标题 | 信息化手段提升大型建筑企业内控体系的探索与实践 |
范文 | 王俊英 【摘? 要】工程项目综合管理信息化系统的建设,对落实企业管理要求、细化管理流程、提升精细化管控质量起着非常关键的作用,对降低企业运营成本、提高经济效益也至关重要。近年来,建筑企业不断探索信息化平台在施工项目管理过程中的应用,但不同业务系统相对独立,信息壁垒、信息孤岛是很多企业的通病。论文以集成化项目管理信息系统的建设应用为主要内容,聚焦信息化系统对大型建筑企业内部控制体系提升的作用和意义。 【Abstract】The construction of engineering project comprehensive management informatization system plays a very important role in implementing management requirements of enterprises, refining management process, and improving the quality of fine management and control, and is also crucial to reduce operating costs of enterprises and improve economic benefits. In recent years, construction enterprises continue to explore the application of informatization platform in the management process of construction project, but different business systems are relatively independent, information barrier and information island are common problems of many enterprises. With the construction and application of the integrated project management information system as the main content, the paper focuses on the role and significance of the informatization system in the promotion of the internal control system of large construction enterprises. 【关键词】建筑企业;信息化;内控体系 【Keywords】construction enterprises; informatization; internal control system 【中图分类号】F270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文献标志码】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章编号】1673-1069(2020)11-0140-03 1 研究背景 大型建筑行业企业近些年呈现出全国化布局,主要经济指标呈阶梯型增长,业务范围、经营规模、经济效益等成倍增长,传统方式已无法满足现代化的企业管理需求。同时,随着工程建设项目规模的不断扩大,项目点多面广,施工技术难度与质量要求不断提高,建设领域施工管理的复杂程度和难度也越来越高,传统的管理理念和手段已无法适应快速发展的要求,施工企业必须进行管理创新,加强自身内控体系建设,通过制度化、标准化、信息化的“三化融合”不断提升企业管理水平,达到精细化管理。加强企业的经营管理和项目管理,提高企业核心竞争力,实现转型升级。企业工程项目管理中存在以下几点问题。 1.1 建筑施工企业行业特点引发的问题 项目众多、地域分散、单项目管理水平参差不齐,企业管理者难于及时、动态地掌握各业务口数据信息。管理缺乏详细准确的数据,不能很好地进行数据分析、预测和决策,导致企业管理流于形式,规章制度到基层项目执行很大程度上会弱化。同时,资金比较分散,资金使用效率低下,监控不力和应收账款居高不下等问题普遍。 1.2 缺少集成化的项目管理平台 对核心业务、施工项目管理缺少集成化的信息化管控平台,项目在进度计划、成本监控、档、合同管理、供应商管理等环节没有形成统一的信息共享机制,缺乏对多模式项目的统一化管理。 1.3 数据没有相互贯通,数据有待整合共享 建筑企业探索项目管理的信息化建设,存在诸多业务系统和工具类软件的应用,不同业务系统应用不同的信息化系统,形成信息孤岛和信息壁垒,亟需系统整合,提高信息系统的易用性和宜用性。 