| 标题 | 社保档案管理工作问题探究 |
| 范文 | 郭东水 摘要：做好社保档案工作，必须着重抓好四个方面：档案队伍建设，遵守档案法律法规，档案设施设备建设，强化档案利用服务意识。 关键词：社保档案 管理 重点工作 社会保险业务档案简称社保档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。根据《社会保险业务档案管理规定》，社会保险经办机构负责社保档案的管理工作。近年来，随着经济社会的快速发展和“电子社保”建设的推进，社会保险业务档案工作出现了一些新情况、新变化，同时社会也对社保档案管理提出了一些新的更高的要求。在这样的形势下，如何做好社保档案工作，更好地满足和服务于社会保险事业发展的需要呢？笔者认为，应着重做好以下四个方面的工作。 1.建设一支高素质的档案管理队伍 《中华人民共和国社会保险法》颁布实施以来，社会保险事业发展很快，参保人数越来越多，基金收支规模不断扩大，社会保险业务材料也随之不断增多，收集、整理、立卷、归档的任务越来越重，迫切需要建设一支政治素质高、文化水平高、业务能力强的档案干部队伍。为此，单位主要领导要高度重视档案队伍建设，要抛弃那种“档案室只是收存资料，存留保管而已”的错误思想观念，充分认识档案管理的重要意义，要选用那些素质高、责任心强的人担任档案管理工作。对那些已在档案室工作、老弱多病且业务素质差的人员，要适时调出，并妥善安置他们的工作岗位。档案队伍建立之后，要不断选派专业人员参加业务培训，参加学术交流，要结合本单位实际制定规章制度，明确工作任务，签订目标责任书，确保档案管理的安全、完整和规范化。 档案工作是一项知识性、专业性很强的工作，也是一项不断发展、与时俱进的社会事业。面对档案工作发展过程中出现的新情况、新挑战，单位领导要大力支持档案管理人员不断加强学习，超越自我，掌握扎实的理论和专业知识，具备较高的综合素质，包括计算机操作技能和外语水平，以适应档案工作发展的需要。在工作岗位上，档案管理人员要加强对党的各项方针、政策的学习，用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想武装头脑，树立和落实科学发展观，把档案工作当作一门学问、一项事业认真去做，增强做好档案工作的责任心和使命感，树立良好的职业道德，安心工作，忠于职守，做到干一行，爱一行，专一行，不断研究和探索档案工作的最新理论和实践，为做好社保档案工作、提高档案管理水平奠定基础。 2.认真贯彻档案法律法规 《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）是我国最高权力机关颁布的一部关于档案工作的法律，它的颁布与实施，解决了档案工作无法可依的问题，标志着我国档案工作步入了社会主义法制轨道，这是我国档案发展史上的一个重要里程碑。任何单位、任何个人都要认真贯彻落实《档案法》和《档案法实施办法》，牢固树立档案法律意识。然而，由于种种历史和现实的原因，在一些地方和单位，仍然存在档案法规意识淡薄问题，一些应归档的材料至今仍散存在小科室或个人手中，有的被损坏，有的甚至丢失，给社保档案事业的发展造成了不必要的损失。如有的同志外出开会，将带回来的会议文件等材料占为己有，以图自己今后使用起来方便。殊不知，这些会议文件属于档案范畴，系公共资源，应当及时上交档案室存档，只有这样，才能丰富档案资源和充实档案信息，既促进档案事业的发展，同时也能为更多的人提供服务。档案散存于个人之手，致使档案的价值难以充分实现，档案的作用难以充分发挥，也不利于全局工作的开展。为提高档案法规意识，增强人们贯彻落实档案法律法规的自觉性，社保机构要大力开展档案宣传工作，在全单位营造一个人人关心档案建设，支持档案建设，自觉贯彻落实档案法规的良好氛围。社保档案工作者要真学习《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规，对违反法律法规的行为和现象要坚决给予批评和斗争，在斗争中修正错误，坚持真理，做到依法建档，依法管档，依法用档，促进档案事业的健康发展。 