| 标题 | 创新管理理念下做好高校院系办公室管理工作 |
| 范文 | 杜薇 摘要：高校院系行政管理作为学校管理的重要环节，院系办公室为师生服务，与教学安排及学生管理等联系紧密。院系办公室工作，对准确传达文件精神、提升教学质量，具有重要意义。目前，高校院系工作还存在很多缺陷，对高校发展造成了很大的影响。本文主要论述了高校院系办公室创新管理理念，做好办公室管理工作的相关知识，以供参考。 关键词：创新管理理念 高校院系 行政管理 办公室管理 中图分类号：G647 文献标识码：A 新時期，社会经济的快速发展，现代科技水平不断提高，促使社会各行业发生了巨大变化，尤其是管理技术与科学方面的变革，为各行业带来了新的发展机遇。国家大力推行教育改革，高等教育快速发展，对院校管理水平提出了新的要求。高校办公室管理以教学与学生管理为主，为了适应新形势变化，高校院系要用创新管理理念，提高办公室管理水平。 1 高校院系办公室管理工作特点 1.1 服务性 这是高校院系办公室管理工作的基本特点。院系办公室管理工作，为学校与院系教学目标的实现提供了基础保障，旨在秉承教学规律与管理原则，以管理育人的理念，热情而周到的为师生提供全面服务。其服务质量是院系办公室管理工作的重要衡量标准。 1.2 综合性 作为院系综合办事与服务机构，院系办公室是党政领导与职权管理的综合性机构，其工作内容与文秘、会务、信访、则会、网络、外联、公用房及设备、统计及后勤保障等密切相关;其有非常宽泛的工作职能，比如参谋、协调与管理、服务等。新形势下，院系独立承担科研、服务社会与传承文化等职责，日常建设中，出现的很多新问题，需要办公室负责处理。 1.3 时间性 办公室工作任务时间节点明确，很多属于上级或其它职能部门安排的紧急任务，强调任务完成的最后时间点，有明显的时效性。另外，院系办公室属于中心枢纽，需要处理各类突发事件。在此过程中，办公室要反应快速，急事急办甚至特事特办，将各方面关系与利益协调处理好。 1.4 协调性 高校行政管理中院校办公室属于基层办事机构，其工作不但要面对院校相关职能部门与领导机关，还要对所有师生负责。确保准确而及时地进行上通下达、下情上馈，有效开展各项工作。协调处理好各方面关系，加强沟通与协作。 2 高校院系力、公室管理工作的困境 2.1 工作复杂，头绪多 高校院系办公室管理工作范围广且复杂，有很多头绪。随着工作内容的逐步细化与专业化，事无巨细，且要一丝不苟的完成，需要耗费大量时间与精力。此种背景下，办公室管理工作中，建章立制无从谈起，科学管理缺乏有效性，工作人员极易出现“疲于应付”的局面，使得办公室管理工作失去其本质目标，工作积极性与创新性亟待提高。 2.2 人员素养不高，配置不合理 首先，办公室工作人员专业性有待提高，管理、教育或文秘专业人才紧缺。其次，工作人员整体学历水平不高，相较师资队伍，职称水平偏低。再次，工作人员不重视自身继续教育，培训机会不多，缺乏自我提高意识。办公室工作人员应该全面认识高校管理工作，了解院系各项行政管理工作内容与流程，还要具备信息及管理艺术等专业知识。 2.3 信息化管理水平偏低 现阶段，高校院系办公室管理工作中，信息化管理水平比较低，亟待提高协同办公性。首先，硬件建设，部分高校院系办公室办公设备设施比较落后。其次，软件建设，没有应用先进的软件系统，使用效率低，或是软件功能以文件流转为主，信息交流、共享及协同办公等作用发挥不充分。最后，专业信息化管理人员配备不足，一般由其它办公室人员兼任，在时间与技术等方面，无法保障信息化建设水平。 2.4 激励奖惩机制不完善 作为事业单位，高校院系办公室在编工作人员，意味着有“铁饭碗”。虽然事业单位积极推行聘用制改革，但受各方面因素影响，体制改革并不理想，同时办公室工作内容复杂，事无巨细，无法像其他老师一样可以申请研究课题，故长此以往，人员对工作产生厌倦心理。此种情况下，如果不尽快制定相关激励政策，就会形成“得过且过”等消极情绪。虽然很多高校在学期末，都会测评行政人员工作表现，但大多以德能勤绩等标准为主，刚性考核指标的缺失，无法全面了解并客观评价人员工作表现。