| 标题 | 浅谈业务拓展费用管理要点 |
| 范文 | 郑仙萍 摘要：本文首先界定了业务拓展费用的内容范畴，围绕管理原则、预算管理和核销规范三项管理要点进行展开，并就实践中最易被操纵或外部监管单位重点管理的业务招待费、车辆运营费和业务会议费三项内容进行延伸。 关键词：业务拓展费用 管理原则 预算管理 核销规范 中图分类号：F275 文献标识码：A 作为营利性组织，企业的各项资源投入都围绕创利进行，资源投入能否有效，能否提升业务竞争力、构建可持续发展能力，都将对企业的创利能力产生重大影响。业务拓展费用是企业除人才队伍建设投入、研发费用投入外，一项直接关系业务拓展能否成功的重要投入。本文从内容范围、管理原则、预算管理及核销要点等四个方面就如何做好业务拓展费用管理进行浅析，并就业务招待费、车辆运营费及业务会议费三项重点费用管理进行深入解析。 1 内容范围界定 业务拓展费用不仅仅指业务招待费、业务宣传费，应该囊括企业为拓展业务所发生的所有直接相关费用，如业务招待费、业务推广宣传费、业务会议费、广告费、车辆运营费、宣传单及客户对账单印刷、邮寄费等。 业务拓展费用的管理半径应延伸至企业各经营子单位。 2 管理原则 第一，战略导向。业务拓展费用的配置方向与企业战略目标相匹配，优先向企业战略发展的核心业务、核心区域、重要客户倾斜，与企业的竞争策略相吻合，并根据市场情况、战略地位、业务机会和竞争策略变动及时动态调整。 第二，收支挂钩。业务拓展费用预算额度原则上与营业净收入挂钩，企业每年度根据不同业务的特点和发展阶段确定相应的挂钩比例，确保业务拓展资源能够满足业务发展需要。 第三，分级授权。企业对业务拓展费用实行分级授权、责权对等的管理方式。企业授权各经营子单位在预算额度内根据自身业务目标、经营策略制定业务拓展费用二次分配机制，合理安排使用业务拓展费用，并可对下属单位进行转授权管理。 3 预算管理 第一，预算机制应自下而上自上而下确定。上一年四季度各经营子单位应在市场环境及业务机会研判基础上，提出第二年各业务战略规划、竞争策略、增长路径和举措，并据此提出第二年的业务拓展费用机制（含挂钩方式及挂钩比例、与业务举措的契合度分析）及具体二次分配管理机制申请；财务部测算相关机制对企业整体的财务影响后提交企业管理层审批。 第二，根据机制及时足额核定额度，强化跟踪管理，确保业务开展所需的同时提高资源投入的有效性。财务人员根据经企业管理层审批通过的业务拓展费用机制测算各经营子单位业务拓展费用年预算额度，年初预配50%，半年度预配70%，之后根据业务进展情况，逐月核定额度，年底根据全年数据统一清算；财务人员负责逐月对业务拓展费用的日常使用进行跟踪与分析，并与业务部门充分沟通交流，及时预警业务拓展费用投入有效性不足的问题。 第三，对处于发展初期业务，予以扶持，实行三年滚动预算管理。确保对新业务开展初期的业务拓展费用投入，各经营子单位开展新业务时需编制三年财务收支计划及业务拓展费用专项预算，三年预算期间内业务拓展费用等财务资源可以统一使用，按三年经营成果统一清算。 第四，动态调整预算。各经營子单位和财务部门应及时评估业务拓展费用机制的有效性，对于因市场情况、业务机会变化，业务发展策略调整等原因，造成上年确定的业务拓展费用机制不适应业务发展的，应及时由各经营子单位提出调整申请，报企业审批通过后执行。 第五，奖惩分明。鼓励各经营子单位合理、真实地使用业务拓展费用。对于各经营子单位主动压缩成本，形成业务拓展费用预算结余的，视情况给予奖励和表彰，并在次年业务拓展费用预算核定上根据实际需要适当加大其业务拓展费用预算额度，对于全年超额列支的业务拓展费用则相应抵减其部门绩效额度。 4 核销规范 第一，责任分明。业务拓展费用列支必须真实、合理、合规，各经营子单位负责人对业务拓展费用使用的合法、合规负首要责任，重点对业务拓展费用支出是否必需、是否符合企业相关规定和标准、发票信息与业务地点和项目是否一致等真实合理性进行审核，对超出正常业务开展所需以及不合常理的消费行为应予以制止，确保费用支出符合中央规定及企业财务管理各项要求；坚决杜绝虚假消费、弄虚作假、变通报销费用、私设小金库等行为，一旦发现，对相关人员实行问责，构成犯罪的，将移交司法机关追究刑事责任。 第二，适当授权，提高费用核销时效性。预算额度内、符合列支标准的常规业务拓展费用列支授权各经营子单位负责人和对口财务经理审批；金额或性质重大的业务拓展费用列支须报财务部门审批；重点及重大费用应根据相关规定办理事前审批。 第三，做好台账。各部门要对单次超过1000元（含）的招待、礼品支出或采购、领用宣传品建立台账管理，逐笔登记招待活动的时间、接待场所、接待事由、参与人数等内容，由经办人、部门负责人签字确认；单笔超过3000元（含）的，要事先报备经营单位负责人，事后由被报备领导在台账上签字确认。 5 业务招待费管理 业务拓展费各明细费用中，业务招待费由于包含餐费、礼品等，是实践中最容易获取相关发票的费用，且因涉及企业所得税纳税扣除限额规定，是企业拓展费管理中的重点。 第一，实行招待费占比及招待费投入产出双控的管理细则。各经营单位应认真贯彻中央厉行勤俭节约、反对铺张浪费的要求，科学合理的安排业务拓展费用支出，提倡采取为客户提供增值服务等方式来吸引客户、联络客户，减少不必要的招待费用等支出。