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标题 电力科学研究院精益化管理研究
范文 张霂言 王德玉 田家欣 曹梦

摘要：随着社会的不断发展，作为中国电科院在各省市的分支机构以及地方电力公司的技术支撑单位——电力科学研究院，已经进入全新竞争时代，精益化管理成为提高企业科技能力和改进创新绩效有效工具。以办公室知识精益化管理为例，从企业可持续发展的角度出发，探究电科院知识精益管理的思路和对策，具有重要价值和意义。
关键词：精益管理 知识经济 知识管理 可持续发展
中图分类号：C93 文献标识码：A
1 精益管理的概念
20世纪中后期，日本丰田公司率先提出精益管理（Lean Production Management，简称LP）这一思想 。美国麻省理工学院James P·Womack教授在调查、分析九十多个汽车制造厂管理模式的基础上，于二十世纪九十年代初，出版著作《改变世界的机器》，提出以丰田为原型的“精益生产方式”，并在此基础上提出了精益管理。
精益管理核心思想是通过剔除企业经营过程中一些冗杂的流程、环节，实现降本增效，即以最小或者最省的投入产出最大的价值，提高顾客满意度，实现企业利益和股东价值的最大化，其核心价值观是创新应变，追求卓越。随着研究不断深入，精益管理逐步上升为一种战略管理理念，渗透在企业管理的方方面面。
2 电科院精益管理必要性及重要性
如今，我国电力企业已经步入高成本经营期的知识经济时代，需立足企业长远发展，梳理和调整企业流程，优化企业经营环节，提质增效。以LP思想和理念引领企业不断创新，是企业走向卓越、增强核心竞争力的必由之路。[1]在当今竞争日趋激烈的知识经济时代，对所有企业而言，知识管理早已成为其打造和增强企业技术创新能力，提高企业技术创新绩效的有效工具。对企业动态管理知识的获取、整合、应用等内容，已成为企业在技术领域制定创新决策、开展创新活动、提高创新绩效的保障。[2]
作为国家电网的重要组成部门，电力科学研究院（以下简称电科院）肩负促进电力科技进步、为电力工业建设发展提供技术支撑的历史使命。辦公室是其知识管理的归口部门，承担着保管、整理、发放相关文件资料的任务，环节精细复杂，对其进行精益管理具有重要意义。提升知识管理的效率，促进知识与知识需求人员的靶向对接，强化知识使用的便捷性，挖掘知识的潜在经济价值。有效的知识管理促进电科院技术监督、技术研发、技术支持、技术服务等多项业务顺利开展。
3 办公室知识管理现状
所谓知识管理（Knowledge Manag ement），其概念有广义和狭义之分。广义知识管理包含知识组织管理、知识体系研究和知识管理方法应用；狭义知识管理包括知识获取、知识整合、知识共享和知识应用。[3]作为知识经济时代的新兴管理思潮与方法，知识管理正逐渐成为企业累积知识财富，创造更多竞争力的新世利器，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以应对市场的变迁[4、5]。
知识的获取、整合、创造等知识管理活动对企业形成持续竞争优势具有至关重要的作用。[6]知识管理是企业的一种长期经营策略，不仅能够为企业降低成本，增加利润，还能够提高企业效率，为企业创造新竞争价值，建立新文化。办公室知识管理琐碎、繁杂，一个细微的马虎或疏忽，都可能导致出现问题，甚至是严重的后果。近年来，办公室知识管理水平得到显著提高，但也存在诸多问题，需要不断改善工作流程，推进管理的规范化和精益化。[7]作为地方电力公司重要技术支撑机构的电科院，办公室在知识管理精益化方面还有许多地方有待进一步提升，主要有以下几方面。
3.1管理制度不完善，流程混乱
电科院知识管理制度体系不健全，缺乏对办公室知识管理的重视，资料存取管理无序，如在公文的归档交接过程中各项登记不完善，检查不到位。在资料传阅方面，也只是按照领导签署的意见，办公室公文等资料经常会在其他部门或者相关负责人之间传阅或者阅办，记录不清晰不仅会影响传阅速度，而且有可能造成公文的积压，甚至是文件等重要资料的丢失等严重后果。
3.2分类不清，流传效率低
办公室在收文进行登记过程中，并不对文件、资料等进行细化分类，文档的存放位置等登记不详细，使得工作效率降低，虽然现代化办公流程基本都已经实现自动化，但是很多企业在实际操作过程中依然存在公文流转效率不高的现状。
3.3知识利用率不高，有泄密风险
电科院办公室对文档的归档与否，没有进行明确区分和登记，如涉密等级、紧急程度、价值高低等，容易导致有些具有重要价值的资料、文件等不能及时被他人查阅，造成资源浪费，同时由于部分机密或重要文件没有进行细分登记，存在泄密风险。
4 办公室知识管理精益化提升
4.1精益化管理提升流程
电科院结合《知识管理》（GBT 23703.5-2010）的相关要求，结合国网公司战略发展及业务需求，形成知识管理规划，在电力公司知识管理要素框架整体要求下搭建知识管理平台，积极构建知识管理精益化流程体系，见图1。
