| 标题 | 高校人事档案信息管理系统模块的设计与实现 |
| 范文 | 邱超 摘要：在高校档案建设过程中，实现人事档案信息化管理已经是时代发展的必然选择。传统上只是人工书写和传递的管理模式，这样不但浪费了大量的人力和物力资源，而且还难以查询和共享，工作效率低下，为满足新时代要求，就必须开发信息管理系统。本文从高校人事档案信息管理人员的工作任务出发，主要论述了高校人事档案信息管理系统模块的设计方案，并研究出了具体的实现策略，以供相关人员参考。 关键词：高校人事档案 信息管理系统 系统管理 模块设计 中图分类号：G647.24 文献标识码：A 在当今科技日新月异的信息化时代，很多高校已经开始建设数字化校园，纷纷创办了自己的学校网站，一些管理部门也实行了系统软件信息化管理，但由于管理不当，没有建立统一的信息编码方案，致使各部门缺乏有效的信息沟通。特别是对于人事档案信息管理这项工作来说，如果沿用传统的手工管理模式，或是进行单机系统管理，就会不利于信息共享，为了提供更为优质便捷的服务，就必须要科学设计系统模块，实现完善的系统管理。 1 高校人事档案信息管理系统模块的建立 1.1人事管理部门的职权 一个明确的人事管理部门职权规定，是建立高校人事档案信息管理系统模块的基础和前提 [1]。高校人事管理部门应该从学校现实情况出发，做好人事管理方面的制度建设，制定科学合理的人才任用方案，如人才选拔、师资培养与考核奖惩、教职工任免、工资待遇、退休等，这些工作都会涉及到各种人事档案信息，为了把这些信息能够系统化地整理和保存，就应该进行先进的数字化管理，做好信息分类，进而科学地建立高校人事档案信息管理系统的各模块。 1.2系统模块的类型 在设置高校人事档案信息管理系统的模块时，应该全面考虑到人事管理部门的工作范围和具体工作内容，一般应该囊括以下几大功能： 1.2.1学校机构档案管理模块 学校机构是一个学校教学管理工作顺利开展的组织保障。该模块应该包括学校内部各机构部门的以下内容：基本信息（名称、电话、人员编制、地址等）、机构设置档案管理（高校党群部门、教辅单位、行政部门和教学单位等）、组织结构图例档案（部门间职能关系结构，以直观了解各部门间的行政关系）。 1.2.2教职工人员档案管理模块 高校教职工人员档案不但要包括在职员工信息，还不能遗漏离退休职工的信息。该模块是整个系统最关键的部分，主要涵盖以下内容[2]：基本信息档案（姓名、性别、年龄、籍贯、学历、出生日期、婚姻状况、政治面貌、健康状况等）、变动情况档案（职务任免、职称变动）、考核与奖惩档案、培训进修档案（时间、学校、取得学位等）。 1.2.3人才招聘檔案管理模块 建立该模块主要是为了便于应聘者可以进入学校的人才招聘档案数据库，主要包括：招聘计划档案（各部门用人计划申报、核查批复结果，招聘的要求、人数及岗位）、应聘登记档案（应聘者信息录入、审查、登记、提交）、招聘处理档案（公示录用结果，被录用者的档案信息将会直接转入高校的教职工人员档案数据库）。 2 高校人事档案信息管理系统的设计方案 2.1系统结构设计 在建立整个系统时，首先需要做好系统结构设计这个基础工作，这样才能确保整个系统的安全运行，才能为数据库的更新和维护做好铺垫，进而提升整个信息管理的工作效率，为检索和查询提供更加便捷的服务，同时还能保障信息完好无损，使得整个系统更具交互性和可操作性。为了达到上述设计目标，可以选用B/S（Browser/sever，即浏览器/服务器）结构，该结构采用了当今较为先进稳定的Browser浏览器、Script语言和ActiveX技术，以此来设计出整个档案管理系统，具有很好的效果。B/ S结构具有分布广、易开发、利维护、成本少、共享性强等突出优势，运用该结构进行系统设计时，只需要安装一个服务器和客户端浏览器，当用户或系统管理员通过客户端向服务器发送指令时，只要准确地输入网址及密码口令，即可实现相关档案信息的浏览操作，在访问档案数据库时，是由Web Server支持完成的。另外，在每个高校对人事档案信息进行管理时，几乎每天都要接受并处理很多信息，工作人员要承担搜集统计及录入任务，若是能够使用扫描仪进行信息的搜集，就可以把这些信息快速地传输到系统里，这样就会大大提高工作效率、减轻工作量。 2.2系统开发环境与工具 高校对人事档案进行信息化系统管理，主要就是把传统的纸质档案信息数字化，通过运用计算机设备中的相关系统来工作，把这些档案信息进行统一高效的整理、统计和存储，以及以后的查阅及分享等。在B/S系统结构环境下，可以运用ASP这种工具进行系统的开发，并在客户端安装iis6.0作为WEB服务器[4]，做好档案数据库的设计及编写系统代码等工作，实现档案信息的数字化管理，并负责协调整个系统的正常运行。 