| 标题 | 大数据时代背景下的档案管理路径探究 |
| 范文 | 杨静 [摘 要] 大数据时代的到来，对档案管理工作产生了巨大的影响，一方面是档案储存形式从纸质档案变成了数字档案，需要借助于计算机各种管理软件完成档案的保存、检索和管理；另一方面，档案管理不仅仅是做好档案的保存工作，还要深度挖掘档案的潜在利用价值，实现档案信息的有效整合，为各项工作的优化开展提供必要的借鉴和参考。因此，在大数据时代背景下探究档案管理的可行性路径，也成为档案管理和研究工作的重要内容。 [关键词] 大数据时代；档案管理；特点；资源整合 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 07. 058 [中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）07- 0140- 02 0 引 言 互联网的普及应用，各种信息呈现出爆发式增长，由此产生的电子档案也呈现出海量化、复杂化的特点，给档案管理工作增加了一定的难度。而传统的档案管理模式由于效率低下，已经很难满足当前档案管理的需要，必须要结合形势和技术，进行档案管理的优化。本文首先概述了大数据时代的到来，对传统档案管理体系造成的冲击影响，随后在列举新时代档案管理基本特点的基础上，结合个人的工作经验，提出了优化档案管理的几点建议。 1 大数据时代对档案管理体系的影响 1.1 大数据观 大数据时代数据量的剧增对技术提出了新的挑战，这个时代的数据不再是样本，而是所有数据的集合。从而产生了一种新生的理念，即一切数据皆有用。这个“大”并不是对数据量大小的描述，而是对其价值的描述。同时大数据必须是越多越好的。在进行问题分析时，应该主要对数据科学而系统的分类和整合。虽然大数据目前并无同一定义，但所有的说法都是对现有技术而言的，随着科技的发展，其定义也必然会一次次发生改变。过去因为一些主客观的原因，在数据处理时并没有遵循数据处理原则，但是现在，技术相当发达，应该尽快建立起大数据观，将单个没有意义的数据放进集体数据库中发挥它应该有的作用。 1.2 大档案观 大数据既然认为一切数据皆有用，就必然对所有数据都很重视，因此要建立档案观。档案是真实活动或是真实信息的集合，通过对这些资料、信息、数据进行整理和编辑，使其产生一定的价值。同时，借助于信息技术实现对相关资料的动态收集，不断进行档案内容的更新、丰富，推动档案资源的动态化发展。大档案观要求从更加宏观的层面上看待、挖掘和利用档案的价值。也就是说，档案不能仅仅陈列在档案馆中，还要主动挖掘其内在价值。只有实现档案的利用，才能达到档案管理的最终目的。 1.3 大服务观 大数据存在的目的是为了更好地为人类服务。虽然大数据是技术变革的产物，但大数据又不仅仅只是技术的变革，更体现了计算机行业的来临。通过计算机更好地利用大数据，改变人类的生产和生活，服务大众。同时，档案用户也不仅仅只满足于单纯的对于文件地利用，而是希望获得蕴藏的知识能量。多元化方向的发展使得档案管理必须有所改变，更加重视服务方向。 2 大数据时代档案管理的新特点 2.1 数据资源丰富化 以往档案资料的形式主要以杂志、期刊、报纸为主，但是在大数据时代，档案资源则呈現出丰富化和复杂化的特点。从档案来源上分析，一切有储存价值的信息经过整理、编辑或加工后，都可以作为档案资料的一部分进行管理；从资料形式上分析，以往的档案主要以纸质材料为主，也包含一部分光盘、图片，但是在大数据时代，档案资料则呈现出多种形式并存的局面，除了纸质、影像、声音外，还有视频、实物等多种储存模式，使得档案资料更加立体和丰富；除此之外，纸质档案占用空间大，但是存储的信息少，而数字化档案几乎不占用空间，但是一台计算机存储的档案资料比以往一座档案管还多，这也为数字化档案管理的推广应用奠定了基础。 2.2 服务对象多元化 服务性是档案管理的根本属性，大数据时代下档案管理工作面向的服务对象也更加多元化。根据职业的不同，档案管理的服务对象可以是党政机关、教职工等机关人群，也可以是企业家、自由职业者或学生群体。虽然不同服务对象对档案管理的具体要求有一定差异，但是基本的服务理念是一致的，即保障档案资料安全，提高档案利用价值。同时，档案管理人员也必须主动转变工作理念，从以往被动式的提供档案查找、借阅、咨询，向主动了解档案服务需求转变，不断提高档案管理水平，充分发挥档案管理工作的价值。 2.3 管理手段科学化 以往档案管理主要以人工管理模式为主，由档案管理员完成档案的分类、整理、借阅和归档等操作。这种管理手段不仅效率低，而且容易造成档案的丢失。尤其是对于一些珍贵档案，一旦损坏将严重影响其价值。大数据时代背景下，档案资料的数量成百上千倍的增加，传统管理手段逐渐被淘汰，取而代之的是科学化、信息化的管理新模式。