| 标题 | 大数据环境下人事档案的管理与利用 |
| 范文 | 金真 摘 要：人事档案记录了个人的基本信息，加强人事档案管理与利用，是提高人力资源利用效率的重要基础。大数据环境下，纸质档案与电子档案共存，进一步增加了管理压力。人事档案管理的信息化，在给我们带来诸多便利的同时，档案信息泄露也成为新的隐患，这既是档案管理部门亟需解决的问题，也给档案的所有者带来了困扰。因此，我们应当辩证的看待大数据时代人事档案管理的机遇和挑战，并针对工作中客观存在的一些问题，分别从构建管理信息系统、加强网络安全管理等方面，推动人事档案工作更好开展。 关键词：大数据;人事档案;安全管理;信息化 1 大数据环境下人事档案管理的机遇和挑战 1.1 人事档案管理的机遇 1.1.1 减轻业务压力，提高管理效率 近年来人员调动更加频繁，人事档案的查询、更新、转递等业务压力更大。在高强度的工作环境下，经常会因为档案管理人员的疏忽，而出现人事档案丢失、破损等一系列问题。在大数据环境下，采用数字化、信息化管理模式，将所有的档案信息，存储到数据库内。档案管理人员只需要通过一台终端计算机，就可以办理人事档案的检索、调用、转递等业务，工作量显著减轻，管理效率极大的提升。 1.1.2 充分挖掘人事档案的资源价值 对于档案管理部门来说，人事档案的保存是为人力资源挖掘与利用而服务的，必须要明确两者的逻辑关系，才能支持人事档案工作更高质量的开展。大数据技术在档案管理中的运用，为工作人员进行档案资源的整合、挖掘和利用提供了技术上的支持。例如，无论人事关系如何调动，档案管理人员都可以利用大数据抓取技术，同步的掌握这些信息变动，然后将其在对应的档案中进行记录，保证了人事档案，始终与档案所有者的实际情况匹配，提高了档案的利用价值。 1.2 人事档案管理的挑战 1.2.1 档案资料的隐私和安全问题 大数据时代到来，对档案管理带来的一个显著影响就是大量的纸质档案被转化成电子档案，以便于实现集中管理。电子档案虽然可以被快速的复制、备份，解决了纸质档案存在的褪色、发霉、缺页等问题，但是电子档案面临的安全隐患也不容忽视。近年来个人隐私信息泄露问题日益严重，而人事档案因为记录了公民的较多重要信息，自然也成为不法分子觊觎的对象。现阶段很多档案管理部门，虽然依托信息技术提高了工作效率，但是在人事档案隐私保护、安全管理方面重视不足，档案资料信息泄露的问题较为严重。 1.2.2 档案管理人员的信息素养问题 档案管理环境、模式的变化，也对从业者带来了深刻的影响。要想适应新时期的人事档案管理要求，除了要掌握档案管理学、档案法规学、档案学概论等专业知识外，还要对计算机、互联网、大数据等信息知识有所了解，这样才能增强岗位胜任力。而现阶段来看，部分人事档案管理者由于接触信息技术的机会较少，无法很好的将信息知识与档案管理融合起来，这些问题的存在也成为制约工作优化的重要障碍。 2 大数据环境下人事档案科学管理与优化利用的措施 2.1 积极做好档案管理信息基础设施建设 无论是从档案管理改革角度还是从大数据发展前景来看，推进人事档案管理信息化都是不可逆的趋势。为此，档案管理部门应当有意识的做好部门内部信息基础设施的建设工作。即便是已经建成了档案管理信息系统，也需要每年留出一定的预算，支持该系统的定期维护、软件升级，始终发挥信息系统在人事档案管理工作开展方面的支持作用。另外，大数据、互联网技术的发展日新月异，档案管理信息系统的建设也需要紧跟技术发展趋势，不断的创新，才能在提高管理效率的基础上，更好的发挥其利用价值。 2.2 多渠道做好数字档案的安全管理 2.2.1 完善规章制度，规范管理行为 实现网络化管理可实现档案信息资源的共享，有利于人事档案的开发与利用和共享，提高人事档案信息的完整性和可靠性。要求档案管理人员始终秉承着档案管理隐私性与机密性的原则，不仅要考虑档案管理过程中的特点，还要制定针对性的档案管理方案，明确档案发展规律，捋顺管理体制，使得服务标准更加秩序化和规范化。例如通过规章制度明确要求档案管理人员，不得使用办公计算机浏览其他网站，更不允许从网站上下载电影，或是将个人的U盘、移动设备通过USB接口连入办公计算机，防止病毒的传播和感染。 2.2.2 重视网络安全管理 为了进一步提高人事档案的隐私性和安全性，档案管理部门内部应当使用独立的局域网，这样可以与互联网隔离，减少了来自互联网上的非法访问和恶意入侵。同时，档案管理部门应当安排专人，负责部门内网的维护工作。构建多层次的网络防护体系，除了运用一些杀毒软件外，还要采取容灾备份措施，按照每周或每月一次的频率，对数据库内的人事档案进行更新、备份。将备份文件与原文件异地存储，进一步提高其安全性、完整性。如果人事档案从本部门转调至其他部门，应在档案完成交接后及时清除缓存，节约存储空间。 2.3 打造一支復合型的现代化档案管理队伍 首先，每一位档案管理人员都要改变服务理念，做好工作，一件事情没有正确的指导思想，就很难做得更好。我们需要认识到文件管理的重要性，提高认识意识、责任意识和管理意识，树立主动服务意识，主动联系职工和有关部门，了解他们对人事档案的需求。其次，对管理人员的行为进行监督、奖励，提高员工的工作积极性，使员工能够在保质保量的完成本职工作之余，还能够主动的去学习档案管理信息化的相关技术，从而为管理和利用工作的更好开展，提供技术和智力支持。 3 结语 将大数据、互联网等信息技术，应用到人事档案管理中，可以说是时代发展下的必然选择。而对于档案管理人员，既需要具备创新意识，学习意识，主动接触和了解档案管理信息化，进而更好的胜任新时期的工作需要;同时还要保持危机意识、忧患意识，认识到大数据时代人事档案管理存在的问题，进而通过加强安全管理，保证档案信息的完整性与隐私性。只有双管齐下，才能推进人事档案管理工作更好的开展。 参考文献 [1]郑玮炜.大数据环境下高校人事档案管理面临的机遇、挑战及应对策略[J].辽宁经济职业技术学院·辽宁经济管理干部学院学报，2018（004）：32-34. [2]周晓玉.大数据背景下医院人事档案管理的态势分析法分析及策略[J].实用医技杂志，2019（5）：123-125. |
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