| 标题 | 提高档案信息管理系统应用水平的有效途径 |
| 范文 | 刘春金 摘要：档案管理是烟草企业管理工作中的重要内容，是企业中最基础的一项工作，管理成效的高低对企业管理方案有效性的高低、决策科学性的高低等产生深远影响。为进一步提高档案信息管理系统的应用水平，需要企业结合自身特点，制定科学、合理的管理措施与方法，为档案信息各种价值的充分发挥奠定基础。本文分析了烟草企业档案管理现状问题及如何提高档案信息管理系统的应用水平。 关键词：烟草企业 档案管理 现状问题 应用水平 中图分类号：G271 文献标识码：A 俗话说“以史为鉴，可知兴衰。”而档案信息就是烟草企业历史记载的主要方式与载体，是对企业发展、改革、成就等重大事件的真实记录，在推动企业发展中发挥着重要的借鉴与参考作用，是企业发展中的宝贵财富。因此，福建烟草工业系统充分重视档案管理工作，将其提高到生产与经营同高地位进行管理，切实优化档案管理工作质量与效率，为企业管理者制定有效的管理制度提供借鉴，为企业决策者制定出更合理的决策方案提供可靠依据，从而为企业实现稳定发展奠定基础。如何有效提高烟草企业档案管理效果，是管理人员需要研究的核心问题。 1 福建烟草工业档案管理现状 在全国范围调查与研究中发现，当前我国很多烟草企业档案管理方面普遍投入资金成本比较高，人员配置比较高，促进了管理质量的明显提升，利于各种档案信息在推动企业发展中积极作用的充分发挥。 第一，企业对档案管理工作的重要性认识很高。当前，很多烟草企业对各种档案信息在推动企业管理制度的优化及决策效果的提升等方面的价值都有深入的了解，这就使得企业领导干部将档案管理工作放置在应有高度，从资金、政策等方面为档案管理工作的开展提供帮助，最终档案管理效果还是理想的。 第二，管理人员素质高。档案管理都有专职档案员及兼职档案员，专职档案员相对固定，变动频率不高，这就使得管理经验与管理能力满足新时期档案管理工作需求，管理规范。烟草企业的档案管理制度健全，明确规定档案资料的归档时间与归档范围，这就使得很多档案资料在保管期限、编目及分类方面不存在错误。另一方面，目录全是当前福建烟草工业档案信息管理中的普遍现象，这有利于档案使用者的快速查询与有效利用。 第三，管理方式规范。当前，福建烟草工业日常的档案管理工作不仅仅是以往的手工操作模式，而且信息化程度非常高，这就使得查阅、检索、编目、收集及管理工作效率非常高，利于管理质量及服务效果的提高。并且，档案管理资金充分，档案工作中所需要的资金完全足额到位。 第四，服务质量高。烟草工业档案管理的最终目的是为档案信息的利用者提供服务。当前烟草工业档案管理工作重视管理和服务，追求目标归档率100%，完整率100%，利用率100%，可以为档案信息利用者提供优质服务。 2 如何提高档案信息管理系统的应用水平 基于上文分析的当前福建烟草企业档案管理方面普遍存在的一些现象，借助自身多年从事烟草企业档案管理工作中总结的一些经验，在原来相对良好的基础上怎么样可以做得更好提出一些建议，以期可对同行有所参考。 2.1强化责任，深化认识 针对当前福建烟草工业对档案管理工作相对重视的现状，切实进一步提高企业对该工作的重视程度，需要企业深度认识，做好领导与管理工作。 第一，提高认识，加强领导。烟草企业全面了解档案管理工作的价值与意义，主动将档案管理当成一项基础性工作、经常性的工作内容常抓不懈，纳入到议事日程，做好定期检查、分析与研究，并把档案目标当成主管领导日常工作主要责任。 第二，提高责任感。档案管理人员主动、积极地将规定时间内档案管理的具體情况与管理过程中遇到的各种困难汇报给主管领导。主管领导结合企业档案管理具体情况，提高资金投入，努力为其提供优越的管理环境，切实做好协调各方、内外联系、承上启下的工作。烟草企业制定了明确的档案管理责任制，引导与组织工作人员对各种制度与规章进行研究与学习，不断增强他们的责任意识，促使他们主动做好日常的档案管理工作。 2.2做好培训，增强素质 档案工作者是烟草企业档案管理活动中最为活跃与关键的因素，他们素质与能力的高低对管理成效的高低产生直接影响。因此，烟草企业应全面了解工作人员在日常管理中发挥的重大积极作用，从而主动提高档案管理者的综合素质与业务能力。 第一，用好、选准档案管理者。把那些热衷档案管理及勤快心细的人员分派到档案管理岗位上，努力打造一支素质高、人员稳定的档案管理团队，尽可能减少管理人员的变动与调整，以保证档案专职人员都掌握丰富的档案管理专业知识及较高的业务能力。