| 标题 | 机关档案员配备之我见 |
| 范文 | 赵良 摘要：以编制事业单位档案管理导则为例，探讨研究如何加强事业单位档案管理，以便于更好开展加强事业单位工作。 关键词：技术档案 管理 服务 档案工作是机关、事业单位的一项基础管理工作承担着收集、保管档案提供档案信息，为机关、事业单位和社会服务的职能。档案工作既是提高工作效率和工作质量的必要条件，更是一项“保存历史、传承文明、鉴往知来、服务现实，惠及千秋万代”的经常性工作，做好档案工作对于促进我区科学发展、和谐发展具有重要意义。 1.加强机关档案工作 机关单位要切实将档案工作摆上重要位置，纳入年度目标任务，使档案工作与其它工作同步协调发展；要能领导分管档案工作，加强对档案工作的监督指导，是解决档案工作人员、经费、保管场所和设施设备等实际问题，为档案工作开展提供保障。各主管机关单位、各乡镇党委、各街道党工委在抓好本单位机关档案工作的同时，要建立分领导、党政办主任及相关部门负责人参加的档案工作领导小组，加大对本系统及所属单位档案工作的督查和业务指导力度。 2.建立机关档案工作网络 2.1设立档案工作机构 机关单位要按照集中统一管理的原则，并结合本单位实际需求建立综合档案室，要配备专职或兼职档案人员，并保持相对稳定，不宜过多兼职。新配备的档案人员，不具备档案专业知识的，须参加档案人员岗前培训，接受档案专业继续教育，系统学习掌握档案知识与技能，不断提高业务工作能力。 2.2健全档案工作网络 机关单位办公室具体负责本单位综合档案室的管理工作，其它各职能科室要指定专兼职档案人员，负责本科室各类档案材料收集、整理，定期向单位综合档案室移交，建立档案管理工作网络，综合档案室应加强与各科室的联系，加强档案业务监督指导，确保各科室形成的具有保存价值的文件、资料，特别是涉及民生的文件、资料要及时归档。 2.3规范档案管理，发挥效益 科学设置门类期限。反映机关职能活动的业务档案可分公务文书和常用文书，一般将其归入文书档案类进行细化划分；双重管理部门和部分专业性特别的职能部门，也可根据工作实际或上级业务部门有关规定，单独设置档案门类。强化安全集中保管。综合档案室负责对本级各职能工作业务档案实行科学、高效、安全、规范的管理。各职能部门借阅人应对借阅的业务档案承担保管和安全责任；对超长期限（一般在3个月以上）借阅的业务档案，其借阅部门的档案保管存放地点和装具应具备借阅档案安全保管的基本条件。规范查阅利用制度。制定灵活的查阅利用制度，一是各职能部门可根据工作实际需求，向综合档案室借阅利用业务档案，按规定办理相应借阅登记手续。二是各职能部门借阅本部门形成并移交综合档案室保管的业务档案，其借阅期限可根据各部门工作实际和平时利用需求，实行最长借阅期限不准超过3年的特殊借阅管理制度。 2.4强化监督，务求实效 开展日常督查。加强对本级机关档案管理网络人员和各职能部门业务档案管理的日常监督，定期组织网络人员进行档案业务培训和档案法制意识教育。实施年度考核。将业务档案集中统一管理列入年度工作目标责任制考核，考核内容突出业务档案的归档移交完成进度。加强行政执法。地方档案行政管理部门必须采取定期和不定期的执法检查，对拒不归档、不依法移交、不按时归还、档案遗失或损坏档案等违法案件，进行严肃查处。 3.健全机关档案工作制度 机关单位要把制度建设作为解决机关档案工作规范化建设的关键环节。要建立健全档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理制度，尤其要建立落实文件材料的归档制度、档案的移交接制度，明确单位文件材料的归档范围、归档时间和归档责任，及时做好档案的移交接工作；同时要建立档案人员岗位责任制及考核办法，确保档案工作有序开展。 3.1建立制度，严格手续 建立年度定期移交制度。由各部门兼职档案员负责收集、整理后，按年度在次年的3月底前移交给本单位综合档案室。 3.2完善人员离任移交制度 各部门人员离任前必须将经手借阅的业务档案和还未归档的当年文件材料一并向综合档案室移交。 3.3严格移交归档办理手续 交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续，综合档案室按规定出具相应移交清单（一式三份，移交人员一份，档案室留存一份，上报单位领导一份）。 3.4明确部门调整移交机制 当各机关内设职能部门合并、撤销或业务工作调整时，必须明确其原职能部门借阅的业务档案和还未归档移交的业务文件材料，要一并按规定移交综合档案室；对各临时内设机构撤销时，其形成的职能工作业务文件材料，必须按规定向综合档案室移交。综合档案室档案员要经常了解机关各职能部门业务文件材料的收集情况，及时向分管领导汇报业务档案管理状况，加强与网络人员的联系，并做好业务文件材料收集归档整理的业务指导。部门兼职档案员要切实承担起业务档案收集整理的工作职责，经常督促本部门人员做好经手的业务文件材料的收集整理和移交工作，并将本部门的业务文件材料按规定及时移交综合档案室。 4.加强机关档案规范化建设 4.1档案的整理与移交 机关要认真贯彻实施国家档案局第8号令精神，拟定出本单位《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，并按照本机关单位档案归档范围及时做好单位工作活动中形成的各类（包括党、政工、团等各项职能活动）和各种载体（包括录音、录像、照片、光盘等）文件材料的收集工作；要高度重视各种专项业务档案收集、整理和保管工作，将本单位在专项业务活动中所形成的专门档案，如人事档案、财会档案、工程建设档案、低保档案、土地管理档案、房产档案、车辆管理档案、土地承包档案、退耕还林档案、农业产业化档案、案件档案等专项业务档案纳入单位档案工作整体，统一领导，统一制度，统一保管；各类档案收集工作要实行分工负责，责任到人，对于开展重大政治经济活动、突发重大事件、建设大型工程项目，在活动前要安排专人负责做好文件材料收集工作；在机构撤并和人员调动时，尤其要注意做好档案资料收集、整理、移交工作，工作任务未完成前相关人员一律不准离岗；坚决杜绝任何人以任何借口将职务活动档案资料据为己有，确保应归档文件完整齐全；要对各类文件材料进行分类整理，党政文书档案要按国家档案局颁布的《归档文件整理规则》整理，各种业务档案按行业标准和有关规定随办随归；专项活动材料在活动结束后应及时整理，向综合档案室及时移交。应按照上述要求，每年上半年对本单位文件材料归档情况进行一次检查，及时清理积存文件。 4.2档案的信息化建设 有条件的机关单位综合档案室应配备专用电脑，并安装档案管理软件，逐步建立室藏档案案卷和文件目录数据库，要按照国家相关规定，逐步规范电子文件归档管理。 4.3档案的保管与利用 各机关单位要认真做好档案利用工作，积极主动地为本机关领导决策、各项业务工作开展提供主动服务；要按照“八防”要求，认真做好档案安全保管工作。具备条件的单位要安排合适的场所作为档案专用保管库房，配置满足档案工作需要的铁质档案柜，配备灭火器、空调、除湿机等必备的档案保护设施；要增强档案安全防范责任意识，确保档案资源实体的安全。 根据《中华人民共和国档案法》规定，区档案局依法履行对区属各机关单位档案工作的监督指导职能，每年组织开展一次档案行政执法检查，对照《区机关档案工作规范化建设标准》进行评议打分，并将检查结果进行通报。 |
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