| 标题 | 企业档案管理常见问题及对策 |
| 范文 | 陶翔翔 摘要：档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，是企业知识资产和信息的重要组成部分，是企业管理的基础工作。同时，档案资料的及时收集、整理和利用，对于防控企业经营风险，有效维护企业利益，维护知识产权，都具有十分重要的作用。 关键词： 档案管理 知识资产 上岗资质 信息化 随着社会经济和科学技术的发展，在档案资料收集范围、划分标准、甄别鉴定、存储技术等方面，都对档案管理提出了不少新的课题。档案管理应有新观念、新体制、新的管理制度，才能适应现代企业发展的需要。笔者所在单位为一家大型施工企业，具有五项施工总承包一级、九项专业承包一级资质，下辖十余个全资、控股和参股公司，每年工程项目约二百余项，业务涉及房屋建筑、冶金冶炼、机电设备安装、市政、钢结构制作与安装等等，档案管理可以说是内容众多而繁杂、责任光荣而艰巨。如何让公司档案管理人员在总公司的业务指导下把档案管理工作做实做细、使之达到规范要求，是摆在笔者面前的一个艰巨课题。本人结合实际工作谈谈企业档案管理的一些看法和体会。 1.企业档案管理存在的问题 1.1档案工作的重视程度不够 企业的档案工作也面临着一个与时俱进的问题。随着市场经济的发展和完善，企业在不断变革的过程中，各级领导普遍只重视直观的经济效益，着重于生产经营部门或机构的工作，而档案管理由于其处于辅助性、间接性地位，因而忽略了文件资料的收集、归档、利用工作。加之个别领导缺乏长远考虑，随意安排人员从事档案管理。伴随着企业人员的流动性大、更换频繁，如交接双方没有明确责任，无法保证档案交接工作按照规定办理，就会出现文件资料流失的现象，尤其是一些重要人事变动、工程技术资料一旦流失，很难采取补救措施。 1.2档案管理人员的业务素质不适应现代企业的需要 不少企业的档案管理人员都是兼职，上岗人员没有经过专业培训并取得上岗资质，不具备档案方面的专业知识，导致其素质不能适应企业档案工作的需要。没有专职档案员，就容易造成档案资料的分散保存，因此就会导致档案的严重缺失。从一些基层单位的抽查情况看，个别单位档案管理人员只是对档案进行了收集归拢，有用、无用的全部装订在一起，而对档案类型、资料鉴别、保存年限没有进行系统划分，因此档案管理水平千差万别。档案管理是一项涉及面非常广泛的工作，档案工作人员不仅要掌握本专业理论，还要熟悉与其相关的专业知识。 1.3企业档案的核心发生变质 现行不少企业档案就是以文件为主，忽略了影响企业发展、决定企业命运的那些“主体”档案，比如说在施工企业里，作为“主体”档案的工程资料往往存在缺失现象，在其产生的过程中就不够重视，一是没有专人对相关资料进行有目的有意识的收集整理，二是个别工程技术人员不熟悉工程技术档案资料整理规范，现场一些重要技术交底、变更签证未能纳入归档范围，导致最后归档的资料不齐全，甚至重要的竣工资料也会出现丢失。近年来，我公司发生多起结算纠纷，都因为我方结算资料缺失而十分被动。 1.4档案信息化发展缓慢 在不断发展的信息化和网络化的时代，档案信息化却被遗忘在某个角落里。信息资源的利用和开发是一个企业生存、增强竞争力，在竞争中立于不败之地的重要保证，企业档案信息化处于一个推广时期，有些企业还没有实施，大多数企业也只停留在检索目录的层次上。 2.加强档案管理的应对措施 2.1加强组织建设、制度建设，强化法制意识 组织建设是建立健全档案工作的基础和前提。首先要建立企业档案工作组织体系，包括组织领导、机构设置、人员配备和工作网络。其次要落实各级领导档案工作责任制，建立一支训练有素的专兼职档案人员队伍。 制度建设是做好企业档案工作的保证。企业必须要建立一个企业档案工作规章、管理制度、业务规范标准的制度体系。 树立法制意识，是做好企业档案工作的基础。企业要提高对《档案法》等国家法律法规的认识，明确执法的严肃性，杜绝档案工作可有可无等错误思想。 2.2提高档案工作人员的业务素质 企业应保持档案人员相对稳定，有利于档案工作的稳定、持续发展。企业还要选送档案人员参加专业知识培训，提高人员业务素质，稳定专业队伍，加强企业档案管理工作。 2.3抓好企业的“主体”档案 “主体”档案是企业档案的核心，抓好其他档案的同时，着重抓好企业的“主体”档案，特别是做好科技档案的收集、整理与归档，保证企业档案的完整性。 2.4加强企业档案信息化建设，建立高效的档案管理系统 档案信息化是企业档案工作适应企业信息化发展需要的必然要求，切实予以重视和推进。档案管理系统软件是实现管理信息化的必要工具。建立档案管理系统，不仅能够为企业提供咨询服务，而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用。 总之，企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。做好档案工作对企业的发展具有很重要的作用，所以企业必须重视档案管理工作，加强制度建设，提高人员业务素质，稳定档案人员队伍，管好、用好档案，为企业生产经营服务，才会促进档案工作迅速的发展。 参考文献： [1]邓邵兴.档案管理学，中国人民大学出版社 [2]董永昌.电子文件与档案管理，百家出版社 [3]李华伟等著.知识管理的理论与实践，华艺出版社，2002 |
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