1.4 无法实现对多项目管理模式的快速复制 当前,无法实现业务急剧扩张状态下企业总部对多项目管理模式的快速复制,企业的多级管理体制存在脱钩环节,无法形成严谨的管理网络。企业决策支持数据不足,缺乏有效的风险预警手段,无法满足横向分析与绩效考核的需要。 2 研究目的与意义 完善的制度体系、清晰的业务流程、完备的制式表单,为建筑企业内控体系的完整性提供保障,但规章制度执行的有效性,还需信息化手段将管理要求加以固化。通过运用项目管理综合信息系统,建立以合同、進度、成本管理为核心的管理体系,构建高效率的信息链,有效控制项目成本,全面管理生产资源,提高企业的管理水平,提高决策分析能力。 3 研究思路与特色 3.1 基本思路 3.1.1 项目层面 该系统以项目生命周期为基础,侧重于具体业务操作,实现了对项目成本、合同、进度、质量等项目要素的有效管理,使项目管理人员通过信息系统,对项目实施从点到面的管理和控制。 3.1.2 企业层面 该系统对项目的施工状况进行监管,把握项目相关的业务情况,通过对所有项目业务数据的汇总统计,全面掌握公司范围内人、财、物以及经营管理的状况,对各种资源集中管理和合理调配。企业通过对管理数据的积累,达到对所有项目的事前规划、事中控制、事后分析。 3.2 主要特色 3.2.1 管理覆盖项目全生命周期 该系统实现了集成化的项目职能管理,在企业、分子公司及项目部推广和应用,覆盖了招投标、项目策划、成本、收入、现场物资设备、质量、安全、竣工收尾等流程,各功能数据紧密集成,互为约束,实现对工程项目的全周期管理。 3.2.2 实现项目成本过程管理 该系统实现了预算、计划成本、实际成本的对比分析功能,及时对目标成本、项目利润率等进行过程控制,并对成本风险进行预警。 3.2.3 实现跨系统数据共享,避免信息孤岛 该系统实现了各管理模块之间的数据关联,与财务系统、信息系统、财务系统、人力资源管理系统和项目档案管理系统的数据集成,打通各个信息系统人员权限,通过各系统的数据集成,避免了信息孤岛问题的发生,提高了数据的应用效率。 3.2.4 建立项目风险管控体系 该系统实现了对项目进度延期风险、合同变更履约风险、合同款支付风险、成本指标盈亏进行分析和预警,使企业管理层能够根据风险预警提前采取相应措施。 4 主要做法 4.1 项目管理信息系统概况 在完善规章制度建设的基础上梳理管理流程,结合企业实际应用,开发契合企业管理模式的企业综合项目管理系统:以业务流程为引导、成本管理为主线,采取整体规划、分步实施、重点优化的实施策略。既满足工程单体管理需求,又覆盖投标、合同、资产和计划统计等企业各级管理系统,业务贯通企业总部、各分公司、项目经理部三层,实现纵横交织、立体管控,并实现与外部相关系统的数据交换。 4.2 项目管理信息系统的主要功能模块及管控要点 4.2.1 投标管理 系统具备对业主和投标项目进行管理的功能,具有电子标书、分供商和分包商的管理功能,系统覆盖企业所有总承包项目。其实现了工程信息评审及汇总查询、投标过程管理等。在资信调查和业绩评价的基础上,建立了分包方和供应方合格供方名录,并实现了依据评价结果对供方名录的动态管理。 4.2.2 立项管理 立项管理模块涵盖从项目审批到立项定岗的管理,是项目管理重要的起点和其他模块数据归口、分类的基础,其功能包含建设项目信息管理、项目班子组建申请、项目部管理、建设项目工作分解(WBS)。通过系统管理员为项目部人员授权,按工作岗位或不同的角色授相应节点的权限,实现项目经理部的管理架构的线上组建。 4.2.3 招标管理 合同签订之前必须走招标流程,这是企业规避风险的有力手段,该模块依托强大的合格供方管理节点,实现了招标计划、入围单位审批单、开标记录、评标报告、定标审批单等功能节点。合同的签订必须参照上游的定标审批单,否则就无法签订,所有签订的合同必须经过比价,必须入围公司合格供方名录。 4.2.4 进度管理 进度管理模块主要包括进度计划、执行和分析。进度计划可以根据各项目的分部分项或按照年度、月度进行编制,系统外编制的计划图也可以导入系统。进度执行主要是跟踪各项计划的实际执行情况,通过实际进度填报的方式实现对关键项目的关键控制点、前锋线进行跟踪,以便发现问题及时分析原因并及时解决问题。 4.2.5 成本管理 成本管理模块对项目成本测算和项目成本运行情况进行监督管理,通过项目策划确定各项目的里程碑节点和成本核算科目,以此为基础进行成本管理。系统还实现了项目预算收入、目标成本(计划成本)和实际成本进行报表的三算对比功能,成本监控的运行体系保证了项目毛利率、降低了管理费用率。 4.2.6 合同管理 首先,系统实现了对合同的分类:分为工程类合同和非工程类合同。其中,工程类合同包括施工(业主)合同管理、劳务分包管理、专业分包管理、采购合同、租赁合同、工程类其他合同等。