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浅谈疾控档案管理信息化建设

范文

邓国维

摘要：疾控机构主要是进行疾病的控制和预防，并能随时对突发公共卫生事件进行处理的重要机构，其属于公益事业单位，而疾控机构的档案资料对于开展疾病控制工作也具有十分重要的作用，相关档案资料的管理可以有效的保证疾控工作的顺利展开。现今阶段虽然有部分的疾控机构档案资料已经充分的实现了数据的电子信息化管理，而且已经初具规模，但疾控档案管理的信息化建设仍然存在着一定的问题。本文主要针对疾控档案管理信息化建设进行分析，阐述了档案信息化的重要性和必要性，探讨了目前疾控档案信息化建设当中存在的相关问题，并提出具体的对策，希望能够为相关工作人员起到一些参考作用。

关键词：疾控档案;信息化管理;档案建设

随着我国进入信息时代，信息化技术的快速发展也对各个领域都产生了一定的影响，档案管理工作的信息化建设也成为一种重要的发展趋势。疾控机构的档案资料是开展相关工作的主要依据，也是相关部门用来制定决策和规划方案时的主要参考，更是对疾控机构相关工作进行协调和指导的主要资料。现如今，互联网技术得到了广泛的应用，因此疾控机构的档案管理工作也应加快信息化建设，通过根据自身的实际情况来进行有效的分析，发现在信息化建设当中存在的问题，并采取有效的解决措施，从而提高疾控档案管理信息化水平[1]。

1 疾控档案管理信息化建设的必要性

疾控机构通过应用互联网技术、网络技术等来有效的处理、管理和开发相关的档案资料，进而提高自身的服务水平。由于疾控中心的工作存在着特殊性，因此需要处理大量的档案，其中也重点包括一些传染病报告、信息免疫数据等相关内容。而对于档案资料而言，是疾控机构用来制定决策和部署工作的重要依据，而传统的档案管理方式存在着一些不足，保存较为困难，在查询时十分费力，需要花费大量的时间，而且相关的档案资料的利用率也相对较低。这些现象都是因为传统的档案管理方式主要是以纸质资料来作为主要的存储媒介，采用这种方式会使纸质档案资料占据大量的空间，而且在维护和管理时需要十分高昂的成本，想要做到永久性的保存也具有很大的难度。在传统档案管理模式下，管理人员想要查询某些档案资料时需要按照十分繁琐的查询流程，并消耗掉大量的时间和精力，而且在查询的过程中还容易出现错误。现如今疾病预防工作的开展可以说是在不断变化，而在新形势下，应该通过对档案资料的利用来进一步提高档案工作水平，从而更好地为决策的制定提供服务，疾控机构可以通过档案管理信息化建设来有效的实现这一点[2]。

2 档案管理信息化的优势

疾控中心通过加强档案管理信息化建设，可以有效地打破传统档案管理模式所带来的束缚，进而促进档案管理工作的现代化建设和信息化发展，更好的开发和利用档案信息资源。档案管理信息化发展的重点便是信息化技术，通过对档案信息系统的应用，对相关信息进行分类，从而在查询和应用时提供便利。管理人员通过对信息的识别、分类和归档有效的提升对档案资料的管理效率，而且还能实现无纸化管理，可以规范信息流通档案的使用，使疾控档案管理模式得到创新[3]。

2.1 改善档案归档和保管方式

疾病预防控制工作会产生大量有价值的档案资料，而对其进行信息化管理后，可以通过计算机来有效地实现信息资料的收集分类和利用，从而提升工作效率，而且还能节约对档案资料的保管成本。在记录信息时也具有直观性和选择性的特点，而且储存档案信息也变得更加经济实用。通过档案管理信息化建设，可以直接利用电脑来查询相关的资料，避免了繁琐的流程，也延长了档案的保存时间[4]。

