| 标题 | 高职院校档案管理的难点和对策 |
| 范文 | 农桂山 【摘 要】 档案管理工作是高职院校各项教育活动的基石，档案能够全方位地反映高职院校的办学情况，为高职院校的教育教学活动提供信息依据。然而，当前的高职院校档案管理工作存在着一定的问题，需要加以改进。 【关键词】 高职院校 档案管理 难点 对策 【中图分类号】G718.5 【文献标识码】A 一、高职院校档案管理的重要意义 在高职院校管理工作中，档案管理是其中一项极其关键的管理内容，同时，档案管理工作并非是一项静止不变的工作，而是有赖于档案管理人员在总结以往工作经验、分析以往工作得失的基础之上，不断进行推陈出新的一项重要工作内容。尤其在现代信息技术在社会生产、生活各个领域得到普遍应用的当下，唯有依托现代信息技术的引入，推动高职院校传统档案管理理念的更新以及传统管理模式的升级，方才可以使档案工作满足高职院校管理者进行科学决策的需要。具体而言，此项工作的创新涵盖了下述方面的意义：第一，在高等教育教学改革进程不断加快的当下，高职院校档案管理部门所秉承的传统档案资源管理理念以及所遵循的传统档案资源管理模式已经无法同高职院校改革进程精准匹配，唯有档案管理部门重塑管理理念以及重构工作方式，依托现代信息技术的引入实现高职院校档案管理工作的升级，方才能够确保高职院校档案管理工作在经济新常态时代继续发挥其应有的效能；第二，现今时代的档案管理工作模式，已经由以往的人工归档管理发展为现代数字化管理，如此一来，档案管理工作的效度和实效性得到了显著提升。高职院校档案管理部门必须把握这一趋势，抓住这一契机，依托工作人员提升应用现代信息技术的能力，使档案资源的价值得到最大化开发、利用。 二、高职院校档案管理的难点 1.高职院校人员众多，档案较为复杂 随着高职院校不断发展壮大，在校生已经突破上万的学生，校内从业人员达到近千人，每一个人都对应着一定的档案材料需要归档，并且建立专门的档案，此外还有教学档案、科研档案、基础设施建设档案和财务档案等各类档案，因此高职院校的档案管理工作越来越复杂。 2.高职院校档案管理意识淡薄 现今，就国内高职院校的创办情况来看，多数院校的前身为职业中专，在这些中专院校致力于升级为高职院校的过程中，其对基础设施建设倾入了较大的热情，如对教学楼、学生宿舍楼、行政办公楼、操场、食堂等进行了大规模的扩建，同时也加大了对专业教师人才队伍的建设力度，这一切，均是为了保障自身能夠顺利通过教育部门办学资质的评估，从而顺利地升为高职院校。遗憾的是，在这个过程中，档案部门以及档案管理工作所必需的办公设施建设、人员编制等，均未能引起这些院校的管理层的重视，其多对档案管理工作存在一定的偏见，认为此项工作的开展进程无伤大雅。还有就是，在中专学校通过教育部门的办学资质评估转型为高职院校之后，其首先面对的，便是生源数量比先前有了大幅度的增长，教学改革工作力度也要加大，从而档案管理工作的强度随之提升。考虑到前述问题的存在，高职院校管理层必须给予档案管理工作以正确的认识和对待，唯有如此，方可使高职院校走在正确的发展道路上。然而，升格、合并后的大部分高职院校，并未配备足够的专用档案库房，未设立单独的机构编制，未配备一定数量的档案专业管理人员，仅由各部门的相关人员兼管档案工作，对档案工作没有做统一的规范和部署，没有做到年初部署，年中检查，年末总结，出现用时想到，不用时不要，评估考核检查时突击整理的现象。档案工作总是处于可管可不管的被动状态，使其难以发挥应有的作用。 3.高职院校档案管理制度不健全 现阶段，国内大多数高职院校对档案管理工作未能给予足够的重视，表现为档案管理工作分散化，如未对学生的入学档案进行统一归档，而将之放在辅导员处。同时，在管理机制方面，依然遵循着传统管理机制，未能将现代信息技术应用其中。再有就是未能制定科学的绩效考核措施，因而影响到档案工作人员的履职热情。 4.高职院校档案管理方式落后 现今，相当一部分高职院校依然采用人工归档方式，因而影响到档案管理工作的效度。受近年来生源数量增多的影响，这种低效的管理方式益发拖累了档案管理工作的整体发展。 三、高职院校档案管理的改善方法 1.建立科学的档案管理体系 档案管理工作往往牵涉广、内容繁多，如果没有规范的档案管理工作机制和科学的档案管理体系，档案管理工作就会陷入混乱，档案管理工作水平也无法得到提升。因此，高职院校应该建立科学的档案管理体系，使档案管理工作更明确、更清晰。 2.