| 标题 | 机关档案管理的现代化与信息化管理 |
| 范文 | 王燕 [摘 要]机关档案是对机关人事资料、成长历程中的荣誉和事件的有效记录，是管理层决策的重要依据，管理得当能为领导层决策增添客观性因素，同时能够为机关其他部门开展工作提供很好的辅助作用，因此做好机关档案管理工作，对机关发展具有重要的意义。本文就机关档案管理工作的现代化和信息化建设工作展开论述，重点对现代化和信息化建设中存在的问题进行详细论述，并提出几点建议性措施，希望对机关档案管理工作的现代化和信息化建设工作起到一定的促进作用，供广大机关工作人员参阅。 [关键词]机关档案；现代化；信息化；管理措施 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.109 [中图分类号]D630；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）22-0-02 1 机关档案管理现代化和信息化建设的意义 机关档案管理的现代化建设，通过运用科学的管理模式和技术方法，能够充分发挥档案工作者的主动性和创造性，打破传统机关档案信息管理的模式，最终实现档案的科学化、标准化和信息化管理。此外，在管理模式、手段以及硬件设备等达到一定现代化程度的基础上（综合运用计算机、网络和各种多媒体技术手段，实现对档案信息资源的有效整合，完成档案信息的存储、网络传递、快速检索、自动统计以及初步的智能管理等），机关单位对所有的档案数据信息进行统一的整理、共享，有利于为社会提供全方位的信息服务，并将传统档案信息资料的复杂、繁琐的运行机制转变成为方便、快捷的方式，极大程度地提高了机关单位的管理水平和工作效率。因此，机关单位进行档案管理的现代化和信息化建设工作，能够有效节约资源，促进机关单位的高效化、规范化发展。 2 机关档案管理现代化和信息化建设过程中面临的主要问题 2.1 对现代化和信息化认识的观念陈旧，重视程度不够 在机关单位中，领导层的取向对于机关内各项发展有重要影响，有时候甚至是决定性的，得到领导的重视就会有充足的资源，对其建设和发展都有重要的意义。目前，在机关单位中，领导层对档案管理工作的重视程度明显不足，具体表现就是资金投入不足，迟迟不能落实一些硬件设施的建设工作。此外，一些领导阶层的观念陈旧，对新事物有抵触和排斥心理，甚至认为进行档案资料的现代化和信息化建设会出现档案资料的泄露风险，导致档案管理工作缺乏“大刀阔斧”性的突破和建设决策。 2.2 机关档案管理标准和规范建设工作欠缺 机关档案管理的现代化建设，要为后续的信息化建设工作做好准备，但就目前机关档案管理发展的状况来看，不论是在现代化建设方面（主要体现在硬件配套设施方面）还是在信息化建设方面（主要体现在机关档案资料网络化建设方面），都不够规范和标准化。具体来说，首先，硬件配套设施、管理模式和技术方面在不同的机关档案管理部门中存在明显的差异性，导致在实施资源的共享环节中，出现严重脱节。其次，档案信息资料的收集和整理也存在显著的差异性，这些都成为了机关档案资料管理现代化和信息化建设工作的桎梏。最后，由于档案资料在传输和共享的过程中出现各种阻碍因素，导致档案资料信息的有效整合失去意义，造成档案资料信息存在大量重复，甚至有些已经废弃（对原档案资料进行了更新），但由于资源共享存在问题，旧的档案资料仍未得到及时更新，造成在调阅档案资料过程中，出现错误（以旧当新），甚至作出错误的信息判断。 2.3 在档案管理的人员队伍建设方面存在着欠缺 新时期的机关档案信息管理工作，和传统意义上的资料文件的收集和整理存在着很大的区别，它已经作为一项独立的工作职能部门而存在。档案管理人员需要具备一定的专业知识和技能，还要会操作一些现代化的管理工具。 目前，在机关档案管理工作岗位上任职的人员多是一些濒临退休，或是从其他部门“无奈”调到档案管理部门，说管理人员队伍为“老弱病残”都不为过。这部分人大多都没有专业的或是相关的管理知识和技能，大多只能从事一些资料和文件的收集和整理工作，对于机关档案资料信息的现代化和信息化建设可以说是“毫无价值”。