原则上业务拓展费中业务招待费占比应逐年下降，业务招待费投入产出应逐年提升。 第二，转嫁企业所得税纳税调整税负。根据《中华人民共和国企业所得税法实施条例》（2017）第四十三条规定，各经营单位应承担其发生的业务招待费支出的40%及60%超出其实现营业收入的0.5%部分，按企业所得税税率计算的企业所得税额。 第三，核销具体规范：不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴；不提供高档香烟和高档酒水；所有在私人会所、高消费餐饮场所、高消费娱乐健身场所的消费不予报销；发票内容含有“金、银、珠宝、夜总会、足浴、桑拿、旅游、高尔夫、虫草、礼品”等的高档消费支出不得列支；各种形式的代金券不得报销；旅游景点参观费以及其他实质为旅游性质的票据不得列支；普通宴请不得超过200元/人；重要商务活动或重要宾客的宴请不得超过300元/人；重要商务活动或重要宾客指公司高端私人客户、机构客户中高层或有机构中高层参加的重要项目、重要业务会议等；烟酒茶等礼品单价不得超过300元，餐费发票原则上不超过5000元，单张票据金额超过5000元的餐费必须附商家的菜单，菜单应体现商家相关信息；发票不得以一批为数量单位，或是定额国税非餐费发票，需附清单，发票开具地点需与经营地、出差地、客户所在地相关；单笔金额（单张票据）超过1万元的（含）须通过转账方式，若同一单位同期开具的同类发票或连号发票，若干张累计超过1万元的，视同单张发票处理。 6 车辆运营费管理 随着生活水平不断提升，汽车尤其是私家车保有量迅猛增长，截至2016年底，全国平均每百户家庭拥有36辆私家车，成都、深圳、苏州等城市每百户家庭拥有私家车超过70辆。车辆运营费发票获取的容易程度仅次于业务招待费，逐渐成为业务拓展费管理的重点。 车辆运营费用包含车辆燃料费（汽油费等）、车辆修理费、停车及过路费、车辆保险费、司机劳务费等。 报销时需提供经部门负责人签字审批的机动车辆运营费明细，其中汽油费必须附行驶里程、百公里油耗、实际油费等信息，汽油费报销额度根据两地间公里数及合理油耗水平核定；修理费需附修理清单，清单总金额与发票金额一致，清单上的章需与发票章应为同一提供方。 预充值加油卡的，一次性预充值金额控制在预计满足三个月油费需求以内，超额部分不予充值。充值发票，最迟需在再次预充值的20个工作日内取得，并办理冲销挂账。如未按照规定时间办理冲销挂账，则取消预充值权限。 原则上不提倡自驾车出差，如确因工作需要私车公用的，需要做出差事前审批。私车公用车辆费用报销范围仅包含汽油费、桥路费、停车费等，车辆保险费、年检费、易损零配件自然磨损更换、刮擦修补以及违章罚款等不予报销。 7 业务会议费管理 会议费是历次税务检查的重点费用，会议费列支必须符合相关规范。 业务会议是指业务部门自行组织或参加的各类客户活动，如组织股评投资报告会、客户答谢会，参加其他业务单位举办的投资策略报告会等；不含参加公司级别的会议，如年度工作会议、党员代表大会等，或者参加如中国证监会（局）、中国证券业协会、交易所、中登公司等业务相关主管部门的会议。业务会议费包括为各种会议发生的会务费、交通费、住宿费、餐饮费、场租、会议用品以及文件印刷费等。 业务会议费列支需事前审批，报销时需附事前送审、会议通知。 自行组织会议需在事前送审中说明未采用视频会议方式或未使用公司办公场所的理由；需列明具体支出预算理由及预计金额（包括会议名称、召开的理由、主要内容、时间地点、参会人数、所需经费及列支渠道等），不得列支茶歇费用，未经审定的项目不得列支。会议住宿费及伙食费必须符合国家八项规定及公司内部规定标准（对外召开的各种会议、研讨交流，住宿费一般地区最高标准为800元/间/天，特殊地区（指北京、深圳、上海、广州、海南、厦门、福州、杭州、南京、青岛、大连，下同）最高标准为1100元/间/天；餐饮一般性业务拓展活动每人次不超过200元、重要商务活动或重要宾客（高端私人客户、机构客户中高层或有机构中高层参加的重要项目）每人次不超过300元，外事活动每人次不超过400元）。发票不能笼统地以“会议费”、“会务费”列示，需列明费用明细。住宿餐饮按照实际签到人数及规定标准核定，费用报销还需附会议签到表等。 参加外部会议，举办方安排食宿的按举办方标准不再报销食宿费用。 禁止到国家规定的风景名胜区举办内部会议和活动，并利用公款组织旅游；不得假借出差、参加外部会议的机会公款旅游；会议期间严禁参会人员之间以公款相互宴请；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放会议纪念品；严禁异地部门间无实质内容的学习交流和考察调研。 参考文献： [1] 國务院办公厅.中华人民共和国企业所得税法实施条例[Z].中华人民共和国国务院令第512号. [2] 中共中央政治局.中央“八项规定”、“六项禁令”和反“四风”的主要内容 [EB/OL].鲁网 > 临沂频道 >独家新闻，2014- 2- 17. [3] 张国峰.如何控制业务招待费和宣传费[J].河北财会，2002（3）：51. |
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