增强档案管理工作的意识 第一，高职院校档案管理工作者必须明确所从事的工作对于高职院校发展的关键意义所在，并且转变以往对于自身工作职责的轻视态度，通过对科学管理理论的研习与应用，重塑工作理念和工作模式；第二，高职院校管理层应当转变长期以来对于档案管理工作所表现出的漠视与轻视的态度，应当清醒地意识到，档案管理工作对于高职院校战略发展决策的现实价值，进而在此基础上，通过为档案管理部门添置现代化的办公设备，提供同现代档案管理工作相匹配的工作条件，使院内的档案管理工作实现规范化发展。第三，高职院校管理层应当看到，信息时代高职院校档案管理的功效较之原来发生了质的变化。与此相应，档案管理硬件与软件也要提升，比如在库房的结构、面积、功能上，以及计算机设备方面都提出了新的要求，如果没有必要的财力支持，是很难达标和发挥档案工作效能的。 3.健全档案管理的制度 从科学管理的角度来看，最为行之有效的方式，便是通过系统化的制度制定，实现制度化管理。因此，高职档案管理部门应当根据自身的工作内容、工作流程等因素，制定同自身工作实情相匹配的工作制度，使院内档案管理工作实现系统化和规范化发展，并且为档案管理工作者提供明确的工作指引。同时，高职院校管理层应当为档案管理工作人员制定同其工作内容相匹配的绩效考核方案，为保证考核方案的科学性与全面性，院内人事管理部门应当邀请档案管理工作人员共同参与到考核方案的制定当中，从而使出台的考核方案能够得到被考核对象的接受与认同。此外，高职院校必须确保档案管理部门成为独立的部门，不得要求教师或行政人员以兼职的方式从事档案管理工作，而应当指派专门的工作人员负责此项工作，制定包括档案收集、归档、利用等各流程的档案管理制度与监督机制，同时建立集中与分项管理相结合的档案管理模式。即将档案根据类型进行分类，把学校教职工人事档案归为一类、学生档案归为一类、学校科研档案归为一类等。档案管理小组人员分别负责不同类型档案，由组长进行统一管理与监督。领导人员可根据档案的管理质量进行考评，建立相应的奖惩机制，提高档案管理人员的工作效率。 4.采取信息化与数字化档案管理方式 在信息化档案建设方面，高职院校管理层首先应当保证硬件设施的投入，以此确保传统档案管理工作向现代档案管理工作转型过程中具备足够的硬件条件。同时，高职院校也可以积极寻求同社会专业机构的合作，如档案馆、档案局等，通过订立合同的方式，聘任专业档案管理人员负责院内数字化档案的升级工作。还有就是，高职院校应当强化对院内档案管理工作人员的培训与提升，一些高职院校通常会选择年轻的教职工负责信息化操作，此类人员虽然具备一定的信息化操作基础，且上手快，效率高，但在档案管理方面缺乏经验，对于一些老档案，几乎鲜有印象，这很大程度制约了管理效率。而让资历较高的教职工负责新时期的档案管理工作，虽然他们具有丰富的经验，但在信息化操作方面，显然较为薄弱。考虑到这一情况，可以通过校馆（档案馆）合作的方式，使院内档案管理人员在专业人员指导下，尽快提升自身专业能力。 四、结束语 进入新世纪后，国内高等教育改革的大幕徐徐开启，特别是综合改革试点工作，在这一过程中，高职教育实现了快速发展。随着高职院校教育教学改革的不断深入，招生人数的增加、师资队伍的壮大，以及基础建设设施的增多，高职院校档案管理工作面临着前所未有的压力和挑战。如何在这个过程中实现档案管理工作效度与效率的提升，进而更好地服务于广大师生，并且为管理层制定学院发展战略提供翔实的决策依据，是档案管理部门及其工作人员必须加以认真考量的现实问题。考虑到以往高职院校档案管理工作欠缺系统性的规划，以及在院校的行政管理工作机构中，档案管理部门往往容易被忽视，高职院校管理者应当为档案管理工作制定科学的规划方案，从而使档案管理工作发挥出应有的效用，进而真正使院校广大师生利用档案资源从事科研、教学、进行学习的诉求得到满足。 參考文献： [1] 胡明，余海兵，胡光辉.高等学校教学档案管理途径探讨[J].安徽技术师范学院学报，2001（03）. [2] 王爽.高校教学档案管理的必要性与方法[J].吉林省教育学院学报，2010（05）. [3] 郭莉.高校学生档案管理的几点思考[J].中国成人教育，2005（07）. [4] 胡婕，程志贤.学生档案管理的问题与对策[J].华东交通大学学报，2005（03）. [5] 王德欣.学生档案在大学生就业中存在的问题及对策[J].兰台世界，2005（06）. |
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