档案管理人员素质低是导致机关档案资料管理现代化和信息化建设工作进展缓慢的重要因素。 3 机关档案管理现代化和信息化建设措施 3.1 针对观念意识和重视程度不足等问题采取的有效措施 “意识决定行为”，机关单位要想转变机关人员尤其是机关高层管理人员的意识，并非一朝一夕就能够实现的，需要进行统筹安排，逐步转变这些人员的意识。首先，机关单位要对档案管理工作的重要性进行全面宣传，引起机关领导层对于档案管理工作的足够重视，然后領导要起到带头作用，带动全员重视档案管理工。其次，机关要加强对从事档案管理工作的人员的意识教育，促进其全身心投入档案管理工作中去，充分发挥主观能动性，积极探索切实可行的档案管理现代化模式，创造性地开展各项工作，推动档案事业的科学发展。 3.2 针对机关档案管理人员素质水平问题采取的有效措施 “一切行为都是人的行为”，档案管理人员是档案管理工作的主体，是档案管理现代化和信息化建设的关键。机关单位可以从两个方面提高档案管理人员的素质水平，首先，对档案管理人员进行培训，并制定相关的考核制度，促进机关档案管理人员提高自身综合素质水平；其次，机关单位要积极的引进具有专业管理知识和技术的人才，推动机关档案管理工作的现代化和信息化建设工作的全面开展。 3.3 针对规范、标准不统一问题采取的有效措施 “无规矩不成方圆”，机关单位要为档案管理工作的顺利、有序开展提供一定的制度保证。一方面要规范机关档案资料管理的流程，对每一项具体的操作环节都安排专人来完成，另一方面要制定相应的岗位责任制度，从客观上保证档案管理现代化和信息化建设的顺利进行。 3.4 其他建议性措施 首先，机关单位要将机关档案资料管理现代化和信息化建设工作提上日程，将其作为一项战略发展目标来执行，才能保证现代化和信息化建设工作的贯彻落实。其次，机关单位要投入一定的资金。俗话说“巧妇难为无米之炊”，说的就是这个道理，没有一定的硬件设施作为基础保证，任何建设工作都是“纸上谈兵”。再次，机关单位要开放，不能采取“闭关锁国”式的建设方法。最后，机关单位要积学习先进的管理模式和管理方法，取其精华，舍其糟粕，最终成就自己。 4 结 语 机关档案管理现代化和信息化建设，是档案事业发展的必然趋势，只有积极投身到建设工作中去，才能最大程度上发挥档案管理工作的服务性功能，才能更好地为社会、为人民服务。 主要参考文献 [1]苗红梅.机关档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2014（10）. [2]林桂春.浅析机关档案信息化建设[J].工作指导，2014（2）. [3]左鑫芫.机关档案信息化建设的实践与思考[J].办公室业务，2014（1）. [4]赵兰.浅谈机关档案管理现代化[J].档案天地，2016（12）. [5]李宏霞.对机关档案管理信息化建设分析[J].办公室业务，2016（17）. [6]秦艺菁.浅谈机关档案信息化管理的研究策略[J].办公室业务，2017（14）. [7]曾欢.促进税务档案管理现代化与信息化的若干建议[J].办公自动化，2016（8）. [8]仲亚红.浅谈新时期机关档案信息化管理的创新[J].经营管理者，2016（1）. [9]吴庆皊.社会信息化背景下完善机关档案管理的策略[J].兰台世界，2015（35）. [10]孫露.推进党政机关档案信息化管理的建议[J].管理观察，2014（16）. [11]卫巧丽.机关档案管理适应信息化建设新要求[J].档案管理，2015（1）. [12]潘亚丽.海事行政机关档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2014（3）. [13]梁玉莲.信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择[J].办公室业务，2012（5）. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。