| 标题 | 应用计算机实施数字化档案管理 |
| 范文 | 傅银燕 摘要::计算机是推动当今经济社会发展和优化管理的重要工具,在各个领域发挥着不可替代的作用。运用计算机实施档案的数字化管理也成为各国以及各类机构、个人的重要手段。文章着重从应用计算机实施档案管理的必然性、实施手段和保障措施等方面进行阐述。 关键词: 计算机;数字化;档案管理 随着计算机等信息技术的飞速发展和在各个领域当中的广泛应用,需要存储和传播的信息量越来越大,信息的种类和形式越来越丰富。显然,以纸介质为主的传统档案管理方式已不能满足这些需要。因此,运用计算机实施数字化档案管理就自然而然地成了档案工作者在实际工作中重点研究的课题。 1. 应用计算机实施档案管理的必然性 1.1利用计算机完成各种文书、资料、计划、图像等工作是当今的最主要手段,传统印刷等方式日渐式微 在计算机出现以前,资料产生往往是手工书写、印刷、打字机打印等方式形成,因此资料档案的保存方式基本上是以纸质文件方式通过各种人工归类后进行分类管理,在查询资料时要通过专业的档案目录查找,并从档案库内借阅。有些资料一旦因为各种原因丢失或者破损,将不可能再寻找出来。考古中形成的许多谜团就是因为资料在长久的历史变迁中丧失而成为千古之谜。 计算机出现是人类历史的一次新革命。它的出现并且大面积普及,使各类知识空前增多并且通过计算机网络实现全人类共享。通过计算机操作形成的各种资化的设备来大批量完成。从特征上来看,政府机关、企事业单位和各种社会团体及个人都普遍运用计算机来完成各种资料,人与人之间的资料及信息交流相当大部分也通过计算机网络来完成,如Email方式。这种基于使用计算机而形成的庞。 1.2 现代经济社会发展使档案管理计算机化成为必然 现代经济社会的一个显著特征是信息量空前膨胀,经济社会分工日益细化和专业,节奏越来越快,运用传统的档案管理模式已经不适应这种快节奏以及快速信息量产生及储存的需求。而且现代社会的另一个特征是能够快速便捷地寻找到有用的资料信息,通过计算机实现信息的快速储存归类和寻找成为最佳的一种模式。而通过计算机生成资料的这一特点,使计算机档案管理具有先天不可比拟的优势,从发达国家近年来图书管理的趋势来看,建立数字化图书馆已是一种重要措施,并且数字图书馆的资料储存量比以往的储存资料要多许多倍;许多企业对自身经营、生产技艺、管理等的有关资料也通过计算机建立数据库进行储存并形成档案库。也正是为了适应这种趋势,对过往通过手工等传统方式产生的资料,许多单位也通过扫描或重新计算机输入的方式转变成数字档案形式进行储存,目的就是为了更方便地实现资料的查找和利用。 1.3 新的资料媒介载体使计算机档案管理成为必然选择 传统档案管理的主要对象是纸介质资料,包括书籍、字画、手写资料等,现代资讯和声、光、电技术的发展,使资料的载体媒介范围大幅拓宽,如光盘、磁盘、U盘以及大量声讯、视频,大部分都是通过计算机生成。这也使计算机档案管理成为必然。 2 应用计算机实施档案管理的方式方法 如何通过计算机实现有效的档案管理,根据需求不同,可以有以下几种途径: 2.1 运用专业的档案软件实施管理 对政府机关和大的企事业单位、博物馆、图书馆等,可以通过向专业的软件生产商提出开发适合自身需要的档案管理软件,通过档案软件实现档案的快速归类。这是目前档案管理的主流。近年来,与以往单纯的单位内部计算机档案生成由档案管理员完成不同的是,通过开发更为强大的单位办公系统,实现生成资料操作人员直接将资料归档成为一种新的特点。笔者了解到,如顺德区建立的政府部门办公运作的自动化系统,每个工作人员都可以将完成后的电子资料通过系统的归档功能实现资料的快速归档,直接归入档案馆的数据库内,不需要档案馆的人员再行录入,并且可以在今后的操作过程中迅速从系统中查找。 2.2 建立个性化的档案模块实施管理 这主要是基于有特殊需求的个人而言。很多作家、科研工作者、教师等方面人员,由于个人从事职业和研究方向的特殊性,对资料的需求有其偏好性,而且工作的连续性需要能够快速地查找到相关资料。这就需要建立个性化的档案模块对资料进行管理:一方面是将自身需要的资料通过各种途径收集到后输入自己的计算机档案文档,另一方面是将自己研究形成的资料按照不同类别生成档案数据库。