| 标题 | 高校档案管理工作中信息化技术的应用 |
| 范文 | 郭佳琪 [摘 要] 为在电大教育档案工作中尽快实现施现代化管理，提出电大教育档案信息化管理应采用的具体对策。紧紧抓住电大发展前所未有的机遇，筹集各方资金，实施重点建设，并运用网络技术，强化电大教育中档案信息管理质量，注重培训档案管理工作人员，这是实现电大档案管理信息化的主要渠道。 [关键词] 高校档案管理；信息化技术；应用 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 066 [中图分类号] F271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）19- 0159- 02 0 前 言 电大学校中的档案指的是“电大学校从事招生、科研以及管理等活动中直接形成的，对于学生和学校有着较强保存价值的历史记录”。电大学校档案不但是在真实的记录着全校教师和学生的能力、学习成绩等内容，而且还对学校内职能活动有所反应，同时也反映着电大学校建校历史的发展记录。所以，应对电大教育中的档案资料充分开发，并将电大学校档案的功能充分发挥，这是促使电大学校档案管理工作实现信息化前提，也是建设当前电大学校数字化趋势的基础。 1 电大学校实现档案管理信息化的重要性 1.1 有助于满足档案管理工作服务需求 在电大学校档案管理中，信息需求者搜索信息的方式是很复杂的，以前的档案信息管理服务方式已经很难满足现代人们使用档案信息的需求。电大学校档案信息实现信息化会为信息检索者带来很大的方便，使其能够在短期内，投入最少的资源、运用最快捷的方式得到想要的信息数据。 1.2 有助于提高档案管理工作效率 在信息量急剧增加的背景下，以前的学校档案服务方式与操作手段已经远远不能满足现代信息时代的需求，导致档案信息效率较低，很难达到学校与社会有效、准确的新需求。在档案实现信息化，收集和加工档案信息，可大大缩短处理和报送档案信息的时间，进而大大加强了信息管理的质量和效率。所以，电大学校档案管理的信息化是强化管理质量强有力手段。 2 当前电大学校档案信息化中的问题 2.1 信息化档案管理不规范 目前，我国并未构建完善的电大学校信息化档案管理体系，电大学校并未制定完善的、有效的信息化管理规范。所以，造成了学校信息化档案管理水平较低。并且还对学校信息化档案资源的共享和查询功能的发挥有所影响，严重影响了电大学校档案管理工作实现现代化。 2.2 缺乏完善的信息化档案安全保障 在信息时代的今天，科学技术的迅猛发展极大的变革了学校档案管理工作，打破了档案查询和共享信息的诸多限制，在带来诸多便利性的基础上也潜藏着很多安全隐患。首先，在越发复杂的网络环境下，信息档案会处在档案专网、校园内网中，因为病毒、黑客技术等，严重影响着档案信息资料的安全。其次，因为档案管理人员并未有较强的安全意识，在工作中常常出现漏洞，造成档案信息经常出现泄密问题。 2.3 信息化档案建设投入力度低 当前电大学校并未意识到信息化档案管理工作的重要性。所以，在档案管理的硬件和软件上人力、财力投入较低，造成档案管理效率不高。在这一实际情况下，档案管理管理只能运用不足的资金来建设档案信息，再加上档案管理办公设备过于陈旧，没有及时更新，也严重影响了档案建设的信息化进程。 2.4 缺乏档案管理现代化意识 当前，电大学校的档案管理并没有紧随时代发展步伐，也没有及时转变以前的档案管理理念以及方式，依然运用纸质化的档案管理方式。档案管理工作始终被人们忽视，学校领导也并未意识到建设现代化档案信息的必要性，也没有深入意识到档案信息化管理在学校教研工作中的关键性。在建设档案信息化管理进程中缺乏长远的、具体的规划，对严重影响学校信息化档案管理的效率与进程。 2.5 档案管理意识浅薄 在实际工作过程中，人们还并未意识到建设电大档案管理信息化对于促进学校发展的重要性，对档案管理信息化建设也没有一定的思考，对档案管理工作依然采用传统管理理念与方式，缺少创新和发展意识，难以实施创新实践，忽视了开发和充分运用档案信息资源。 3 电大档案管理中有效应用信息技术的对策 我国电大学校档案管理依然使用以前的管理方式，收集、保管和整理对于学校发展有用的信息。但在科学技术发展下，特别是在普遍运用信息技术下，以前的学校档案工作模式暴露出很多问题，所以，在档案信息管理中充分运用信息技术是刻不容缓的。 3.1 加大对信息化档案管理的投入力度 加大对软件和硬件设施的投入，并投入更多的建设资金，这是确保有效开展信息化档案管理的前提。在信息化时代的今天，档案管理工作的内部与外部环境都有着很大变化，电大学校应结合信息化档案管理实际情况，针对性、有目的投入资金，并将传统的、落后的设备及时淘汰，并在第一时间内升级改造档案管理软件，极大程度上达到档案管理信息化的多样需求。 3.2 加强建設信息化档案管理队伍 想要加强信息化档案管理实际质量，应打造一支专业素质高、技能水平强的现代化档案管理队伍。想要加强建设信息化档案管理队伍，需要从如下两个方面进行：首先，要在各种方式下，大力培训档案管理队伍，既需要强化档案管理整体人员的专业素养，并还要强化档案管理人员的计算机使用能力；其次，还需要结合档案管理队伍实际状况，从其他领域中引入专业能力强、素质素养高的档案管理人员，对档案管理队伍结构进行大力优化。 3.3 加强有关人员档案管理意识 在促进电大学校教育现代化进程过程中，要意识到档案管理信息化对于电大学校发展的实质性作用，并强化档案管理意识。作为电大的领导应在学校发展战略中融入信息化档案管理工作，强化宏观指导信息化档案管理工作，逐步的加大对档案管理的信息化人力、物力和财力等资源的投入。 3.4 健全信息化档案管理制度 随着信息技术的完善和发展，信息化档案管理工作越发复杂化，所以应有标准化、合理化的管理工作准则进行大力规范。电大应结合学校档案管理实际情况，通过各种方式调研，对现代化档案管理工作流程加以明确，并构建完善的信息化档案管理制度，并构建完善的奖惩制度，进而大大提高档案管理工作人员工作的积极性，并切实将各项制度落实到实处。 3.5 构建信息档案管理安全保障机制 在电大信息化档案管理工作过程中，安全问题是首要重视的问题。所以，要加强建设信息化档案管理安全保障体系，应从如下方面上进行：首先，应运用数字证书、加密等方式，并在存储方式上运用远程存储和热冷备份的方式来保存档案信息，保证档案系统即便受到攻击后，也能够在最短时间恢复；其次，设置跟踪档案数据和信息来源的机制，并切实落实和执行；最后，需要一种完善合理的防黑客扫描工具，经常扫描网络设备，确保网络的安全。 4 结 语 电大想要促进档案管理的信息化，就必须要转变传统档案管理模式，做到积极创新和与时俱进，在学校档案管理中充分运用信息化技术，切实强化档案管理人员整体素质水平，并加大对档案现代化管理的资金投入力度，为实现档案管理的现代化做好各方面工作。 主要参考文献 [1]林敏.现代信息技术下的高校档案管理建设创新与策略[J].科教导刊，2017（3）：11-12. [2]刘静.高校设备档案管理存在的问题及对策[J].实验室研究与探索，2015，34（11）：274-276. [3]戴小蕙.高校档案管理工作现状研究[J].泰安教育学院学报（岱宗学刊），2012，16（1）：143-144. |
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