| 标题 | 新形势下科研档案收集工作的现状与策略 |
| 范文 | 张宝帅 摘要：科研档案是将科研活动的全过程记录，所形成的具有保存价值的文件集合，是科研诚信与科技行为规范的重要支撑。本文通过研究新形势下科研档案收集工作的现状，分析科研档案收集工作中存在的问题与产生的原因，提出了做好新形势下的科研档案收集工作的策略。 关键词：新形势 科研档案 收集 留存 中图分类号：G272.2 文献标识码：A 在科学技术发展日新月异的形势下，伴随着相关法律法规的逐步健全，有关于科研档案收集的一套制度体系已经慢慢成型，这在很大程度上改变了科研档案管理落后于形势的不利局面。所谓的科研档案，就是指将科研活动的全过程详细认真地记录从而保留下来的东西，它的目的就是促进科研事业进步，提高我国科技实力并跻身科技大国行列，同时也是科研诚信与科技行为规范的重要支撑。但是，就目前我国科技单位来说，关于档案的收集工作一直都是重中之重，至今都存在着许多的难题。如今的21世纪是大数据的时代，科研档案尤其是科研的电子档案在很大程度上制约了我国科研事业的发展。本文将会在多个方面分析我国科研档案收集工作出现问题的原因以及现状并对此给出相关的建议与策略。 1 科研档案收集工作存在的问题 科研档案数据真实、完整、准确、及时、质量高、字迹图像清晰是科研档案收集工作的基本要求，但是我国的科研档案收集工作仍未达到如此地步，原因有以下几点： 1.1重视成果式材料，而轻视过程性材料 一般的科研档案可以分为成果性材料、依据性材料以及原始性材料，但是在档案收集的过程中往往大多都是成果式材料，而忽视原始数据、计算过程、设计思路等过程式材料。许多宝贵的原始材料仍保存在个人手中，这就会大大降低档案的完整性。 1.2科研档案收集工作普遍落后 有些科研人员缺乏档案意识，甚至有的人用不同的纸张书写数据资料，更严重的是，有些时候研究数据原稿有限，只能上交复印版。在科研人员进行档案收集工作时，大多都是依靠自身对此工作的专业知识以及责任感，但是仍旧有大部分的工作人员常年将大部分的精力投身于研究科研本身，经常忽略档案收集工作的重要性，他们通常会认为自己做的科研实验结果理应由自己保存，而不是上交。同时，科研单位并没有要求员工必须要把科研实验结果建档保存，并且缺乏相关的制度体系对此进行管理，这就导致管理档案的相关人员不专业。我国目前的档案收集工作的现状就是：“科研人员什么时候上交，档案人员就什么时候回收”“科研人员交什么，档案人员就收什么”，这些并不规范的材料大大减少了科研档案的寿命。 1.3在科学技术研究过程中缺乏大量数据 在我国，科学地管理档案最基础的一部分就是科学技术研究过程数据。我们只有正确规范地记录科研数据，才能将科研活动的意义最大限度地发挥出来。只有将有关数据详细地记录下来，才能够为今后的相关实验提供帮助，促进我国的科技进步。我国的中科院调查研究发现，在大部分的科研单位当中有一半以上都存在着科研数据大量缺乏的问题，有些时候恰巧缺乏关键性数据，而这些关键性数据是最能够判断科研成果水平的依据，例如，某单位研究经费为3000万的基础项目，最后记入档案的信息大致只有立项文件和最终报告，往往都会缺少研究过程的报告以及实验的原始数据，这最终会严重影响到科研档案收集工作。 1.4科学技术研究电子文件不完整 随着如今科学技术的迅猛发展，社会的各行各业都发生了翻天覆地的变化，当然科研档案的记录方式也发生了巨大的变化。以往的科研档案都是以纸质文件或者图纸的形式保存下來，而如今我们不仅可以使用纸张，还可以使用PPT、Word文档等现代电子设备，只有在加强使用其他载体的前提下，才能顺应时代发展的需要，但是缺乏基础数据并不能够真正地将科研档案数据记录下来，所以只有将相关数据收集完整才能够称之为真正的科研档案。 2 产生问题的主要原因 2.1客观原因 科研数据专业性强、内容繁杂、来源广。 2.2主观原因 科研人员缺乏档案意识。有些科研人员只重视研究科研的过程，却忽略了科研档案的收集，认为只有搞科研才是自己的本职工作，而收集科研数据是档案室工作人员的工作，与自己无关，平时很少配合档案室的工作人员将档案进行收集管理；有些科研人员认为自己做的实验，所得的成果也是自己的，不应该把实验材料上交，留在自己的手中是正确的；有些科研人员认为如果把科研材料上交到档案室，万一未来出了问题，得不偿失；还有一些科研人员害怕将科研数据上交之后泄露出去，造成巨大的经济损失，所以一般把关键性材料留在自己手中。 科研档案管理人员的专业水平低。有些科研人员对待工作并不负责，“你交什么，我就收什么”，科研工作本身就是严肃的，这就要求从事科研档案的工作人员必须要有很强的专业性。许多的档案管理人员或多或少都会缺乏相关的专业知识，对这类工作认识不多，会严重影响工作效率。 3 怎样做好新形势下的科研档案收集工作 3.1提高科研人员的档案意识 想要做好科研档案的收集工作，需要科研人员与档案人员的互相理解、全力支持与配合。