| 标题 | 省级电力企业招投标资料电子化归档探索与研究 |
| 范文 | 胡啸+曹楷+周旸 摘要：为了有效解决招投标归档过程中存在的归档资料整理不及时、价值文件丢失、归档效率低下等问题，本文在借鉴国内外典型案例的基础上，积极探索电子化归档路径，通过对归档目录和流程进行标准化，同时应用信息化手段开发档案管理系统，并建立科学、完备的常态管理机制，大幅提高电子化归档的质效和安全性，全面提升招评标全流程闭环管理水平。 关键词：电子化归档 招投标 档案管理 竞价采购系统 中图分类号：G270.7 文献标识码：A 招标采购过程中的归档文件是招标采购活动的客观记录，是招标采购活动的重要组成部分，是依法开展招标活动的重要依据。招标采购活动中会产生大量的招标采购文件资料，归档资料整理不及时不仅造成价值文件丢失，也会影响管理人员的工作效率以及归档资料收集的范围和质量，尤其涉及到保密信息的投标文件，其归档的要求更高。 省级电力企业采购管理初步实现了招标采购关键环节的电子化，很大程度上提升了招评标环节的效率和准确性，但同时也形成了很多电子采购活动文件，而现有的档案管理规定都是基于传统业务模式，档案管理思路仍停留在过去，甚至出现在招标环节已经做到无纸化的文件，在归档环节仍需做成纸质进行存档的情况，远远落后于招投标业务的电子化进程。 因此开展电子化采购活动文件归档探索与研究，在标准化范围（目录和流程）的基础上，设计、开发电子化档案管理系统，建立安全管理机制，确保档案具有法律效力，且可供业务部门和审计部门查验、追溯显得尤为必要。 1 典型案例分析 1.1天津市政府采购中心电子化归档 天津市政府采购中心为规范电子化归档，印发了《关于规范我市政府采购档案管理工作的通知》，对采购管理档案做出了一系列的规定。具体内容包括四个方面：首先是界定采购内容与范围，规范化操作流程。通过细化采购文件归档范围以及每一份采购文件在业务系统中形成的当事人、操作流程、归档节点相关负责人等每一个环节，将流程控制作为规范电子化归档的保障措施。第二是建立岗位责任制度，提升采购文件归档效率。通过指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度，以提升采购文件归档效率。第三是实现系统数据对接，确保采购过程文件的真实可信。通过实现系统无缝对接，自动获取版式和归档电子文件及元数据，将采购业务电子文件的描述性内容与采购业务电子文件一并归档，并进行归档文件的“四性”检测。最后是建立安全控制体系，确保电子档案的数据安全。电子档案管理系统在数据的处理、存储、管理、分类和安全分级及授权查询方面，提供安全的、有效的、统一的、细致的权限管理和身份认证及审核机制，确保系统安全。 1.2中石化-霍尼韦尔（天津）有限公司竞价采购系统 为最大限度地发现卖主，有效规避价格同盟，降低采购成本，中石化-霍尼韦尔（天津）有限公司开发竞价采购管理系统，实现竞价采购业务流程的全程电子化管理，为中石化-霍尼韦尔（天津）有限公司竞价采购业务管理提供了一个电子平台。该系统中，采购商发送新建项目请求，系统通过后即可填写项目相关信息，提交后系统自动将项目信息保存到数据库，整个采购过程所产生的相关文件以项目为单位进行归档，方便后期的查询与调取。其中，对于所产生的结构化数据，系统以项目为单位以表单的形式存储至数据库。 1.3案例借鉴 通过对上述采购电子归档案例进行分析，对省级电力企业电子化文件归档，具有如下功能：一是设立专人专职，保证采购文件归档的质量和效率。在采购监督管理部门、采购人和采购代理机构分别指定专人负责采购档案的管理工作，根据需求建立岗位责任制度。二是改造相关系统，实现采购文件的一键化归档。企业可以在现有招标系统（平台）的基础上，开发专门的文件归档模块，实现采购电子文件以项目为存储单位的一键归档功能。三是建立安全控制体系，确保存储数据安全。为了保证电子归档数据的安全，需要建立安全控制体系，完善安全访问机制。 2 电子化歸档路径探索 2.1归档目录标准化 目前，国家电网公司对招标采购归档文件的范围有明确的规定，但其对归档介质、签字盖章等属性的描述仍不明确，且尚并未完全满足资格预审、电子化招标等业务开展的需要，因而省级电力企业有必要通过对电子化归档文件的范围进行了标准化梳理，并结合资格预审及电子化单轨制业务需求，明确界定归档采购活动文件材料和采购活动管理过程材料目录清单，细化各文件目录的产生环节、归档介质、文件签署（签字/盖章）、档案保管期限、格式模板及对应的资料整理提供角色等字段，形成标准化的招标采购归档文件材料目录一览表。 