2.3系统数据库的设计 在设计高校人事档案信息管理系统数据库时，可以采用“实体-联系”（E-R）的方法，就是按照档案管理这个实体，设计出实体集、属性和联系集。整个管理系统以SQL Server作为后台数据库，并进行命名，然后设计出几个相关数据信息集，主要包含高校机构、教职工人员、人才招聘档案信息集这三大模块数据库，之后再细化设计子层次。这样就能运用教师ID，把除学校机构信息外的，与教职工相关的档案信息进行整合联系，便于管理。 2.4系统数据库安全设计 为了确保整个高校人事档案信息管理系统的稳定运转，还必须要做好数据库的安全设计，避免重要的数据被破坏或丢失。在安全设计时需要做好以下几项工作：一是用户鉴别。需要运用用户名及口令才能进行系统登录，实现身份验证，以确保用户身份的合法性，防止非法用户的侵入，造成不良后果；二是访问控制。当用户以合法身份登录后，就能够访问SQL Server上的数据库，这时还需要控制用户的访问权限，只有得到了系统的授权才能进行相关操作；三是文件保护。即使用户得到了系统授权，有时也极有可能由于各种原因导致系统数据的遗失，这时还需要配备专门的档案文件管理员，做好实时监督检查工作，一旦发现数据被篡改或数据遗失，应及时做好修复工作；四是数据加密。对于那些保密性质较强的档案信息，为防止数据的泄密，还应该对文件采用必要的加密技术。 3 高校人事档案信息管理系统模块的实现策略 在登录高校人事档案信息管理系统时，必须正确输入IP地址，然后在登录界面精准输入指定的用户名及口令密码，只有确保各项数字符号的完全准确，才能够连接到系统的数据库中，才能登录到系统的主界面中。依据上文模块建立部分所述，系统主界面应该包含学校机构、教职工人员、人才招聘这三个档案信息管理模块，然后再进入到二级模块和后续的小模块中，用户依据自己想要查询的信息来选择相应的菜单，进入相应的模块，这样的档案信息就会很有条理性和系统化，为用户提供便利的服务。下面就具体地对各模块实现进行分析： 3.1学校机构档案管理模块的实现 要想访问学校的机构档案信息，需要用户从主界面点击进入学校机构档案模块，该模块会把学校各部门的基本信息、机构设置、组织结构图例等清晰地存放到列表中，若是点击某部门的下属信息，其包含内容将会显示在下一个子层级中。当需要新添加补充一个部门档案信息时，可以通过该模块工具栏中的“新增”按钮来实现，创建一个对话框，键盘输入新机构的名称、新编代码，以及其他完整的机构信息。当需要合并机构时，也可以点击“合并”或“并转”按钮，实现多部门机构的自动合并，整合到同一个机构代码中。 3.2教职工人员档案信息管理模块的实现 由于高校的教职工人员一般人数众多，在教职工人员档案信息管理界面就会包含很多内容，这时就应该建立姓名检索功能，便于用户查找。该模块应该分为基本信息、变动情况、考核与奖惩、学习进修三个子模块。当点击进入三级子模块后，即可进行具体档案信息浏览。当需要进行档案信息变动时，应该及时地进行数据变更，进行相应的组档和存档，不能覆盖原有档案。 3.3人才招聘档案管理模块的实现 在人才招聘档案管理界面中，应该设置招聘计划、应聘登记和招聘处理这三个档案子模块。其中，招聘计划档案模块能够展现出学校的人才需求状况，通过分析学校近年来的用人计划，寻找人才需求规律，进而有助于更为科学地制定学校当前的人才招聘计划；应聘登记档案模块就是实现应聘者个人简历的输入，相关人才招聘管理部门可清晰查询到岗位报名状况，然后根据相应标准进行筛选，并通知符合要求的人才前来面试和审查；招聘处理档案模块就是把那些录用的人才基本信息，录入到教职工档案的新引进人才中，运用Modify进行数据编辑。 4 结束语 综上所述，在高校人事档案信息管理系统工作环境下，人力资源管理工作效率将会大大提高，管理水平也將会得到本质上的提升，需要得到更加足够的重视和落实，它是人力资源管理中档案工作的永恒主题，这样才能充分展现其作用和价值，才能让该项工作始终充满生机和活力。高校相关人员要做好学校人事档案信息管理系统的构建工作，优化模块设计，并确保良好地实现，这样才能真正做好数字信息化科学管理，保障学校各项事业的有序开展。 参考文献： [1] 谢菊兵.人事档案信息管理系统的设计与实现[J].现代电子技术，2016（4）：40- 42. [2] 王昆仑，郭昌建.高校科研信息管理系统的设计与实现[J].计算机工程与设计，2014（10）：34- 35. |
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