2.2 实现检索快捷

传统档案管理模式下，管理人员在检索档案资料时，面对着海量复杂的档案信息，往往会无法有效地进行检索，而对其采取信息化处理后，则可以通过电子目录和电子文档来归档和管理相关的档案信息，这样管理人员在进行检索的过程中会更加的方便快捷，而且其检索方式也会变得更加多样化。电子信息查询系统可以更加科学合理的进行档案资料的检索，而且能够显著的提升工作效率。由于电子文件的内容属性和目录属性是合并存在的关系，因此在对文件进行调阅时，可以具有较高的查全率和查准率，而且检索范围十分广泛，检索速度较快，这样一来对档案的应用程度也会得到明显的扩展。

2.3 实现信息共享

在以往采用纸质档案时，管理人员查找相關的档案资料和信息往往需要花费大量的时间和精力，而且会使许多纸质档案显示在文件柜当中，进而降低了信息的利用率。而通过互联网技术的快速发展可以对部门内的资料进行信息化管理，通过搭建相关的管理平台，从而将检索查询系统安装到各部门的客户端当中，工作人员只需要对相关的申请进行赋权处理，便可以将相关的档案资料进行查看和打印[5]。

3 疾控档案管理信息化建设的对策

3.1 提高思想认识

目前疾控中心在日常管理工作当中，虽然对档案的信息化管理已经有了一定的进步，但相关的管理人员仍然缺乏信息化建设意识，在信息化建设方面不够完善，对电子档案的保密处理也不够强化。监控机构在档案信息管理过程当中没有形成共识，在对档案信息进行利用时也存在着一定的风险。管理人员应将档案管理信息化建设作为自身工作开展的重点内容，并与其他建设工作进行同步规划，加快档案信息化建设速度。

3.2 疾控档案管理信息化制度建设

通过完善的标准和规范来建立疾控中心的档案管理系统，是进行信息化建设的重要条件，在档案信息化建设过程当中，通过实现电子文件管理的规范化和制度化发展，可以更好的提升档案管理信息化的建设水平。疾控中心应该有统一的标准和制度，而且还应有严密的保护制度，从而确保档案管理信息化工作的有效开展。

3.3 确保档案信息安全

疾控机构在加强档案信息化建设的过程中，首先应该确保电子档案的信息安全，这也是其开展信息化建设的前提。首先应该确保对电子档案的利用具有安全性，加强对相关管理人员的安全教育，从而提升人员的思想认识和防范意识，并建立起具体的责任制度和管理制度，以此来规范管理人员的行为，进一步确保档案信息的安全性。具体应该对用户的访问权限进行设置，并制定出身份认证制度，对每份档案的查询、浏览和具体的使用情况进行监控，从而确保相关资料的访问、下载等能够在确保安全的情况下有效的进行。而且还应加强对系统用户档案的安全与保密教育，进而防止重要的信息资料被篡改或发生丢失现象[6]。

4 结束语

综上所述，疾控机构应该有效的预防和控制疾病，并随时处理突发的公共卫生事件，而在其开展相关疾控工作的过程中，档案资料具有十分关键的意义。通过对监控档案资料的使用与处理，可以进一步确保疾控工作的有效开展。而随着科学技术的快速发展，疾控机构也应通过信息化技术来改善自身的档案管理工作，使其朝着信息化、规范化的方向发展，加快疾控档案管理信息化建设，提高疾控机构档案管理工作的质量。

参考文献

[1]李守利，张磊.疾控档案管理信息化建设的初步探讨[J].办公室业务，2018（18）：83+87.

[2]李晶.基层疾控档案管理信息化建设研究[J].办公自动化，2018，23（16）：56-57+64.

[3]刘燕.探析疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].办公室业务，2018（11）：49.

[4]许檬珺.浅谈疾控档案信息化管理和发展的重要性[J].科技风，2017（21）：224+236.

[5]徐国梁.疾控中心档案管理的信息化和科学化建设分析[J].办公室业务，2017（06）：83.

[6]姚春华.浅谈疾控部门档案信息化管理系统的建设[J].中国管理信息化，2016，19（03）：205-206.

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