例如依托计算机、云计算等技术，提高档案管理效率，运算速度甚至能够达到每秒10万亿次，这对于提高数字档案的管理效率发挥了重大作用。同时，大数据时代下的档案管理，还能够提供个性化的档案搜索服务，这对于减轻管理工作压力、实现档案的专业化、高效化管理，也提供了技术支持。 2.4 管理队伍专业化 大数据背景下的的档案管理工作，不仅要求管理人员具备扎实的专业理论知识和丰富的工作经验，而且要能够熟练使用各类信息化的管理软件，提高数字档案的管理效率。目前来看，虽然档案管理中的信息化设备普及程度较高，但是由于管理人员对新设备的操作不熟练，因此这些信息化设备仍然只发挥了基本的检索、备份等功能，很难为档案资源的深度挖掘和整合利用提供帮助。因此，为了适应新时达档案管理需要，也必须建立一支信息化的管理团队，能够熟练运用各类办公和管理软件，在完成档案管理基本工作的前提下，也能够提高档案利用率，更好发挥档案的价值。 3 大数据时代档案管理的新路径 3.1 依托智能工具，拓展资源收集渠道 资源收集是档案管理工作中的首要环节，也是决定档案资料利用价值的关键。在大数据时代，各种类型的资源、数据呈现出井喷式的出现，这些信息数据中多数都是一些无用的甚至是垃圾信息，如果不能及时筛选，将会增加档案管理的工作量。因此，在进行档案资料收集和整理时，应充分借助于智能化的工具，快速的完成数据检索，将那些不符合保存条件的信息过滤掉，将剩余的信息存储到电脑硬盘中，后期经过编辑、加工处理后作为档案进行留存。随着互联网的普及，以及各种智能终端设备的广泛使用，任何人都可以随时随地的分享或接受信息，利用智能工具，还可以对网络上的一些信息进行识别和筛选，从而保证了档案资料的不断完善。 3.2 樹立服务理念，提升档案服务水平 档案管理虽然本身并不会直接创造经济价值，但是却能够通过数据分析和挖掘利用，产生隐性的社会效益。因此，作为一名档案管理职工，必须要意识到本职工作的意义和价值，兢兢业业的完成档案管理工作，将服务理念贯彻到日常管理工作的各个环节中，包括档案的整理、备份、更新等。此外，也要不断提高档案服务水平，一方面要开展综合服务，主要是包括一些基础性的查阅、检索等工作，另一方面也要针对不同的群体，开展个性化服务，例如一些当代青年人能够熟练使用计算机等信息工具，可以引导他们使用自助设备进行电子信息的查询，而对于一些老年人群，则可以为他们提供单独的阅览室等。 3.3 重视技术创新，确保档案信息安全 新技术的应用是推动档案管理工作优质、高效开展的保证，但是在实际管理工作中，也暴露出来了许多问题，档案资料的安全管理就是其中比较棘手的问题之一。尤其是对于一些具有珍贵保存价值或是涉及到商业机密的档案，一旦因为管理疏忽被泄露或窃取，将会造成严重的损失。因此，在档案管理过程中，要重视通过技术手段来保证档案资料的安全，为档案管理营造一个安全的环境。具体工作可以从两方面来开展：其一是重视网络安全技术的运用。例如防火墙技术、登录口令或安全秘钥等；其二是引进专业的技术人才，不断完善档案管理系统的安全防护能力，确保档案信息的安全。 3.4 开展技能培训，适应档案管理需要 大数据时代背景下，档案管理技术的发展速度极快，这些新技术的应用固然能够为提高档案管理效率、减轻管理工作压力起到必要的帮助，但是也对档案管理人员的专业技能和综合素质提出了更高的要求。许多档案管理人员由于不能熟练掌握信息化管理设备的操作技巧，而影响了管理工作质量。因此，为了支持信息化管理工作的有序开展，必须要针对基层档案管理人员开展技能培训工作，提高其信息化素养。另外，也要配套开展责任意识教育和职业道德教育，为档案管理工作的高质量开展提供人力支持。 4 结 语 大数据时代背景下，档案管理既迎来了新的发展机遇，同时也面临一系列的挑战。作为新时代的档案管理工作人员，一方面要树立强烈的责任意识，创新服务理念，另一方面又要提升自我工作能力，掌握信息化档案管理技能。只有多措并举，才能确保大数据时代下档案管理工作的顺利转型，在提供更加完善的档案管理服务的同时，也能够充分挖掘和彰显档案的价值，推动我国档案管理事业的发展。 主要参考文献 [1]薛洁，周智力，赵珞.大数据新坐标——试论大数据时代企业档案工作中知识管理新建[C]//2014年全国档案工作者年会，2014. [2]朱彦玲，周光权.大数据时代企业电子文件收集归档攻略——档案管理部门与电子文件产生部门的合作机制[C]//新形势下档案资源管理服务，2014. [3]吴明忠，贾瑞，石博明.关于大数据时代企业档案信息资源建设的研究[C]//中国航空学会管理科学分会2015年学术交流会论文集，2015. [4]王建军，刘洋.大数据时代背景下谈档案管理工作的难点与解决途径[J].办公室业务，2016（19）：118. |
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