| 标题 | OA办公系统在医院档案管理中的应用策略 |
| 范文 | 胡静 摘要：近年来，随着我国医改的深入进行，卫生医疗体制发生了很大变化，医疗卫生事业也逐步实现了标准化与规范化。目前医院使用的信息技术主要是OA办公自动化系统，它可以使医院内的所有员工通过网络实现互联，可以明显提升员工的工作效率。本文通过介绍OA办公系统的特点及重要性，指出了OA办公系统在医院档案管理中的具体应用策略。 关键词：医院 互联网 OA办公系统 档案管理 应用策略 中图分类号：G27 文献标识码：A 一、OA办公系统 日常工作中，我们最常接触的便是办公业务，而实现办公自动化并非简单的将计算机信息技术与办公作业进行结合，而是在实现办公现代化的基础上将计算机网络技术深入贯彻其中。在行政事业单位中，OA办公系统主要是在利用互联网技术的基础上，以计算及为核心，并利用各种现代化办公设备，广泛收集所有工作中的资源信息，并将其加工整理，确保工作人员可以更为便捷的使用这些信息。不同于以往传统低效的办公方式，这种办公系统可以大大提升工作效率，并作出科学合理的管理决策。 同时，OA办公系统主要具备以下四方面的特点，首先是操作比较简单，此系统主要利用网络管理具体的工作流程，且会建立内部的文档管理系统，可以有效控制系统内部的结构数据。医院档案管理人员只需要轻轻点击便可以成功登陆，并进行后续的操作。其次是使用成本较低，OA办公系统进一步简化了档案管理中的公文起草、阅读、审批等工作程序，且将文件以电子形式进行传递，实现了无纸化办公，且节约了医院的纸张与时间。再次是提升了办公效率，医院以往传统的档案管理中的文件传递都是利用人工进行，这种传递模式耗时较长，且上下级之间无法得到有效及时的沟通与交流，以致大大增加了文件丢失的可能性。而利用OA办公系统可以及时上传相关文件内容，简化了公文的处理程序，相关工作人员也可以针对工作现状及时给予相应意见。最后是责任更加明确，利用OA办公系统可以自动提示工作人员后续应进行的工作内容，确保管理者及时了解相关的工作内容，且系统也会详细记录工作的进展现状，可以详细了解工作人员的操作流程。 二、医院档案管理利用OA办公系统的意义 医院档案管理工作比较繁琐复杂，具备较多的细枝末节。而OA办公系统具有多种功能优势，将其应用至档案管理工作中可以提升工作效率。同时，还改变了以往传统的处理模式，也改变了医院管理人员的工作理念，可以实现档案管理的规范化、科学化、标准化。OA办公系统可以渗透至医院档案管理的各个环节，且可以保障每个环节都做到紧密连接，节省了管理时间，也满足了现代化的办公需求，而系统内部的各个部门也可以共同协作，实现了办公业务的自动化管理，降低了管理的成本费用。除此之外，利用OA办公系统也可以提升医院档案管理工作的精确度，避免发生不必要的错误，确保了医院管理工作的正常开展。 三、医院档案管理工作存在的问题 （一）不受重视 当前多数医院的管理者都比较重视医疗水平、医疗技术研究以及人才培养等工作，却忽视了档案管理工作。档案主要记录了医院过去的工作内容，可以帮助管理者回顾过去，并在此基础上进一步规划未来，具有十分重要的指导作用。但部分医院管理者却认为档案管理工作并不重要，甚至可有可无，工作中也缺乏应有的责任心，更不会规划其长期的发展方向。除此之外，在管理进程中，部分管理者甚至还因为粗心导致档案资料丢失，以致档案信息出现开发效率较低且利用率不高的现象，严重降低了档案管理的工作效率。 （二）管理制度不健全 目前，医院各个部门都具有适应本单位发展的医疗以及人事管理制度，但关于档案管理的制度条例却较少，也没有健全的考核制度。由于缺乏健全、科学的管理制度，以致档案管理人员并不重视医院的档案管理工作，也不能及时收集科室内的重要资料内容，即使收集后也不能及时将其交至专门的档案管理部门，导致档案收集率较低，且很多重要档案并未纳入科学的管理程序。这些都导致医院无法及时将档案应用至医疗管理以及科学研究等工作中，降低了医院的医疗水平。 （三）管理人员素质较低 日常工作中，医院更加重视医疗技术人员的培训工作，并花费大量资金为医生技术人员提供培训机会，但却并不重视档案管理人员的进一步学习与进修，以致管理人员无法及时掌握最先进的档案信息资源。也有部分医院的档案管理人员只是返聘员工或兼职人员，并未设立专门的管理人员，他们并不具备专业的档案管理知识，不但在时间、精力方面投入力度不够，并不了解档案的整理归档工作，无法做好档案管理工作，从而制约了医院档案管理水平的提升。 （四）现代化水平较低 随着科学技术的不断发展，计算机网络技术在医院管理中得到了更加广泛的应用，但在档案管理工作中却并未运用计算机技术，即使运用也仅仅是针对档案的检索程序，医院并未设立专门的档案管理网站系统，这些都不利于档案信息的进一步开发与利用。