明确知识管理对象，通过对知识分类分级形成知识资产架构，通过调研访谈定向收集以及经验交流等途径采集相关知识，为后期梳理电科院知识库奠定基础；坚持资料“脱水”、火眼金睛等原则，精准定位，整合成果类知识，内容类知识以及流程类知识等内容，保证知识活动规范性；充分利用企业知识库平台、企业门户网站、“五位一体”平台等进行知识的传播与管理活动，最终使得企业的知识管理增值，实现企业知识累积、技术创新等目标。
4.2精益化管理提升措施
针对当前存在的办公室知识管理问题，也为了更好地应对知识经济时代的各种问题，电科院积极从制度、员工培训以及文化建设等方面推进精益管理。
4.2.1健全规章制度，完善管理体系
电科院积极建立健全办公室知识管理相关规章制度，完善知识管理体系。建立知识库登记表，按照文档、材料的机密等级、紧急程度、价值高低等分别规范登记，并详细记录相关文档、材料等的存放位置，以便清晰管理；建立知识库借阅、使用等登记表，规范知识库的借阅流程，严格规范知识库的借阅及归还流程体系，完善追责体系；加强知识库流转的督办工作，提高流传和利用效率，确保知识库尤其是价值高的文档材料等在各部门之间及时流通；规范知识库，建立电子管理系统并定期维护，及时淘汰无关或者无用知识库，提升知识库的质量和价值；奖励与考核相结合的惩罚激励模式，定期检查及考核知识库的管理工作。
4.2.2加强员工培训，促进内部分享
对电科院员工进行精益化知识培训，常态化开展知识分享工作，创建“技术交流讲座”，鼓励员工分享新技术经验和技巧；开展“师带徒”等类似活动，实现新老员工融合和经验传递；搭建多种形式的交流平台，促进公司内部青年员工分享知识，促进成长；实施社会责任根植项目，形成具有电科院特色的根植案例；开展党团员“创新创效”项目，职工技术创新项目经验交流会议，推广交流项目经验和成果；实施国际对标、专业机构对标等标杆比对工作，提炼项目开展经验和各类典型做法，并以新媒体形式（如微信公众号）进行分享和传播。定期对员工及部门知识管理相關活动进行评估与激励，实现知识管理效果评估，推动企业内的知识共享，推动企业内部知识分享文化形成。
4.2.3开展实践总结，加强外部交流
积极开展与外部利益相关方的知识分享交流活动以及各类最佳实践总结。定期组织、邀请外部专家进行管理或技术交流，通过“服务进社区讲解宣传用电知识”等公益活动与社会各层面分享知识；积极委派内部专家参与各类专业交流沟通，包括参与国网公司、天津公司各类管理创新项目等；不定期开展学习交流，实现与客户、合作伙伴等相关方的知识共享，开展诸如“三集五大”体系建设最佳实践、物资管理最佳实践库、管理创新成果、各类创新项目成果汇编、廉政党课“讲、评、展”活动、劳模工作室等实践工作总结，以此实现最佳实践的推广和应用。
5 知识精益化管理成效
精益化的管理途径以常规管理作为基础，并融入更深层次、完善的管理模式、理念，提高办公室管理效率，明确化、具体化管理责任，并确保贯彻落实。[8]办公室精益管理实质是精益求精、把握细节，制定高标准，高效节省的完成任务，切实降低工作的成本。
一般来说，知识管理是一种漫长的经营策略是改善供电企业办公室管理现状的必要途径，是实现供电企业办公室管理目标的必要方式，同时也是发挥供电企业知识库价值的有效方式和完善电科院成为知识型、科技型、服务型企业的必要举措。近年来，电科院通过坚持与贯彻精益管理尤其是办公室知识的精益化管理，取得了较好的效果，不仅大大减少了不必要的浪费，有效降低了企业成本，增加了企业了利润，而且为企业创造了新竞争价值，为企业更好应对市场变化奠定了基础。
随着社会的不断发展，分工更加趋向精细化、专业化，将精益化管理理念融入办公室知识管理之中，实现办公室从粗放型管理向精益化管理的快速转变，进而不断提升办公室工作质量和服务效能，促进电科院科技引领发展，全面贯彻落实国网公司战略。同时，通过项目管理、人才培养和组织架构之间形成良性互动，大幅提高电科院的关键绩效指标，为实现国网公司战略提供有力支撑。[9]
参考文献：
[1] 周生.发电企业推行精益管理方法探讨[J].中小企业管理与科技，2012（9）：63- 65.
[2] 杨俊祥，和金生.知识管理内部驱动力与知识管理动态能力关系研究[J].科学学研究，2013，31（2）：258- 265.
[3] 刘金涛.知识管理、人才管理和技术创新的耦合模型分析[J].软科学，2017，31（9）：97- 100.
[4] 钱倩，黄晓春，李争艳，钱坤.农业科研单位知识共享研究[J].安徽农业科学，2012，40（24）：12330-12332.
[5] 于振伟，张林，韩克强.SaaS式知识库在服务外包领域中的应用研究[J].中国新技术新产品，2012（12）：31- 32.
[6] 朱秀梅，张妍，陈雪莹.组织学习与新企业竞争优势关系——以知识管理为路径的实证研究[J].科学学研究，2011，29（5）：745- 755.
[7] 白茹.关于对办公室公文精益化管理的思考[J].办公室业务，2017（6）：5.
[8] 赵程鹏.探讨基层供电企业办公室管理精益化的实现[J].中国管理信息化，2013，16（2）：62- 63.
[9] 骆明.精益化管理的探索与实践[J].中国电力企业管理，2010（27）：26- 27.
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更新时间：2024/12/22 17:35:48