| 标题 | 大数据时代下高校档案馆的信息化建设 |
| 范文 | 杨学锋 摘要：档案在现实生活中有着十分重要的作用，它是人们在各项社会活动中形成的各种形式的具有保存价值的一种记录方式，其实，在古代就有关于档案使用的记录，并且每个朝代对档案的称呼不同，例如，在商朝称为“册”，而在周代叫作“中”，直到清代之后才叫作“档案”。所以在当今社会，档案更是在日常生活中扮演着无可替代的角色，尤其是在高校中，高校档案馆主要是对在校学生和已毕业学生在以往的社会实践活动中形成的清晰的、具有完整性的固定化信息，简明说它就是对学生以往生活的总结与记录。但随着我国社会的不断发展与进步，学生的档案资料越来越多样化，以前传统的整理档案的方法已经不能够精确地管理高校的档案，并且，现在是大数据时代，高校理应对档案馆制定出新的管理方案，本文对这一问题，进行了深层次地讨论。 关键词：大数据时代 高校档案馆 信息化建设 档案管理 中图分类号：G270.7 文献标识码：A 所谓的大数据，其实就是人们无法在一定的时间内用常规的方法对捕捉到的数据进行勘察、管理和处理，只有借助发达的科学技术对数据做一定的处理，从而使之具有更强的决策力与多样化。在大数据时代下，人们之间的交流越来越频繁，日常生活也越来越方便，但其实这也给各个行业带来了不小的挑战，高校档案馆作为大数据的一个重要来源，更加需要科学有效地信息化建设，根据近期的调查结果显示，虽然高校领导对档案馆进行了一定的改革，但是仍然存在着许多问题，与大数据时代的发展进度十分不符，所以，高校领导更应该制定出符合大数据时代的信息化管理建设政策，从发展进度上、内容上、引导思想上、方法策略上、资金流动等各种方面出发，确保高校档案馆在大数据时代下成功地进行信息化建设。 1 高校档案馆信息化建设的必要性 首先，高校档案馆信息化建设是时代变化的需求，并且，大数据所涉及的领域越来越广泛，各个行业利用大数据的优势，对高校进行不断地开拓与发展，也是人们的生活更加准确，对社会的发展情况有一个具体的概念，这种现象具体体现在手机、电脑上各种软件的开发与利用中，例如：用户使用量过亿的微信、微博、QQ、淘宝、京东等，这些软件在大数据时代下已经深刻的融入到人们的日常生活中，它们可以对海量的数据进行快速地处理与总结，并且不断对思想进行改革，这就使传统的信息化管理方案逐步被淘汰，例如，传统的档案管理是利用纸制品进行记录，在给档案进行分类整理时，也是由专门的工作人员手动进行的，这种管理方式效率十分低，并且所占用的整理时间也十分长，在进行归纳时也十分困难，还容易出现错误，也会经常出现丢失档案文件的情况，在大数据时代下利用信息化的产物对数据进行管理，可以有效避免这些问题，对档案进行长期的保存，不仅不会出现丢失档案的问题，还会提高对档案进行收集、分类整理的工作效率，也会节约一定的人力资源。 其次，对档案进行科学的管理是这个信息时代必然的选择，在现代社会，档案对每个高等学校，甚至是每一个工作人员，都有着重要的作用，它是对人或者高校的一个总结，是高校甚至是国家对一件成果的参考方案，它可以对高校每一个员工进行一个总结与监督。在传统的高校档案管理中，需要聘请大量的工作人员进行分类整理，工作十分枯燥与复杂，丢失情况也十分严重，十分不安全，在对档案进行抽样检查时，也十分困难。在新形势下，这对于高校的发展十分不利，并且，高校是对国家输入新鲜血液的重要领地之一，这种不科学的档案整理方案只会耽误对科研成果的发现，对国家的资源造成巨大的浪费。而在大数据时代下，可以提供先进的科学管理方案，让高校档案馆的信息化建设越来越便利与快捷，在对档案进行收集整理时也更加迅速，同时，档案的管理过程也会越来越透明，学生可以在任何情况下对其进行监督，这对每一个学生的发展也会十分公平。 2 高校档案馆信息化建设中的问题 大数据时代是当今社会的发展趋势，但是在这种新的时代中，高校档案馆的信息化建设面临着许多的问题。 2.1高校档案馆的工作人员专业水平低 因为现在大部分高校的档案馆中，工作人员几乎都是之前的老员工，他们虽然具有丰厚的管理档案的经验，但是在这种大数据时代下，他们没有专业性的知识，对计算机与互联网的使用不熟练。其次，现在大多数年轻人不愿意进入档案馆进行工作，因为他们认为这种工作枯燥无味，专业要求能力低，这就从根本上导致了高校檔案馆的管理水平十分低，没有专业性技术的支撑，信息化建设自然不会有很大的成效，工作人员对高校档案进行管理时，还是摆脱不了传统的档案管理方案，或者只能运用一些简单的技术对档案进行分类管理，造成了高校档案馆整体工作效率低的现象。 