| 标题 | 采购档案管理工作中存在的问题及对策 |
| 范文 | 罗间磋 摘要：采购工作的具体内容是十分繁琐和杂乱的，需要极大的人力工作。采购的工作需要与我国的相关的法律和采购的记录方法紧密地结合起来，对于相关的物品展开采购的工作。采购的档案是对不同形式的采购工作的活动形式以及有关决策的资料进行书面化地记录和整理。企业在面临一些采购纠纷以及其他的问题时，难以找到可靠的依据将相关的问题及时地解决，给企业造成了巨大的损失。所以采购档案以文字以及多种形式的记录的方式是有着极大的意义的。如果将这些文件进行妥善的保管和整理，这就会为企业的经验总结提供可信的实例，促进了企业对各个数据进行详细的统计分析，为采购纠纷的处理展示了具体的细节，给有关部门的监督检查提供较为真实的基本资料。 关键词：采购工作 档案管理 采购纠纷 监督检查 中图分类号：G271 文献标识码：A 采购档案的管理工作是在很多的采购活动中十分关键的一个步骤，这个步骤对整个采购的每一个环节都做了具体和详细的记录。客观地将采购的信息做了整合，对以后的管理工作提供了实在的依据。腐败是在采购中要考虑的最为严重的一个问题之一，采购档案管理工作对整个采购的工作实行了有效地监督，这样就大大地降低了腐败的风险。同时采购的档案进行管理也是为以后的采购记录下来了最真实的资料，可以作为一笔宝贵的经验。 采购工作的具体内容是十分繁琐和杂乱的，需要极大的人力工作。采购的工作需要与我国的相关的法律和采购的记录方法紧密地结合起来，对于相关的物品展开采购的工作。采购的档案是对不同形式的采购工作的活动形式以及有关决策的资料进行书面化地记录和整理。其储存一般以纸质、表格以及声音录像为基本的储存形式。这种档案记录采购的方式大大地提高了各项采购工作的规范化。 采购档案管理的妥善管理为企业的长期利益和稳定的发展提供了一定的保障。在当前我国有许许多多企业在进行采购时，档案的管理制度不够完善，这就造成了企业的采购档案不具有一定的实际性。企业在面临一些采购纠纷以及其他的问题时，难以找到可靠的依据将相关的问题及时地解决，给企业造成了巨大的损失。所以采购档案以文字以及多种形式的记录的方式是有着极大的意义的。如果将这些文件进行妥善的保管和整理，这就会为企业的经验总结提供可信的实例，促进了企业对各个数据进行详细的统计分析，为采购纠纷的处理展示了具体的细节，给有关部门的监督检查提供较为真实的基本资料。同时加强采购的管理可以对财政的支出进行一定的预估和缩减，为相关的企业提高了效率和利益。在政府和企业的采购工作中，采购档案的管理工作与有关制度相互结合极大地推动了我国的反腐的建设工作，为政府和企业树立了良好的公共形象。 1 存在的问题 目前，很多部门虽然采用了采购档案管理的制度，但是该制度还是有许许多多的漏洞，主要受企业人员和各种不能改变的硬件以及不够完善的管理制度等因素的影响。采购档案不能为企业采购工作带来便利，甚至可能导致事倍功半的结果。所以这些各种各样参差不齐的问题必须要引起有关领导的极高的注意力，下面就几个存在较为普遍的问题加以详细的说明。 1.1专业人员的缺少 各个单位和部门对采购档案的管理重视的程度不一样，并且有较大的一部分的单位将档案的管理工作理解为字面的意思，仅仅认为是简单的整理工作。目前还有些部门在思想的深处没有采购档案管理的概念，所以同样也觉得档案管理的相关的工作人员也是可以存在也可以缺少的，這样就出现了一个比较不好的现象就是档案管理的工作人力资源不够，在很多工作中常常力不从心，也无法提高他们的工作的效率[1]。并且对其工作的重要性存在着误区，认为其只是一个敷衍检查的程序。有些部门虽然安排了充足的人员，但是在进行人员的调配时，会将一些完全不具备有专业知识的无关人员调配到此，甚至省略了相关的基本培训。他们没有足够的专业基本知识，也没有充足的工作经验，这些工作人员在工作时可能会按照自己所理解的工作方式进行档案管理工作的记录，这就让档案的管理工作缺少了规范性和可靠性。还有些公司为了节约公司的成本，让档案管理的工作人员身兼着其他的工作的岗位，在这样的情况下，管理人员无法全心地投入到档案的管理工作中去，当然会对档案管理工作造成一定的影响。 1.2档案收集时间长 在进行一些地方性的采购中，有些企业和单位没有按照具体的相关制度的规定进行采购，在采购的过程中没有管理性，所以采购整体进行的时间十分的漫长[2]。这就导致了在档案收集制作的过程中遇到许多的困难，同时影响了采购档案的完整性和规范性。例如，在采购的过程中没有及时地将一些资料进行填写，会延误一些紧急事件的处理最佳时机。采购中心的部门在进行验收时不能够及时地将验收证明和验收的合同加以出示等等问题。我国的投诉工作完成的周期较长，假如投诉部门直接向纪委省委等部门投诉，这样就会大大地加长了采购的投诉时间，耽误了档案的及时整理。