但是想要做好这一点，还是需要提高科研人员的档案意识，可以向他们宣传《档案法》，给他们灌输相关的法律法规，增强他们的法律意识，让他们意识到科研材料应当是属于国家的，而不应该私自保留。 3.2提高科研人员的专业修养 在政治上，要全心全意为人民服务，对自己的工作要时刻保持热情，要有责任心、事业心，对待工作要认真负责，遵法守法，保护国家机密。在业务方面，在平时多看相关方面的书籍，多学习相关的知识，提高自身的专业素养。 3.3转变思路，将整体式收集变为分布式收集 如今，我国科技电子数据保存形式很多，传统的档案室已经落后，已经不能够满足先进的科学技术的要求。因此我国可以在一定程度上适当地学习澳大利亚的分布式管理方法。 3.3.1由专业人员保管相关科研数据 澳大利亚国家档案馆在管理档案时的原则就是：国家重要部门产生的机密数据不应该由国家档案局集中管理，而是应该由多个机构同时分开对此管理，他们将这种管理方法称为 “电子数据的分布式管理”。他们认为这种管理方法能够大大提高档案的安全性与长期性，特别是那些需要经常使用的科研数据，不能移交到档案室，但是与此同时档案室一定要对这些科研数据实时监测，防止丢失。 3.3.2档案室到了一定的期限后再收集电子数据 为了真正提高电子数据的安全性与真实性，实现电子数据能够长期保存下来，科研单位的档案室一定要出台相关的制度对此进行管理，最大限度避免问题的发生。比如说《澳大利亚档案法》第40条规定：已经由相关部门保存25年及以上的科研数据应移交至档案室。如果档案室接收到的是电子数据，那么档案室将要对数据承担所有的责任。 3.4规范流程，将档案工作纳入科研与管理工作之中 科研档案的收集工作本身就属于科研工作之中的一环，不能把它排除在科研工作之外，只有将研究科研与档案收集工作同时结合起来才能最大程度发挥出科研本身的意义，才能真正地解决我国科研档案收集工作的落后问题，才能真正将科研数据长久地保留下来。 3.4.1纳入项目开题、结题工作 在每个科研项目开始之前，档案室一定要认真核对相关资料，提出项目立档的所有要求，确定这个项目立档的具体格式，制作出相关表格，并向上级部门反复确认，避免出现不应该出现的问题，在反复确认之后才可以进行相关的科研实验。在科研实验结束之前，档案室确保要对实验档案一丝不漏地检查，确保档案的准确性、真实性，在上级部门签字确认之后才可以结题 3.4.2纳入单位年度岗位晋升工作 将科研档案收集工作纳入单位年度岗位晋升工作对档案管理百利而无一害。在工作人员提交出晋升岗位申请书之后，档案室的工作人员要对此进行严格审核，在档案室签字确认无误后，再将申请书转至单位人事部门进行处理。当然这并不是一件很容易的事情，需要耗费大量的精力与时间，需要耐心地等待，因为这其中需要档案室的工作人员、档案室的主管领导等依据国家的相关规定依法处理。 3.4.3推陈出新，重建科研档案管理规范 在如今21世纪，科学技术正在迅速发展，有关的科研项目类型成倍增加，这就导致了科研档案的数目成倍增加，催发出了各种各样的档案管理形式，这其中有好有坏，有利有弊，这要求我们必须要立足于实际，尽可能地重建科研档案管理规范。一方面，不同类型的科研实验要有不同的管理方法，要使管理人员在管理档案时有一定的依据。另一方面，在管理不同的科研数据时要有不同的管理要求，这其中可以包括管理形式、档案内容、保管期限等多方面的内容。 3.4.4明确目标，保障重点科研项目工作顺利开展 目前我国的科研单位越来越重视科研档案收集工作的重要性，这最大的变化就是多次提出“在科研项目结题之前必须将档案收集工作全面落实，否则出现问题概不负责”，所以档案室必须要认真做好档案回收工作，必须要明确自身的职责所在。 4 结束语 “科学技术是第一生产力”，能否做好科研档案收集工作，这关乎着科学成果是否能转化为生产力，对我国的科技、经济发展起着重要的作用。总之，我国有关于档案收集工作相比于西方发达国家稍有落后，但档案收集工作本身就有一定的难度，而科研档案收集工作更是档案收集工作当中的重中之重，只要我们明确自身的职责，尽最大可能完成应该做好的工作，落实相关的流程，完成上级领导布置的工作任务，认真贯彻落实新时代中国特色社会主义的相关政策，紧跟习总书记的脚步，在未来定能开创科研档案收集工作的新局面。 参考文献： [1] 李博.档案信息服务与科研档案管理在科研工作中的作用[J].科学中国人，2017，2（14）：201- 201. [2] 孙芳.我国目前民生档案工作的管理现状与对策[J].黑龙江史志，2010，2（13）：112- 113. [3] 劉念，张鲁冀，赵燕燕，等.大数据环境下政府情报研究机构档案情报开发研究[J]. 天津科技，2016，43（9）：7- 9. |
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