其次,对工程类合同按照功能分成:合同评审及信息登记(含补充协议)、合同交底、合同过程结算、合同完工结算、合同资金收支等。根据不同类别的合同的管理权限,实现合同线上的评审、修订、防伪水印处理和导出,并在系统中保留合同执行过程中变更、索赔、结算、支付的台账记录、审批流程,并实现管理点的检索。 4.2.7 物资管理 该模块功能包括物资基础信息、供应商、需用计划、采购计划、采购合同、验收入库、库存、周转材料、物资处置和统计管理等内容,集成了综合管理物资链中所有模块。涵盖从物料需求计划、采购计划的提出,直至出入库、能源消耗全过程的物资管理。以物资的分类编码为基础,配套的制式表格覆盖资总控计划,需用计划,现场物资管理的入库、出库、调拨、盘点等。 4.2.8 设备管理 设备管理的要点是设备资产管理和现场管理,覆盖机械设备基础信息编码、需求使用计划编制、进场、维护、维修保养到设备归还、退场整个过程的管理。在施工生产的过程中实时分析机械设备的计划成本和实际成本,以实现项目整体成本控制。 4.2.9 质量管理 该模块实现了各管理层级对项目全过程的质量控制,包括质量创优计划、质量检查、月报和竣工资料管理。质量创优计划管理:根据项目年度质量创优计划和创优策划方案,形成企业年度质量目标台账。质量检查管理:对工程质量过程检查的记录、处罚,下达整改通知書和复查管理等功能,对工程质量检查情况及处理结果动态管理。质量验收管理:包括预验收、分部工程验收、竣工验收记录管理等业务的处理和管理。 4.2.10 安全管理 该模块功能包括安全隐患管理、事故管理、培训考核、检查管理和安全知识库。隐患管理包括危险源内容的集中管理、危险源和重大危险源的识别及清单、安全生产应急预案及演习记录、安全处罚管理。安全检查主要为管理针对现场检查发现的问题下达安全整改通知书和整改内容的回执,及时了解项目安全生产情况,促进各级单位对生产安全的重视。 4.2.11 竣工管理 该模块主要是针对工程的各种资料、签证的移交管理,该模块具有项目竣工验收及备案记录、对竣工资料分类管理、检索竣工资料功能。 4.2.12 风险管理 风险管理模块具有项目风险评估,进度、成本、合同、支付、工作延期等风险预警和风险处理等功能,以降低项目管理风险,为确保项目履约、实现预期利润目标提供保障。工程项目是施工企业的主营业务,项目风险管理是企业内部控制中风险管控的关键环节。 5 实施成效 该系统通过对项目策划、招投标、签约、施工过程控制、竣工五个阶段的前后贯通,实现了项目全过程管理,使业务数据在各阶段实现实时、准确的收集、传递、分析和共享,程序化、标准化管理模式得以实现,切实提高了项目管控水平。流程及业务规则设置,实现企业标准化、业务流程化的管理。业务的统一规划、管理、配置和协调,打通了业务线之间的联系通道,减少业务“交圈”障碍,提高了部门间的协作效率。打破“部门壁垒、管理层级、地域界限”,实现了跨部门、跨层级信息的共享。功能强大的系统操作记录,保证了管理数据的可追溯性和唯一性。系统知识库能够供员工学习,达到组织间信息畅通。风险预警,便于业务人员及时采取有效措施规避风险,实现了风险信息的同步预警和即时掌控,增强了风险控制能力。 5.1 降低生产成本 该系统对项目材料物资、成本控制、质量安全、工程控制管理准确记录,项目主要成本发生过程得到有效管控。对施工现场安全、质量及工程进展实施有效监控,节约了监管和检查成本,降低了现场检查的频次,延长了检查周期。明确了成本控制的必要工作,强化了三算对比的精确操作规范,从而达到精细化成本管控。 5.2 降低诉訟案件发生概率,提高企业公信形象 企业合同范本库的启用,规范严谨的合同评审流程,细致的洽商变更和索赔的记录台账,为合同执行提供有力保障,降低了诉讼案件的发生概率,降低了因处理诉讼事务造成的时间、精力、费用等资源消耗,提升了企业外部公信形象。 5.3 保障内部控制体系的落地执行 信息化系统集合了企业市场营销、合同管理、工程管理、商务管理、物资设备管理、质量管理和安全管理部门的管理要求,是企业规章制度的线上流程化和表单化、信息化系统流转上下游的物理控制,是对流程有效执行的有力约束,为内部控制体系执行的有效性提供保障。 6 结语 建筑企业项目管理综合信息系统的开发应用,规范了施工项目管理、明确了审批流程、助力企业内控控制体系的有效落地,为降低项目成本、提高盈利水平奠定坚实基础。 【参考文献】 【1】郭树行,李红波.企业信息化服务运营管理与变革[M].北京:清华大学出版社,2018. 【2】信江艳.企业信息化规划[M].北京:清华大学出版社,2017. 【3】张少军.建筑智能化信息化技术[M].北京:中国建筑工业出版社,2018. 【4】潘文学.建筑施工企业内部控制建设[M].上海:立信会计出版社,2017. |
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