| 标题 | 精细化管理在办公室接待工作中的应用 |
| 范文 | 范润君 摘要：办公室作为一个单位的综合管理部门，对企业的管理工作具有重要意义。接待工作作为办公室中的基础工作，重点在于在精益求精的条件下，努力做好每一个细节工作，这不仅展现了一个单位办公室的协调能力，还凸显了单位的管理质量。因此，本文就精细化管理在办公室接待工作中的应用进行了分析与研究，并提出建议。 关键词：精细化 管理 办公室 接待工作 办公室处在单位的核心地位，一个综合的管理部门，不仅要协调好上下级关系，还要为企业联系里外、沟通左右。办公室接待工作作为办公室管理工作中的核心工作，既与企业的整体形象有关，还是办公室接待人员素质的一种表现形式，更是体现一个单位管理质量的途径。因此，办公室接待工作一定要精益求精，努力做好为一个工作细节。精细化管理是基于企业利益的前提下，以精细、严谨、规范、科学的管理方法，尽力完善企业人员组织、规范内部管理，从而实现企业经济效益最大化，这与办公室接待工作的要求是吻合的。通过精细化管理后，不仅能够强化工作人员的精细化意识，还能将其转化为一种管理机制，从而帮助企业树立良好的社会形象。 一、办公室接待工作运用精细化管理的重要性 精细化管理理念与办公室接待工作的要求是相符合的。办公室作为企业的综合管理部门，对企业管理工作起到重要作用，主要体现在综合考核、文秘机制以及工作事务等方面，能够协调好各方关系，是企业中的一个重要工作环节。此外，办公室接待工作与企业的社会形象息息相关，对企业对外的声誉具有较大的影响力。办公室接待工作者一定要秉持精益求精的工作态度，力求做好工作中的每一项细节，使接待工作趋向完美，最大限度地降低工作失误率，这些工作特点都决定了精细化管理应用的必然性。办公室接待工作中应用精细化管理，对每一个工作人员都提出了更高的要求，要求工作中的每一项工作环节精细化、严谨化、具体化，有机地将精细化管理理念转化为管理机制，通过不断的探索与研究，强化工作人员的精细化意识，将接待工作做得更好，更完美。 二、精细化管理在办公室接待工作中的应用 （一）强化工作人员精细化意识 首先，强化工作人员的责任意识。办公室接待工作量较大，很多工作比较细化，这就要求工作人员具备较高的责任意识，努力将每一项细节工作做好最好，全身心投入到工作中，力求保证工作质量，做好接待中的每一项工作，力求完美，降低工作失误率，向“零失误”发展，勇于承担工作中的失误，从而不断改进并完善工作质量。 其次，强化工作人员的服务意识。服务意识是保证办公室接待工作质量的关键环节，俗话说“眼睛是心灵的窗户”，接待工作就是企业的“眼睛”，在接待过程中，接待礼仪是肯定会用到的。从某种意义上而言，运用好接待礼仪能够促进企业整体形象提升。因此，接待人员一定要具备丰富的礼仪知识，通过无声的肢体语言向客户传达企业对其的尊敬与重视，而且还要具备较强的协调能力、心理素质，避免接待重要客户时出现紧张或因工作量多造成心浮气躁的情绪发生，这些要求都决定了工作人员具备服务意识的必然性，只有认真接待每一位客户，才能完善接待工作的质量。 最后，强化工作人员的创新意识。要想保证接待工作的顺利开展，工作人员必须具备创新意识，当接待工作进行到中间阶段时，一般就会造成接待工作的过于形式、呆板无趣、缺乏新意。但是在实际工作中，根据不同的接待对象、不同的接待要求，灵活采取不同的接待方式，从而防止工作僵硬化。此外，能够及时地发现接待工作中的不足之处，并运用新的工作方式、工作作风去改进并完善，在细节工作上进行升级创新，使接待工作能够发挥应有的职能作用。 （二）将接待工作中的精细化管理转化为一种管理机制 要想使精细化管理理念在办公室接待工作中发挥更大的功效，这就要求我们将精细化管理理念转化为一套完善的管理机制。将每一个岗位职责权限范围、工作内容、工作要求及能力要求进行明确的划分，从而实现岗位职责清晰化、具体化、明确化。借助系统健全的管理机制，能够使工作人员熟悉每一项接待工作中的具体流程，从而提升接待工作的工作效率。此外，要求工作人员将“零失误”当作接待工作的终极目标，通过不断的探索与实践，力臻完美，将接待工作逐步升级为一门艺术，将每一项工作都做到最好，将失误率降到最低，最终实现零失误的目标。 另一方面，接待部门与其他部门应协调好关系，加强沟通交流，不断完善接待中的各项工作，防止错误率的发生。在实际工作中，实施完善的员工激励制约机制，制定系统健全的绩效考核方法体系，激发工作人员的竞争意识，给工作人员提供良好的工作环境，从而形成良好的竞争氛围。此外，绩效考核中将工作细节化、具体化、数字化，将考核标准运用到每一个工作人员上，这样就能最大限度地调动工作人员的工作过热情。