| 标题 | 试论制度分析视角下档案管理的变革 |
| 范文 | 陈永斌 摘要：档案管理模式的革新是社会发展的必然趋势，对于革新的内容与外延，有不同的认识与理解。为了探讨革新的实质与方式，结合增量改革与存量改革的经济理论基础，对档案制度革新、数字化变革、技术设备更新等层面进行剖析，是一种较为独特的视角与方法。 关键词：制度 档案管理 改革 数字化 信息技术的发展推动社会的进步，档案工作置于新的科技环境之下，特别是数字信息技术的出现，使“档案”一词有了更为丰富的内涵与外延，档案工作的管理对象不再限于纸质、实物等可视化物体，还包括有虚拟数字信息，这种根本性转变，为档案管理模式的革新作了前期的铺垫，同时，革新的方式是多维度多层面的，渗透到整个档案管理体系，包括制度变化、数字化变革、技术设备更新与安全管理革新等方面。本文试图以增量改革与存量改革作为理论基础，从经济制度分析视角，简析这种革新的实质与方式。 1.增量与存量改革的内涵 1.1增量改革 增量改革是指在现有体制不发生根本性转变的前提下，对新生事物采取新办法进行规管，在一定程度上弥补制度的缺失，避免新事物对制度真空的冲击。 1.2存量改革 存量改革是指现有体制在整体上是失效的前提下，通过对旧体制进行实质性改革最终实现制度创新，改革领域转移到存量部分。 本文将针对存量改革与增量改革的实质，以及两者与体制的相互关系进行分析，在制度建设、信息化建设、技术设备构建等方面分别展开论述。 2.制度革新 2.1增量完善体制 档案管理制度是一个宏观的体系，牵涉的层面范围比较宽广，在法律层面有《档案法》、《档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等由国家颁布的法令，以及地方性规范文件如《广东省档案管理条例》、《广州市档案管理规定》等，另外还包括企事业单位内部针对实际工作需要制定的部门规范，这些规章制度由上至下整体组合，形成了系统性很强的档案管理制度体系。体系本身是客观、完整、长期存在的一种稳定结构，这种稳固性正是增量改革产生的根本原因。譬如：“电子文件”作为新载体（新生事物）进入到档案实务流程时，制度体系自身对于新生物没有相应的监督，缺乏有效约束依据，势必会带来一定程度的抵御式应激反应（譬如不接纳、不承认等消极办法）。为了缓和冲击与抵御式反应对整个体系的影响，制度订立者会采取“帕累托优化”（在没有使任何人境况变坏的前提下，使得至少一个人变得更好）策略，即增量改革的办法，引入能束缚新事物的机制，如国家档案局制定的《电子文件归档与管理规范》与地方制定的《广东省电子文件归档管理办法》作为补充法例融合到法律体制中，这样，在保持原有制度体系整体有效的前提下，可以减少了施行的阻力，保障新事物顺利进入行业，对原有利益主体作出适当妥协，在维护格局不改变情况下，使改革得到大步推进。 2.2存量重组体制 如上文所述的，第一阶段（增量部分）改革成效得到快速推广，当增量渗入扩大到一定程度，原来的存量比重会相对地缩小，尽管改革依然进行，但整体格局已经发生根本性改变，改革领域转入到第二阶段，即存量部分。当改革进入存量阶段，改革的性质决定了利益格局的重新划分，这时并不能保证原有得益方利益不受到损害。从过程理论角度分析，存量改革是整个改革的最终目标，增量改革只是过渡性或者是补充性的阶段措施。由于牵涉整体格局的根本性改变，前期改革的红利已经消耗殆尽，增量改革再不能保证双赢的局面，从而引起得益方与受损方之间的角力，因此改革推进过程会存在一定困难。比如《中华人民共和国档案法》是1987年9月5日经第六届全国人大会议通过的，并在实施8年后于1996年7月5日经八届全国人大会议作出修正，作为档案法律体系存量部分的重要组成，《档案法》的修正必然是牵一发动全身的事情。 目前档案工作出现很多新的情况，如档案管理对象的变化、法制建设的加快、信息技术的应用、档案资源的开放利用、安全环境的改变等，面对这些挑战，《档案法》与档案工作任务不相适应的问题日益明显，迫切需要再次予以修正。基于此，国家档案局于2007年正式启动《档案法》修改调研工作，并下发征求意见的书面通知，调研工作历时近8年，新修正案仍没有颁布实施。表明，尽管改革作为提升整体有效性的根本性措施，但是一旦触动存量部分就会面临阻力，影响改革进程的推进，这是改革的难点与重点所在，对法令制定者如何驾驭全局是一种很大的考验。 3.数字化革新 在档案信息化建设中，存量改革与增量改革较为常见的表现形式是纸质档案的“存量数字化”与电子文件的“增量电子化”，笔者认为，这种举措可理解为处理档案数字信息流的一种补全机制。 增量电子化。增量是指在电子政务、电子商务等信息化环境中直接形成的电子文件，在保证真实性、完整性、有效性前提下，采取必要的措施，对电子文件及其元素据进行妥善收集与管理，使之成为档案工作的对象。在档案实务中，电子文件的产生对于传统的管理理论带来挑战，管理要面临新的信息形态（新生事物），必须运用新的策略措施进行应对，如国家档案局制定的《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与管理规范》等条例，避免电子文件管理上的真空，及其对原有体制带来的负面影响，这是增量改革的显在成效。此外，增量电子化并不意味着对于新增电子文件的简单归档，要依据电子文件特有的数字信息属性，制定可以承担监督职责的策略。