标题 | 考勤系统和RFID门禁系统在人事管理中的应用 |
范文 | 满祎 摘要:近年来随着无线射频辨识系统(Radio Frequency Identification, RFID)技术的逐渐成熟,许多采用RFID特性所产生的运用领域也随之而兴起,例如:交通运输监控、仓库管理、门禁管理、邮件货柜追踪管理、票务系统、电子货币等,都有相当程度的发展与规模。本文运用RFID系统能够正确、快速地辨识与记录单位员工到勤记录的特性,结合“人事考勤系统”与“RFID门禁管制系统”这两个系统,能够快速提高单位员工的考勤效率。 关键词:无线射频辨识 门禁管理 人事考勤 1.概述 近年来随着无线射频辨识系统(Radio Frequency Identification, RFID)技术的逐渐成熟,许多采用RFID特性所产生的运用领域也随之而兴起,例如:交通运输监控、仓库管理、门禁管理、邮件货柜追踪管理、票务系统、电子货币等,都有相当程度的发展与规模。因为RFID具有自动辨识、认证、定位、防伪、重复纪录及无线讯息交换等特性,其丰富的功能与多元化适用性,被全球权威分析机构“Gartner Group”喻为二十一世纪的十大技术之一。 所谓RFID射频辨识是一种以RF无线电波辨识物体的自动识别技术,其操作原理是运用读取器(Reader)来读取植入或贴在物件上的标签(Tag),以进行无线辨识及读取工作。RFID并非一项新的技术,早在第二次世界大战的时候,英国的空军便在战机上装设无线识别系统,以利于在战争时可以立即判断战机是否属于英军所有。 随着Internet和IC技术的迅速发展,现代化的管理方式将原本人工的工作方式转换成自动化的工作方式,从而提升了管理的效率。同样的,现在的人事管理也已经从以往传统的人工管理方式,融入信息化管理的概念,变化成自动化的人力资源管理方式。人力资源管理一词自1920年代开始,渐渐取代“人事管理”的名称,所谓“人力资源管理”(human resources management, HRM),是以科学的方法、透过计划、执行与评鉴的过程,将组织内之所有“人”的资源做最适当的保护、开发、维持与活用,来达到组织目标的过程。 随着信息科技的快速发展,越来越多的企业运用信息技术来协助提升管理效率,由于环境、科技及知识的快速变迁,使得以往静态性的“人事管理”观念,已被“人力资源管理”运作所取代,成为企业管理中相当重要的课题。其最主要的目的在于避免人力浪费,充分发挥人员潜力,有助于组织目标及个人生涯发展。综而言之,人力资源管理乃将人力视为组织资源,对组织人力资源作一系统的规划、管理,以求达成组织目的。 2.现状及发展 就目前大多数服务类的机构而言,近年来人力不断精简且业务反而增加,很多工作已不再能以人力来执行,现在必须朝向科技化及专业化的方向来改善工作流程,才能有效满足工作的需求。一般机构以往的门禁都是由安全人员担任,采用人力检查及电动门的拦阻方式;然而随着人力的精简,安全人员必须增加值班时间,导致人员容易疲劳,从而发生许多因值班疏忽而遭破坏的情况。大部分企业或工厂门口的门禁检查工作多为安全人员的职责,但容易因上、下班人潮较多时,发生盘查的疏忽,导致无法落实门禁安全。 在人事考勤管理方面,现今最常使用的考勤方式可分为打卡、条形码刷卡及感应式门禁。以打卡为例,最常发生的漏洞就是代打卡的情况,造成无法正确认定个人的出勤时间,进而变成考核不实。条形码刷卡或许可以解决代打卡的情况发生,但却会发生因上、下班人潮造成刷卡拥塞,或卡片使用过久以致损坏,无法正常过卡的缺失,甚至无法避免伪造卡的产生。而感应式门禁系统,使用者须要使用感应卡片以接近感应器约10公分的位置处开启门禁。此类门禁系统大都采用高频磁场耦合系统(13.56MHz),其感应距离仅限于10公分以内,持卡者须近距离接近感应器才能获得较佳的感应效果;因此,对于乘坐车辆者或行动障碍者较为不便。且此类的门禁系统多为单纯的门禁开关功能,缺少与后台的信息系统连线自动记录门禁信息的功能,其功能仅限于门禁关闭,并无考勤信息管理的功能。 由于RFID系统能够正确、有效地实时记录人员的考勤信息,因此系统可以利用RFID可读写及辨识员工证件标签(Tag)的能力,实时将员工的考勤资料回传并记录至后台数据库内。管理人员可以透过RFID系统实时监控所有人员的行动与工作状态,甚至可以根据每个员工的职责划分其活动范围与可通过的门禁系统,以便于工作场所的安全管理。在人事管理方面,系统可以将传统的人员识别证结合RFID技术建立统一非接触式的识别证,使现有证件资料电子化,有效地提升了人事管理制度的效率;并根据记录在后台的资料,了解人员的出勤状况,作为人事考勤的依据。管理者透过人事考勤系统界面获取后台数据库内的出勤纪录,进而得知人员的出勤状况,因此可以用来改善无法实时掌握出缺勤信息的缺点,并了解员工上班的动态,进而改善人员出勤、考勤管理的效率。 3.