2.2高校档案馆没有安全措施 在信息化时代的发展背景下，出现了许多靠剽窃信息资源赚取资金的人，这对高校档案馆的信息化建设造成了不小的问题，并且由于高校档案馆缺少专业的人才，不能对档案资料进行强化的保护，这就造成了一些不法分子成功的突破档案馆的防火墙，对档案资料进行复制，然后进行不合法的买卖，将学生们基本的档案资料泄露出去，造成了巨大的不良后果，并且高校也不能做出及时的补救，国家也没有准确的法律政策对其进行制裁，犯罪分子的身份信息也无法确定，导致这个问题越来越严重。 2.3高校档案馆没有科学的管理制度 现如今，很多高校虽然意识到了要对档案馆进行改革，但是没有规划一个科学的管理制度，这就证明了高校的领导首先在思想上没有一个正确的认知，高校的档案管理是一项十分复杂的工作，档案的种类比较分散，并且档案的数量很巨大，没有正确的管理制度，对高校档案馆的信息化建设就是一个不可能的任务。另一方面，大数据时代下的高校档案馆的信息化建设根本没有可以参考的资料，这就导致了高校档案馆信息化建设的任务无法继续。 2.4高校档案馆的软件无合理的开发与利用 虽然许多高校已经开始对高校档案馆进行管理，校方也给予合理地资金分配，但是却将大部分的资金用于购买硬件设施，而没有对硬件设施进行有效地升级，对软件的管理使用也没有准确的方法，这从根本上对资金造成了巨大的浪费，并且从专业的角度去看，对硬件的利用率也不高，还是无法与大数据时代融合。 2.5高校档案馆没有健全的消防装置 虽然在大数据时代下，许多档案都已经成为数据信息，但是仍然有许多档案是纸质化的，但是，大多数的高校档案馆都没有相应的消防措施，如果发生特殊的情况，根本没有补救的可能，这样会造成档案资料的大量丢失，除此之外，高校也没有安排消防安全小组，没有对消防隐患进行及时的排查。 3 高校档案馆信息化建设的措施 3.1提高档案管理者的专业水平 大数据时代具有容量大、种类多、可变性高的特点，所以在这种新时代下，高校首先要做的就是对以前的老员工进行专业的知识培训，给他们制定较为严格的学习计划，有效提高他们的专业技术能力，可以利用电脑与互联网从根本上对档案进行信息化建设。同时，高校领导还应该制定奖罚制度，提高员工的工作效率，也要适当培养并招聘一些专业的工作人员对档案馆的信息化建设做出有力的保障。 3.2提升高校档案馆信息化建设的安全意识 没有安全的保障，就算档案馆的信息化建设的再好也没有作用，尤其是在当今数据活跃的时代，高校更应该制定安全的工作责任制度，同时要定期提高员工的安全意识，让每一位工作人员尽到自己的责任，对高校档案馆进行安全地管理，最重要的是，高校应该花费一定的资金，用于资料库的防火墙的建设之中，保证档案管理的万无一失。 3.3高校档案馆要注重制定管理制度 有一个科学的管理制度对于高校档案馆的信息化建设有着十分重要的作用，首先它可以规划工作人员的工作任务，其次，它可以有效克服高校档案馆复杂性的特点，让工作人员的工作有条不紊，同时，高校领导可以借助国外一些高等学校成功的案例，取其精华，去其糟粕，根据档案馆的特点，制定科学合理的管理制度。 3.4加强对软件的开发利用 除了较强的硬件设备之外，高校档案馆的信息化建设大部分是靠先进的软件技术，所以，要及时完善高校档案馆机器的软件设备，定期对其进行检查和升级，并且高校的领导者要知道档案管理不是一个死的过程，因此要时时刻刻保证软件对档案资料的处理能力。 3.5加强高校档案馆的消防建设 消防建设是整个高校档案馆的基础，加强对档案馆的火焰隐患排除，组织建立专业的消防小组对其进行监督管理，在建筑设备上要安排高质量的消防装置，从而提高档案馆的消防安全水平。 大数据时代可以给高校档案馆的信息化建设提供更好的发展平台，如今，人们的生活节奏越来越快，大數据时代可以跟上社会发展的步伐，对这个信息化需求量越来越大的社会提供更高效率地传送、保存、整理与分析的方法，所以，国家更应该对其提供便利的条件，使高校档案馆的信息化建设有更高的水平。 参考文献： [1] 施秀平.大数据条件下高校档案馆（室）的规范化建设[J].办公室业务，2016（16）：116+118. [2] 黄少芳，刘晓鸿.基于大数据的地质资料档案信息化与服务[J].资源与产业，2015（6）：56- 61. [3] 陈明九.大数据时代高校档案管理系统建设研究——以山东建筑大学为例[J].山东建筑大学学报，2015（5）：506- 510. [4] 陶骏.大数据时代下的高校信息化平台建设[J].计算机光盘软件与应用，2013（19）：254- 255. [5] 黄少芳，刘晓鸿，张俊芳.论高校档案信息化与数字档案馆建设[J].中国地质教育，2013（2）：76- 79. |
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