较为精密，但也有可能出现不可预知的意外风险。如果重要的业务工作正在运作的时候，系统崩溃无法使用，将给企业带来重大的损失;最后，如果硬件维护和数据备份不及时，造成数据和记录丢失，也会对企业造成风险。 6. ERP系统阻碍企业内控管理的发展 当企业ERP系统投入运行后，工作效率显著提高，具体的工作相对标准化、程序化，使工作人员容易对系统产生过分依赖，失去持续深入改进的动力。 7.系统数据证明有效性不足 由系统产生的业务单据，全部为电子形式。虽然系统已经设置为单据生成后不可撤销与删除的属性，但对于法律层面以及问责的有效性来说，证明效力不足。 （二）应对ERP系统开发及应用过程中风险的建议 1.正确认识内控管理体系与ERP系统的关系，做好开发系统的前期准备工作 应明确ERP系统是内控管理体系辅助工具这一前提。为有效应用ERP系统加强企业内控管理，企业需要首先建立起一套行之有效的内控体系，使实际运作的人员能够切实明了、深入贯彻执行，并不断检验、改进，使系统能够正常运作;同时，ERP系统数据库的内容包括客商资料信息、资产台账、文件档案和各种记录等等，这些数据是否完整、准确，是整个系统建立后，能否正常运行实施的关键，因此需要在系统设计之初就明确和完善。只有内控系统和数据记录两个条件完全具备的情况下，才是开始进行ERP系统开发的最佳时机。 2. ERP系统开发方案的选择 系统规划时，企业可以根据自身条件进行取舍。因为ERP系统是模块化的，因此企业可以将各个不同的应用分阶段、分步骤建立起来。将那些在内控管理中作用较大，较重要的部分先建立起来，再完善其他功能。在分步进行的同时，要注意数据接口的标准化和系统应用的兼容性，为ERP后续扩展做好准备。 硬件投入上，企业除选择传统的服务器主机搭建系统的方法，并建立网络安全的防护措施外，还可以采用云服务器的形式，其由于有运营云服务器的专业公司提供安全保障，因此减少了数据泄露风险，只需支付服务器租金，不必搭建专业服务器主机机房，大大节省了硬件投入与维护成本，且提供在线数据备份，降低了数据丢失的风险。 3. ERP系统开发阶段要紧密结合实际工作與内控要求进行设计，做好充分测试 企业应指派内部负责内控系统运作与改进的人员与ERP系统设计人员一起，在企业内部的各个环节深入地调查和研究。确保ERP系统各种设置在运行时，既要符合企业内控的要求又要保证高效地运作。在反复测试调整后，再逐步实施。人工管理与计算机系统切换的过程，最好选定在经营淡季进行，要制定好过渡措施，新旧记录要做好转换工作，确保相互印证，避免风险。 4. ERP系统投入运行阶段，企业要重视系统应用培训工作，建立系统安全防范体系，并针对系统不足进行持续改进 首先，对操作人员进行系统运行的培训，熟悉操作规范，避免误操作。在关键环节制定人工操作的应急方案，并加以演练，以便ERP系统出现意外情况时，企业能够迅速进行切换;其次，设立专职机构负责网络安全、系统及硬件维护、数据库维护等安全工作;最后，企业应设立激励机制，促使全体参与者对内控体系及ERP系统的改进提出新的改进意见和建议。针对这些意见和建议，进行梳理。产生对ERP系统升级的需求，提供给ERP系统设计者，及时对系统进行升级改造。 5.做好关键环节纸质单据档案管理工作 制定相关制度，在业务开展的重要环节产生的出库入库单、报损单、盘点表等记录，必需生成纸质单据。相关责任人和客商代表需要在纸质单据上亲笔签字。保证纸质单据与电子单据编号统一并归档留存。这样，可以在保证单据证明效力的同时，又对系统记录产生了重要的物理备份。 （作者单位为中国电影股份有限公司） 参考文献 [1] 刘展展.基于ERP系统环境下的企业内部控制研究[J].中国商论，2019（18）：225-226. [2] 候秀梅.基于ERP系统环境的企业内部控制研究[J].中国集体经济，2019（30）：37-38. [3] 罗丹青. ERP系统环境下企业内部控制的探讨[J].现代商业，201（20）：134-135. |
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