3.重视档案设施设备建设 我们知道，档案管理工作包含三个基本要素：档案、人、物质设施。档案是档案管理工作的对象，主要分为纸质档案、电子档案；人即档案工作者，在档案管理工作中是最活跃、最主动的因素，起着主导作用；物质设施包括档案库房及内置的设施设备，是档案管理工作的平台和基础，没有这个平台和基础，档案就无法存放，更谈不上保护和管理。所以要做好社保档案工作，就不能忽视档案设施设备建设。 第一，档案库房要合格。库房的面积不能太小，要能够容纳本单位全部档案，并留有一定的发展余地。库房选址尽量不靠近海边，也不要靠近工业区或高大建筑群。办公楼若是多层或高层，档案库房宜设在一层，但要适当加高地面。 第二，档案库房要配置温度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器等达到防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠等“九防”要求的设施设备，以确保档案存放的完全和完整。 第三，要购置符合国家标准的档案橱、档案卷盒、卷皮等档案专用装具。 第四，要设置能满足查阅和办公需要的阅览室和办公室，也就是要做到办公室、阅览室、库房“三分开。” 第五，要配备计算机、扫描仪、光盘刻录机和复印机等现代办公设备，将档案管理现代化纳入单位办公自动化程序，与单位管理现代化同步发展。 当前，我国正在经历一场从传统档案管理到现代化档案管理的变革，这个过程是复杂的、深刻的。传统的档案管理以收藏纸质档案为主要内容，而现代化档案管理则要朝着各种载体形式并存的方向发展，包括各种电子文件、光盘、多媒体、缩微载体及声像载体等。档案工作的现代化和信息化，要求加大对档案物质设施的投入，不断配备现代化的技术设备和手段，以满足现代化档案管理的需要。 4.强化档案利用服务意识 我们花费大量的人力、物力保存档案、管理档案，其目的就是利用档案为我们的工作、生活服务。档案利用服务工作开展得如何，能否及时、准确、系统地满足本单位及社会各界的利用要求，往往是衡量档案部门成绩大小的主要标准。要做好档案信息服务工作，关键是要牢固树立档案利用服务意识。 首先要明确服务方向和服务对象。服务方向从大的方面来说，是适应社会各方面对档案信息的利用需求，为物质生产、精神文明、政治建设和社会发展服务。至于社保档案室的服务对象，目前主要是社保机构的领导、专业技术人员及各业务科室，主要围绕本单位的主要职能任务和中心工作开展档案信息服务活动。随着政府信息公开制度的实施，档案室也要面向社保机构以外的人员和单位提供利用服务。 其次要坚定服务思想。档案工作是一项默默无闻的工作，即使工作做得好，有成绩，也不易被社会所关注。所以要做好档案服务工作，无论是档案室领导还是普通档案工作者，都必须加强职业道德修养，培养甘为人梯、热心服务、愿为他人做嫁衣的精神，千方百计地为本单位及社会各界提供优质服务，使档案信息服务工作始终处于最佳状态。 再次要处理好利用与保密、利用与保护的关系。利用和保密是矛盾的统一体，档案要利用，否则就不必保存；档案内有机密，不能随便借阅。利用和保密都要遵循的原则是：要对党和国家及社会有利而不是有害。当然，档案保密有一定的范围，不是所有档案，对任何人都保密；档案保密有一定的期限，超过期限就不成为密，甚至可以开放利用。哪些档案可以提供利用，哪些档案需要保密或控制使用，何时可以降密、解密，这些都要根据《档案法》和《保密法》等法律法规来妥善处理。利用和保护也是辩证统一的关系，保存档案的目的是为了利用档案，而保护档案的安全，维护历史真迹，最大限度地延长档案寿命，是为了更长久、更广泛、更有效地利用档案。既不可片面强调保护而影响提供利用，也不可只顾一时利用方便而忽视档案的安全。社保档案工作者要坚持以人为本，进一步强化服务意识，根据社保档案工作出现的新形势，不断改进思想作风、工作作风，不断提高工作效率、服务质量，把社保业务档案利用服务工作推进到一个新水平。 |
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