2.2归档流程标准化 省级电力企业集中采购活动中产生的大量招标采购文件资料，目前尚未制定统一的标准化归档流程，导致归档资料整理不及时、价值文件丢失等问题。为使归档流程标准化，省级电力公司在总部统一采购活动中文件材料归档整理移交流程的基础上，结合自身实际业务需求，将在采购部门参与的收集、整理阶段，按照省级电力公司熟悉的招标流程，重新划分为招标准备、开标、评标和定标，同时细化招标代理机构及招投标管理部门的相关责任人、关键时间节点、工作内容，从而标准化归档流程，并编制形成具体的归档手册。 2.3归档操作信息化 针对目前的电子化归档流程不规范、效率低、查阅繁琐等问题，通过分析电子化归档业务需求，开发档案管理系统，实现电子化档案的一键整理、组卷、移交和存档，提升招标资料归档精益化、专业化水平，助推省级电力企业招标采购全程电子化的顺利实施。 2.3.1归档资料一键整理、组卷 相关业务人员收集完成招标项目全部需归档的采购活动文件后，可应用档案管理系统实现资料一键整理，形成科学的分类和索引。档案管理人员需为每份需要归档的资料在系统中标注其对应的分类号、宗号、卷号、序号、主题词，以便后期可通过在系统中检索项目名称、归档文件名称等检索条件随时调阅、查验相关资料。 2.3.2归档资料线上移交、存档 归档资料线上移交是指通过开发相应的信息系统接口，打通招标系统（平台）和档案管理系统之间的信息传输壁垒，实现归档资料的线上移交，大幅减少人工通过物理存储介质复制转移归档资料的不便性和不稳定性，同时，系统自动将归档资料统一传输到专用的归档服务器中，并对服务器的存储空间进行划分，以分别存放不同类型的归档资料，有效提升归档的效率和灵活性。 2.4常态管理机制 2.4.1文件加密 针对招投标过程中存在大量涉密信息的招标文件进行加密管理，通过给各环节负责编制、生成归档资料的业务人员安装加密软件或加密密钥，针对涉及招标人和投标人保密信息的采购活动文件，设置不同的使用权限（是否可被读取、复制、移动等），确保无关人员无法轻易查看、修改、删除或者窃取过程资料。 2.4.2数字签名 与传统归档相比较，电子化归档对数字签名的要求更高，因而对数字签名做了标准化、规范化的管理。为需要通过编制、审核、修改等任何形式接触相关归档资料的业务和管理人员配备数字签名插件，通过记录数字签名中含有的持有人和时间戳信息，为后期追溯和审计提供参考依据。 2.4.3数据备份 为有效解决因系统故障、人为疏漏导致的重要电子招投标数据泄露、失真、无法复原等问题，通过建立数据备份机制，定时定点的由归档采购活动文件的提交人和收集人分别进行数据备份，确保每一份采购活动电子文档至少有一份备份文件，降低招投标数据遗失风险。 3 结束语 本文通过对电子化归档管理的典型案例进行分析和借鉴的基础上，结合省级电力企业自身的实际业务需求，建立了一套适用于省级电力企业的招投标资料电子化归档实施方案，解決了归档过程中存在的归档资料整理不及时、价值文件丢失、归档效率低下等问题，有效提高了归档的科学性和安全性，为提升电子化归档的效率和质量提供了科学、可行的方案指导。 参考文献： [1] 徐晶晶.招投标档案电子化归档范围及安全管理[J].城建档案，2015（12）：21- 22. [2] 纪铁利.有关档案电子化管理的几点思考[J].计算机光盘软件与应用，2012（9）：40- 41. [3] 冼其芬.档案电子化管理面临的问题及优化对策探讨[J].中国管理信息化，2013（14）：60- 61 [4] 李艳军.浅谈我国行政单位档案管理的电子化建设[J].山西档案，2013（s1）：233- 235. [5] 徐晶晶.招投标档案电子化归档范围及安全管理[J].城建档案，2015（12）：21- 22. [6] 纪铁利.有关档案电子化管理的几点思考[J].计算机光盘软件与应用，2012（9）：40- 41. [7] 冼其芬.档案电子化管理面临的问题及优化对策探讨[J].中国管理信息化，2013（14）：60- 61. [8] 李艳军.浅谈我国行政单位档案管理的电子化建设[J].山西档案，2013（s1）：233- 235. [9] 张勇.企业管理中电子化档案管理路径探究[J].中国经贸导刊， 2014（23）：55- 57. [10]臧炜.电子图书归档管理的问题及对策[J].办公室业务， 2017（12）：142. [11]程坤.探讨解决企业电子文件管理问题的方案[J].科技信息， 2011（36）：387. |
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