同时，部分医院甚至依然使用传统的手工操作方法，以致档案材料变脆、变黄，影响了档案的完整性与安全性。 四、OA办公系统在医院档案管理中的应用 （一）开发方式 OA办公系统的开发主要分为三种方式，即自主、联合以及第三方开发。由实际现状分析来看，显然自主开发的方式更加适合医院档案管理工作。自主开发可以根据医院现状自由设计需要的办公系统，可以确保档案管理人员快速熟悉操作。同时，与其他档案管理工作不同的是，医院的档案管理工作包括很多的病历档案资料，这些资料具备很高的应用价值，且对医患双方都具备较多的使用价值，为此在管理时应更加谨慎小心。除此之外，自主开发初期虽然会花费较多的成本费用，但由于其具备更好的适用性与灵活性，因而在后期维护时会节省很多开支，另外当前网上有很多免费的OA办公系统，医院完全可以利用自身技术自行开发利用。 （二）信息访问方式 与其他OA办公系统相似，医院档案管理使用的OA系统统一采用用户、浏览器、服务器的访问方式。用户可以在浏览器中输入IP地址访问服务器，而后在进行后续的查阅、打印等工作，后期服务器的管理人员还会定期维护服务器数据信息。 （三）平台架构 操作界面以及数据界面是平台的主要组成结构，其中操作界面还细分为用户使用的登录界面与常用的操作界面以及管理人员使用的操作界面。在档案管理界面中主要包括档案录入与管理两个系统，管理人员应人工录入医院的医疗现状、科研成果、预防保健、药品管理以及人事行政档案等内容，OA办公系统则主要对其进行移动、复制、删除以及修改等操作。另一种是数据界面结构，完成医院电子档案的存储与删除，其主要用来存储录入数据、删除数据等。 （四）OA平台系统集合 OA办公系统主要分为两部分，一是用户的登录管理系统，它主要负责管理用户的账号与授权，此处的用户既包括医院的档案管理人员也包括患者的家属，因而需要对其进行分类授权管理。而即使同为医院的管理人员，也应根据不同的分工进行分类授权，形成责任制约。二是用户的操作管理系统，主要由操作管理以及登录管理两部分组成，且其操作管理的内容由其授权内容决定。一般而言，普通的用户具有查阅、搜索、打印等权限，而高级的用户则还应增加导出、借阅等权限。 在管理层面，根据医院的档案的不同，主要分为以下几种OA办公系统平台，且系统平台内根据管理权限的不同为管理人员设定录入、查阅、打印、修改以及删除等功能。一是医院的文件管理系统，它主要负责整理医院的各种资料文件，并根据文件名、文件类别、文件发行时间以及签发人等标签进行分类管理；二是病历档案的管理系统，由于医院具有较多的病历资料，因而在管理方面可以根据患者姓名、性别、住院编号以及主治医师等标签设置相应的查阅功能，实现分类管理；三是教学档案管理系统，医院的医疗教学是提升医疗水平的关键因素，为此也应严格管理。可以根据学历设置标签，比如分为专科、本科、硕士以及博士等，也可以根据工作形式进行标签，比如医生、护士等，同时，一级标签下还应该根据工作实际情况设立更多的明细标签；四是人事档案的管理系统，可以根据工作人员的姓名、性别、身份证号等进行标签设置，且系统内还应包括个人的档案信息、职称评定以及医疗研究成果等内容。搜索时可以根据不同情况进行分类显示，也可以显示全部内容；五是硬件设备的管理系统，主要负责管理医院内部的医疗设施、基础设备等，可以根据设备、医疗器械等进行标签分类，并设置种类等二级科目；六是财务档案管理系统，此系统可以与医院的财务部门实现连接，并设立专门的OA管理平台系统，当然如果医院没有更多的功能需求，也可以不设立此系统，而只是设置简单的查阅等功能。 参考文献： [1] 程志伟.浅谈OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用（优先出版）[J].电子测试，2014（12）. [2] 王春香，黄汉琴，郭冠南，等.基于OA模式下的医院档案管理信息系统构想与实施[J].基层医学论坛，2016（05）. [3] 陈爱芬，邱艳，陈君.协同办公OA在医院信息化管理中的应用[J].中医药管理杂志，2012（08）. [4] 高子昂，白锦桦.浅谈医院医德医风档案管理系统的设计与应用[J].档案天地，2016（04）. [5] 李娣.医院档案管理中权变管理理论的应用探析[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2015（11）. |
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