龙岩烟草工业有限责任公司现有专职档案员3名，兼职档案员20名。其中档案主管1名，学历本科，副研究馆员，从事档案工作20多年；档案管理员1名，学历本科，副研究馆员，从事档案工作20多年；档案管理员1名，学历本科，馆员，从事档案工作10多年；企业每个部门都有一个兼职档案员，学历都在本科以上。 第二，做好档案工作人员培训工作。企业结合自身档案管理的实际情况，为专职档案员及兼职档案员提供参与培训的机会，定期参加各种培训。省公司激励每个子公司主动学习档案管理经验与技能，并从经费与时间上对他们进行支持，以显著提高各个专职档案员及兼职档案员的业务能力及操作经验。结合福建省烟草公司档案工作“十三五”规划，定期组织档案业务技能及基础知识讲座，确保企业档案专兼职工作人员的能力都能满足新时期企业发展需求。 第三，定期邀请档案系统及高校档案管理方面的专家或学者到企业中做经验与技术分享，使得档案管理人员能直接获得更为有用的档案管理方法与技巧，以不断提高自身管理能力。比如邀请人民大学档案专业专家宫晓东老师、福建省档案局专家甘处等。 2.3全面推进档案收集自动化 提高档案管理工作的质量与规范性，是各种档案信息充分发挥借鉴与依据作用的基础与条件。 第一，推行档案收集全流程管理。推动档案实时收集、实时移交、实时整理、实时入库，提高归档及时性。引导各管理岗位积极参与，发挥部门兼职档案员的作用，培养各岗位及时归档的工作习惯。 第二，推动档案业务规范化。规范统一各单位文书档案、基建档案、设备档案、产品档案、会计档案、实物档案业务操作，理顺手工录入和各系统接口数据的全流程操作。 加强档案统计分析。完善档案信息系统的统计报表功能，及时发现问题，总结经验，提高档案归档率和及时率。 2.4创新观念，突出服务 全面推进档案信息数字化。在信息技术、互联网技术迅猛发展的时代背景下，烟草企业的档案管理工作争取与时俱进，借助新时期的新技术尽可能优化管理成效，并努力为档案使用者提供更为优质与便捷的服务。 第一，提高管理工作的技术含量。提高原文挂接率。加大电子文件收集力度。各部门自行产生的文件材料按照“谁形成、谁归档”的原则，由文件形成者上传挂接电子文件。专职档案员做好事前指导和事后检查，部门兼职档案员落实，把好文件的第一关。管理人员已经主动把相对应的管理软件应用到日常的档案管理过程中，构建目录数据库及全文数据库等先进的管理措施，为实现全方位、准确及迅速的档案服务提供条件。 第二，扎实做好各种档案信息的编写与研究工作。档案管理人员在尽力做好编纂大事记、文件汇编、机构组织沿革等一般性档案信息的同时，还应积极关注企业工作动态，力争从传统的被动服务转变成新时期的主动服务，变传统的事后服务为新时期的超前服务。 第三，创新档案服务方法与途径。制订业务规范。档案管理人员深入研究各种档案信息的利用特点与规律，逐渐健全检索方式，构建多载体、多形式、多途径的信息检索体系，颠覆传统狭窄、单一的目录与案卷“一本账”的无序状况。 2.5全面推进档案利用网络化 利用各种宣传渠道普及档案信息系统应用，让广大员工了解档案检索和借阅功能操作。完全实现档案系统网上流程检索和借阅。 3 结束语 随着烟草企业改革的不断推进及社会经济的快速发展，档案管理工作的重要性更加凸显，这就使得档案管理在获得更大发展机遇的同时，也面临更高挑战。因此，档案管理人员应深入分析当前管理工作中存在的一些问题，透彻分析出现这些问题的各种影响因素，然后采取措施予以有效应对，最终充分发挥档案管理工作在推动烟草企业快速发展方面的各种积极作用。 参考文献： [1] 高瑞芸. “大数据”背景下烟草企业档案管理的SWOT分析[A]. 中国烟草学会2015年度优秀论文汇编[C]，2015：3. [2] 曹儷娟.新形势下加强烟草商业企业档案管理工作对策分析[J].湖南烟草，2017（3）：46- 47. [3] 叶爱平.档案管理在企业发展中的价值研究——以烟草企业为例[J].江苏科技信息，2017（20）：27- 28. [4] 陈丹华.浅谈烟草企业采购项目档案的规范管理[J].科技经济市场，2015（6）：49. [5] 王虹.如何加强烟草商业企业会计档案精细化管理工作[J].现代经济信息，2014（2）：184- 185. [6] 浙江湖州市局（公司） 陆玥.关于加强企业档案管理工作的思考[N].东方烟草报，2014- 07- 31（003）. |
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