总而言之，在办公室中应用精细化管理机制，根据工作中的精细化管理经验，从而形成精细化管理机制，进一步提升工作人员的工作技能，促进工作效率、工作水平的提升。 三、精细化管理在接待工作中的具体应用事项 俗话说“细节决定成败”，在接待工作中，一定要做好充分的准备工作，将每一个工作细节都考虑到，强化精细化意识，微笑服务、用心服务，将接待工作规范化、有序化、合理化，满足每一位客户的要求。在实际工作中，应重视以下几点： （一）做好接待前的准备工作，力求完美 在接待前，做好充分的准备工作，是保证接待工作顺利进行的基础工作。首先，接到接待任务后，对接待对象的情况进行大致了解，与上级领导报备后，主动联系接待对象，使其感受我们的欢迎之情，接来下根据接待对象的性别、人数、身份等，做好充分的安排工作，如接待对象的餐饮、住宿、交通工具以及参观计划等;结合实际情况，制定出相应的精细化接待计划，认真细致的考虑到每一个对象，将接待工作具体到个人，确定接待方案，落实个人工作职责、工作内容、工作方式。其次，协调好各接待环节的工作，保证接待中不出现低级性错误，制定好接待计划书后，先递交给上级领导审核合格后，及时的通知到各接待人员，清晰的高职每一个接待人员的工作任务、工作职责与工作要求。最后，在设计接待工作流程时，一定要综合多方面因素考虑，将每一项具体工作落实到个人，要求他们微笑服务、用心服务、热情服务。 （二）在接待过程中热情、细致 在实际接待工作中，更要注重工作的细节，力求完美，将各接待人员的接待工作协调好，实现精细化管理。 迎接来访者，主动介绍。在接待每一位来访者时，我们都要尽好地主之谊，结合每一位来访者的实际需求，凡事站在他们的角度上去思考问题，用心服务，替他们安排一切活动事项。此外，在迎接时，要考虑到来访者的身份、地位，选择不同等级的车辆、接待人员进行迎接，并且接待人员需要提前到达接待地点，千万不能让来访者等候，充分表示诚意与礼貌。接到来访者后，大致的向客人介绍以下接待的安排事项或游玩地点，使来访者能够有一定的心理准备，假设有拿不准客人喜好时，应事先询问。在整个迎接过程中，一定要运用好礼仪知识。 食宿安排，合理妥善。在安排好住宿后，我们一定要将房间号、就餐安排以及作息时间及时告知来访者。此外，餐饮方面，要讲究卫生，符合来访者饮食口味，还可顺便将地方特色菜介绍给来访者，使其感受当地的风土人情，根据来访者的身份、地位安排不同的就餐席位，为来访者提供一个良好的就餐环境，通过食宿的安排中，感受到接待人员的用心与热情。 精心准备，送行仪式。接待工作讲究善始善终，保证来访者对接待全过程都满意。当来访结束后，应事前安排送行车辆，并指派司机提前等候。尤其是上车前，充分展示送行礼仪，与来访者微笑挥手道别，并说一些“一路顺风，欢迎下次来访”等话语。 （三）及时、全面的做好工作总结 在接待完毕后，要对此次的接待工作及时进行全面的总结工作。这不仅有助于我们及时发现接待工作中的不完善的地方，对工作进行反思，并在下一次接待中防止此类事件的发生，还凸显了精细化管理的优势。只有在接待工作后及时、全面的进行工作总结，才能保证接待工作一次比一次完善，进一步提升接待工作的质量与效率。 四、结语 综上所述，在办公室接待工作中应用精细化管理，不仅能够提升工作人员的工作效率、接待服务质量，还能革新办公室接待工作管理模式。因此，将精细化管理理念、管理技能灌输到每一个工作人员中，将其贯彻到接待工作的全过程，强化工作人员的精细化意识，努力做好接待工作中的各个细节，尽量降低工作中的失误，从而提升企业办公室的接待工作的服务质量，充分发挥接待工作的职能作用，使其为企业做出更大的贡献。 参考文献： [1] 肖慧敏.论精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].商业经济，2013，04： 29-30+110. [2] 杨舸，丁军亮，房剑锋.办公室接待工作中精细化管理的应用[J].办公室业务，2013，07： 8. [3] 马彬. 我谈办公室接待工作中的精细化管理[J].办公室业务，2013，11： 3+5. [4] 周正，刘山，刘波.精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].秘书之友，2011，08： 13-14. [5] 邱烨.精细化管理在后勤管理工作中的应用[J].科技致富向导，2013，24：94. [6] 高霞.精细化管理在辅导员工作中的应用[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2015，01： 42-43. |
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