这种档案数据库,非常方便研究者能够快速的查找资料和进行资料比对,有利于缩短时间,集中精力进行研究。 2.3 通过互联网服务器进行管理 上述两种档案管理的同一特点都是基于自身准备有存储数据库所需要的硬件,而通过互联网服务器实现档案的管理则是“借巢下蛋”。开博客是现在发表个人意见的时尚,许多网站为吸引人气开通了这一功能,而选择这一方式也意味着借用网站的服务器储存个人博客的档案。 3 在应用计算机实施档案管理的优点和应注意的问题 3.1 计算机管理档案的优点 计算机作为新的存储介质和新的档案管理方式,具有传统档案无法比拟的优点: 3.1.1 档案管理的范围广 传统的档案基本上是纸质形式,而计算机档案管理不仅有可以形成纸质形式的资料,而且包括现代光声电等科技产生出来的新型资料,可以储存声音、视频、图像、三维动画等,这些都是传统档案无法企及的。 3.1.2. 档案管理的速度快,利用效率高 传统档案要通过将正式形成的纸质形式资料通过人工分类、订装进行保存,而且基本上是在第二年将上一年的资料整理综合后进入档案库。而现代计算机管理及相关的办公软件,则是形成了从资料起草、生成到归档一条龙的网络,资料在完成后可以即时通过档案管理软件归档并进入相应的目录,可以及时方便地予以查询,能够让最新的信息尽早让大家看到或借鉴使用。特别是计算机档案形成的资料,可以同时供许多人查询使用,这比传统形成的只有纸质档案并且在同一时间只能一人最多数人使用要便利的多。 3.1.3 档案查询不受时间、地域限制 因为互联网的关系,在办公系统上形成的档案资料,只要储存档案的服务器24小时不关闭,那么在世界各地任何时间,只要能上互联网就能进入办公系统,也就是实现移动办公,也能够实现从办公系统进入档案库查询资料。因此,个人无需在出差时准备大量的纸质文件在身,只需上网进入系统就可以利用檔案库。这是传统档案库根本无法比拟的。 3.2 计算机档案管理应注意的问题 通过计算机实施档案管理,虽然有巨大的优点,但是在计算机实施档案管理过程中仍然存在着一些需要特别注意的地方: 3.2.1 计算机网络的正常运行是实现档案管理的前提条件 由于计算机档案是以电子格式存储在服务器中,要使用计算机档案就必须保证网络的正常运行。当前由于各种电脑病毒和黑客的存在,对网络的安全运行造成了威胁,资料和档案的窃取可以在全世界任何有互联网的地方进行,而不必像以往必须潜入档案室窃取。因此,必须注重网络的安全,计算机必须配备有防火墙、进入系统的密码设置、杀毒软件以及定期更新杀毒软件机制,确保计算机网络的安全运行,最大程度地防止档案被窃。 3.2.2 适时增大服务器容量和建立后备电源 没有电力供应就不能启动计算机网络,由于各种主客观因素的影响,有时因为电力供应中断就会造成包括档案管理在内的计算机系统无法运行,因此条件具备的单位必须建立后备电源(自发电),同时在计算机和服务器上配备UPS不间断电源,确保整个系统能够在突然断电、后备电源未跟上时有缓冲的电力保证。同时,随着文件生成量的增多,必须适时增大服务器的容量,确保服务器能够随时承接新的文件并保持运行速度正常。 3.2.3 建立备份电子文档库 电子文档库有时一经破坏,就难以再行恢复或使用。为了确保档案的安全,在电子文档生成档案的同时,一方面对可以形成纸质形式或以光盘形式存放的资料按照传统方式进行保存(虽然时间慢,但作为备份还是极为必要),另一方面就是要建立备份电子文档库。这方面,美国华尔街交易系统数据的备份给了我们极好的参照,9.11发生当天,美国世贸大厦倒塌,在世贸大厦内存放交易的数据库服务器全部化为灰烬,但美国没过几天就恢复了正常的交易秩序,原因就在于美国的交易系统数据采用了备份制度,即在离纽约较远的地区另建一个数据库服务器,美国华尔街交易的数据在生成后同时发送到世贸大厦服务器和备份地点服务器,这保证了任何一个地方数据的损坏还能从备份地点取得数据实现继续运营,而两个地点同一时间遭受攻击或者数据同时毁坏的机率微乎其微。因此,有条件的单位特别是使用办公系统的政府机关、大型企业应该参考美国的经验异地建立备份数据库。 通过计算机实现档案管理,已是现在和今后档案管理的主流。数字化的档案管理也必将为国家、为社会、为企业和所有个人带来更加快捷的便利。 |
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