系统效益分析 以往企业在人事管理工作上,主要是将信息科技用于计算员工薪酬,减少时间及错误,所以多半仅引进人事薪资系统。传统的人事管理特点包含:自主权不够,忽视个人目标;管理的内容单一;而现代的人力资源管理则包含:具战略性;更着眼于未来;具系统性等特点。从传统到现代的转换可以看出,如果能更善用信息科技,不仅可将人事信息更完整的呈现,甚至对于招聘任用、考核绩效、训练发展等工作予以信息化与最佳化。人事考勤管理是人事管理的重要组成部分,透过考勤管理使每一名员工得到纪律约束,进而增强自觉性及责任感,提高工作效率,使单位形成良好的工作秩序和工作氛围,促进单位的发展,同时它也是考核员工工作绩效及奖惩工作的重要依据。 企业员工进出大门的管制工作如果由安全人员目视检查,每人约需花费时间为10秒,系统实施后,在出、入车道进出口前地下埋设感应线圈,一旦持RFID车证人员经过时,可立即驱动传感器读取RFID车证并验证车证,接着决定是否开启栅栏机,以达到自动的门禁管理。此过程每人需花费时间约1秒,是原有人工认证工作效率的十倍。 人事管理子系统提供用户简单且快速的查询功能,改变翻阅纸本及询问人事人员所需耗费的时间。加班及请假申请以透过网页的界面操作,减少纸张的浪费及公文的往返时间。以往的申请工作,就算是个人亲自送件,扣除掉主管不在等因素,往往需几个小时的时间,但以网页的工作方式,只需30分钟的时间就能完成,增加8倍的效率。另外后续的查询及管理,以传统翻阅纸本的方式,查询一笔资料可能须花费1小时,使用系统的查询功能,甚至仅须10分钟,其效率却增加了6倍。对于人事工作人员最困扰及最难掌握的工作,无非是每日到勤人员的统计。以往的工作通常须等上班后,汇总各个部门的打卡情况,再以人工计算当日各部门出勤人数,此工作往往得耗费4小时的时间,却还不能保证是正确的资料。利用系统提供简易的到勤统计,只需选择当日的日期,查询RFID门禁所纪录的员工进出时间,快速回传至到勤统计,只需一个按键约10秒就能立即完成计算,就算再加上后续的行政处理工作,最多花费30分钟,但效率却增加了8倍,此外,出勤人数的正确率却能达到100%。在人事考勤方面,以往考勤工作多为年度工作,主管人员于评比考绩时,大多凭的是个人印象及主观的意见,往往使人质疑考绩的公平及公正性。系统的考勤依据来源是以旷工及到勤做为扣分基准,设计月考核表,提供部门主管于平时即能将该员工的特殊表现予以注记,做为主管加、扣分的依据,再于年度结束后汇整12个月的分数,转换为年考核。以往考绩工作往住须花费1个月(22天/月x8小时/天=176小时/月)的时间,如以系统的工作方式,部门主管对于受评人有特殊表现时,仅需花费1小时予以记录,另每月只需花费1小时对受评人实施考核,就能立即且确实的完成月考核,相较于传统方式快上89倍。 4.结语 此系统先透过“RFID门禁管制系统”实时将员工到勤资料回传并记录至后端数据库内;接着,由“人事考勤系统”处理员工所持RFID通行证进出门禁时所产生的时间纪录,建立个人出勤资料,作为后续人事考勤的依据,达到更有效率的人事考勤管理流程。“人事考勤系统”包括:“人事管理子系统”及“考勤管理子系统”二个子系统。本系统采用Web的操作界面,提供容易且便利的操作环境,并使例行的人事工作减少纸本及公文的往返时间,大幅增进人事考勤管理的效率。另由于本系统结合既有的“RFID门禁管理系统”RFID员工通行证,借由员工进出单位门禁时所产生之时间纪录,做为个人出勤考核的依据,可有效降低考核不实的疑虑,并增加考勤工作的公平性。其次,透过信息化的人事考勤的工作方式,可提供考核人员客观的考核依据,进而提升考核工作的透明度,并减少受考核人员的疑虑。门禁系统结合RFID的优势,在于其能够迅速辨识员工身份的优点,以及能够利用网络,实时将资料回传并记录至后台数据库内,并透过人事考勤系统界面获取后台数据库内的出勤纪录,进而得知人员的出勤状况,因此可以用来改善无法实时掌握出、缺勤信息的缺点,并了解员工上班的动态,进而改善传统的人事考勤管理在工作效率上的不足。 参考文献: [1]赵曙明. 人力资源管理研究[M].北京:中国人民大学出版社,2001.56-69.247-258. [2]李佑颐,赵曙明,刘洪.人力资源管理述评[J].南京大学学报(哲学.人文科学.社会科 学),2001,(04):130-133.doi:10.3969/j.issn.1007-7278.2001.04.016. [3]张弘,赵曙明. 人力资源管理理论辨析[J].中国人力资源开发,2003,(01):9-13. [4]刘树奎.论组织变革中的人力资源管理[J].管理观察,2008,(09). [5]张涛.医院考勤软件与通用考勤软件的区别[J].中国信息界-e医疗,2013,(3). |
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