“元数据”就是作为监督策略的一种方式，它是对信息对象结构化的编码式描述，描述信息对象本身与信息对象有关的特征数据，实时记录电子文件从产生到归档整个生命周期的全部信息，反映电子文件的原始状态，是保护电子文件真实、完整与有效的重要工具。正因为“元素据”的独特优势，增量电子化过程，元素据将作为电子文件的伴生物同时成为档案管理的对象，进入到档案工作环节。 存量数字化。存量数字化是指利用扫描、拍摄等计算机信息手段把传统的纸质档案转换为数字信息，形成电子文件的过程。这里说的存量是指已作归档处理的纸质文件。纸质文件经数字化处理后，原有状态依然保留下来，数字化形成的电子文件作为纸质的补充部分，同时划入档案管理范围。笔者认为，存量数字化亦可以这样理解，随着信息化技术高速发展，电子文件数量呈现几何级的增长，档案收集与保管的压力日益突出，而库存纸质档案的数量相对地缩小，增量改革累积到一定程度会促使存量改革，体系本身已经发生根本性变化。这里的存量改革与上述提到的制度改革有所不同，得益方利益并未因为改革而受到损害，同时数字化后形成的电子文件更便于档案的检索、传递与利用，延长档案原件的寿命，保护档案实体免受损害，因此，存量数字化改革，是资源盘活的举措，不仅不损害原有利益，而且还实现了利益的累进与叠加。 4.技术设备革新 在技术设备革新方面，亦存在较为明显的增量与存量的变化关系。档案技术设备是档案工作与信息化建设的重要物质基础，在档案实务中发挥积极作用。科学技术的不断进步，促使档案信息化建设的协调发展与技术设备的同步更新，购置新设备与淘汰旧设备成为档案工作长期面对的基本问题，两者之间形成了一种增量（新设备）与存量（旧设备）的客观变化关系。这种变化不能简单地理解为物质的增多与减少，而应理解为一种渐进式的动态发展过程，只要整个社会科技环境处于向前发展的趋势，增、存量变化就会持续下去，更新与淘汰冲突将一直存在。因此，针对设备更新替代问题，档案部门需做好充分的调研与可行性分析，制定政策措施应具备前沿意识。 笔者认为，可采取“存量改造盘活，增量逐步更新”的办法推进这项工作，即淘汰的老旧设备（存量部分）要继续挖掘其内在价值，进行适当的技术改良，整合废弃资源，发挥使用效能，使经济效益最大化；而引进新设备（增量部分）要有战略眼光，着眼单位未来长远的发展规划，要优质配置，同时因地制宜，逐步推进，切勿激进与盲目跟风。“存量改造盘活，增量逐步更新”是存量改革与增量改革两者之间的平衡策略，能减少对原有体制的冲击，使改革得以延续开展。技术设备作为档案工作的基础物质，其变化必然会对原有档案工作流程产生一定影响，采取平衡策略能消减影响的负面效应，保护原有格局不受损的前提下，获得更多利益。 5.档案流程重组变革 流程再造即业务流程重组，是由美国哈默博士与其合作者于1993年（《再造企业》一书）提出的，是指原来传统的“修补”办法已经无法满足当前需求变化，必须对体系进行再思考与根本性变革，从而在成本、质量、服务等方面取得明显效益的改革，这是结合当时社会经济情况，针对企业经营活动变化提出的一个概念。该理论知识对于我们研究档案业务流程重组问题同样具有积极的参考价值。 档案管理过程从开始的文件收集到最后的档案利用、鉴定等环节，每个条块都牵涉了基本的信息流变动与走向，因此，档案业务流程重组变革的核心是信息流的重组与革新，其内涵可理解为：办公自动化环境、信息技术的介入等诸要素变化，迫使科技与业务操作者的结合，并重新设计信息流，利用信息技术协同发展机制，提高业务工作效率与整体效能，而非局部最优。应该说，这种变革的实质仍是“存量”的改革。大环境急剧变化的前提，“增量”的“修补”失去了满足现有利益的功能，客观条件促使流程走向一体化管理，通过理顺工作环节，转变管理方式（如单线性的“被动服务”转为多线性的“主动服务”），重组精简不必要步骤，去除重复低效业务模块，改善条块管理效能等方法，使流程改革与体系协调同步，形成工作开展规范、业务优化改进的新整体，同时引入用户需求等动态理念，因应调整组织机构来实施策略的变动，至此，“存量”部分发生根本性转变。由于“存量”变革会带来整个体系的应激反应，档案部门需制定相应效果评估与监督策略（可视为新的“增量”）对流程变革进行跟踪监测，即时分析，并依据分析结果做出科学合理的调整，实现以新的“增量改革”来制衡“存量改革”，作为辅助办法，推动“存量改革”的实施，减少制度冲击的破坏力，保证现有效益的延续。 6.小结 综上所言，本文以经济制度分析的视角，对当前档案管理模式的革新进行了简要的论述，试图用经济学的理论剖析革新的实质与方式，并提出个人的一些见解。经济理论的范畴非常宽广，存量改革与增量改革理论只是其中的组成部分，以此角度分析档案工作规律也是一种有效的探讨方法，期望这种尝试能加深人们对档案管理革新的认识与理解。 参考文献： [1] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006 [2] 赵军.“科研老板”现象：一个制度分析的视角[J].河北科技大学学报（社会科学版），2008.12：97-100 [3] 齐天峰.处理电子文件管理的措施[J].中国新技术新产品， 2011.6：240-241 [4] 刘娟.档案技术装备评价指标体系与评价方法[J].档案管理，2013.4：50 [5] 哈默等.再造企业[M].上海：上海译文出版社， 2007.1 |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。