领导的批示是采购结果的重要的一个部分，假如领导的事物较为繁忙，无法及时地对其进行处理，这样也会浪费很多不必要的时间。有的采购的部门有较多的事物去处理，不能对采购的档案做到及时地更新处理，档案就会被搁置而没有进行整理。 1.3档案不能及时地使用 有很多部门对采购进行了档案的管理，但是他们没有把实际与档案积极的结合起来，这就让档案变成了一个死档案，没有任何的利用价值，并且也花费了大量的时间和精力[3]。档案特点是具有很强的真实性，和对原始过程的保存性，其还有一个重要的性质就是具有很强的使用性。在制作标书和评分办法时可以充分地参考档案管理中记录的供应商的投标技术管理的描述，各个不同技术的参数，以及具体的财务状况和售后的服务水准等方方面面。但是，采购中心为了不泄露公司的具体的采购信息，不允许阅读档案，这就使档案的使用性能大大地打了折扣。档案的性质不能够在企业和政府的采购工作中充分地发挥出来。 1.4保密性的缺乏 档案管理中最重要的就是保密性维护，如果在一次采购中，有关于档案的内容的信息泄露，这将会极大地威胁到这次的收购能否成功。在往来的采购中就有因为保密性缺乏而导致收购失败的例子，这个案子是因为在评标的过程中，评委的评分被透露出去，投诉人掌握了未中标者的分数比中标候选者多了13分，从而引起了较大的争议。保密性的缺乏主要是由于档案的管理过程中经过的人手较多，办理的程序也不够合理，办公人员的警惕性十分低下等等因素。 1.5档案室的设备缺乏 在很多企业的采购中心部门里，尚没有成立有关的档案管理中心，档案的储藏和管理的工作做得很差。有关采购的资料到处乱放，这会导致一些重要的资料丢失和泄露。有的部门中虽然有一个档案管理室，但是这个档案室的空间很小，没有可以存放档案的档案柜[4]。档案在档案室内也是随便乱放，没有加以好好地整理和保护。当有需要用到档案的时候，档案已经受到了破坏，损失。并且在寻找相关资料时，会花费较多的时间。有些部门没有进行电子档的储存，和信息数据的保存。当发生了资料丢失时，无法恢复原始的数据和资料。这种由于管理档案的环境太差而影响收购的事情的发生已经屡见不鲜。 2 解决方法 首先对采购档案管理的制度加以制定和完善。要制定档案有关的借阅制度，该制度主要要求认真地制定档案、参考档案。档案的借阅必须有一定的工作证明和身份证明，不允许私自借阅外人的事情的发生，如果有任何违反该规定的事情发生，则会严格的受到相应地惩罚。制度必须要加强对一些有关商业机密的文档的管理，防止重要资料外漏的事件的发生。 其次，采购的文件内容较为复杂，形式多种多样，要用分类立卷的储存形式对档案进行管理。采购活动进行的过程中，会产生许多的原始文件。这些原始的文件主要是由投标文件、采购预算等等不同的部分组成。在进行采购的档案管理时，可以按照文件的实际内容的性质加以分类，也可以按照产生的时间分类。分类的方式可以多种多样，但是必须让文件能够连贯起来，具有完整性。 最重要的一点就是在进行采购档案的收集过程中一定要使档案具有真实性和原始性。采购档案的制作是需要花费很大的人力，所以监督的工作很重要。全部的采购人员的每个人的分工合理，各个人员对不同活动的采购加以整理，在整理过程中有相关的监督人员巡视考察。采购的档案整理工作不可以拖拉，要及时地将每一个步骤的工作完整地记录下来，不允许有将工作拖到年终时再一起完成的现象发生。档案的储存和管理工作一定要有相关的人员负责。部门应该将档案存放在档案室内，文档的放置也要认真地归类以方便今后查找工作。管理人员定期对档案室内的资料进行整理，防止因为潮湿等环境问题而使文档损坏之类的事件的发生。还需要加强部门的采购电子档的建设，信息化的应用会大大提高采购档案管理工作的效率。 3 结束语 在采购档案管理工作中多花费一些心思，多进行一些反思，多进行一些改革。档案的管理工作会做得越来越好，将会为企业和政府带来更大的利益。 参考文献： [1] 尹艳.浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策[J].科技信息，2014（14）：159. [2] 薛洪敏，宋桂玲.试论新形势下会计档案管理工作中存在的问题及对策[J].黑龙江科学，2014（6）：261. [3] 许鹏.疾控中心档案管理工作中存在的问题及对策[J].改革与开放，2015（8）：121- 122. [4] 刘艳.采购档案管理工作中存在的问题及对策分析[A].中国武汉决策信息研究开发中心、決策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.决策论坛——系统科学在工程决策中的应用学术研讨会论文集（上）[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院，2015：1. |
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