另外，这一传统评价模式，对很多兢兢业业工作的员工造成了挫伤。 2.5 管理职能定位不明确 高校必须要正确认识院系办公室管理工作定位，对于院系党政领导来讲，办公室人员是其参谋与助手，是参与政务、管好事务及做好服务的重要推动力。当前，高校院系办公室管理工作中，一些逐步细化与专门化管理工作，尽管利于院系办公室能够顺利完成各项工作任务，但过于细化与专门化的管理工作，会使问题处理程序更加复杂，从而浪费更多的时间处理一个简单的问题，在实际管理工作中，院系办公室合作意识差，相互扯皮推诿现象日益加剧。 2.6 有效运行机制的缺失 现有运行机制，高校院系办公室管理工作负责的管理事务多，要与院校上级保持联系，同时与学生加强沟通，院系办公室工作量大，管理与协调很多事物，管理业务范围大，事务冗杂，一定程度上对工作效率造成了很大的影响，因而高校院系办公室管理工作无法实现高效与规范化运转。高校院系办公室管理工作要想实现高效规范运行，健康运行机制的保障显得尤为重要。 3 创新高校院系办公室管理工作的建议 3.1 坚持以人为本 新时期，高校院系办公管理工作中，要强化以人为本理念，加强人才培养。日常工作中，明确办公室工作人员主体地位，创造平等和谐的人际氛围，确保全身心投入工作。同时，还要考虑并尊重员工个体发展需求，为其提供发挥主观能动性的平台，创新工作管理的基础上，推动办公室实现和谐发展。 3.2 加强育人管理 提高办公室工作人员综合素养，为管理工作提供保障。首先要对工作人员加强教育与学习，引导院系办公室员工牢固树立全身心服务于教科研工作的思想，在日常工作中，加强育人管理与服务，为教学第一线师生做实事、办好事，提供热忱、优质、高效的服务。其次，积极接受各类学习与培训手段，鼓励办公室员工认真学习先进教育理论与院系专业知识，掌握行政管理、秘书、公共关系及办公自动化等知识，在寒暑假时期，积极参加短训班或去其他院校参观交流，确保办公室工作人员全面提高自身业务素养与管理水平。 3.3 规范各项规章制度 一方面，高校院系办公室要结合工作内容的改变，对工作岗位与职责进行合理划分。分门别类的将办公室各项工作落实到人，实现岗位到人与责任到人的目标，以防出现责任混乱或与实际工作不相符等现象。另一方面，建立健全监督、考核与奖惩等机制，全面落实岗位职责，激发办公室工作人员的工作潜能，更好地完成本职工作。另外，完善各项办事规则，严格执行办事、办文及办会等相关流程，确保事事有章可循，从而科学、合理、规范的开展各项工作。 3.4 加强知识信息的共享与交流 新时期，高校院系办公室管理工作中，加强个人学习的同时，有意识地构建办公室共同学习氛围，形成良好的共同学习机制。重视“终身学习”，即办公室工作人员必须要养成良好的终身学习习惯;重视“全员学习”，即办公室人员要全身心投入学习，特别是管理决策层，其直接影响到组织未来发展，深入学习显得尤为重要;重视“全过程学习”，即在整个组织系统运行过程中，要贯穿学习理念。同时，通过定期轮岗或集中培训等形式，加强知识与信息的共享交流是十分必要的。 3.5 建立健全竞爭激励机制 市场经济发展中，竞争机制为其发展注入了活力。高校院系办公室管理工作中，要引入竞争机制，根据办公室管理人员实际能力与取得的工作成绩，合理制定奖励机制，明确岗位人员责任，采取有效措施惩罚工作失误的员工。绩效考核中，要及时修改传统考核标准，将硬性与弹性指标有机结合，进行适当地奖惩，以此激励院系办公室人员积极提升自身综合素质与服务水平。 3.6 加强信息反馈，做好经验总结 高校院系办公室管理工作中，信息反馈工作也是非常关键的。信息反馈工作在于准确掌握办公室工作运行状况，做好经验总结，及时发现存在的问题，进行调整管理，以此不断优化办公室管理工作。基于办公室工作实践，信息反馈方法主要包含：定期听取领导对实际工作的评价，与师生代表定期组织座谈会，听取合理意见与建议;通过无记名问卷调查方式，了解师生对办公室管理工作提出的评价。利用信息反馈，借助真实可靠的信息，做好工作经验总结，全面落实办公室各项管理工作，从根本上提高办公室工作服务水平。 4 结束语 随着教育改革的深入推进，高校快速发展的同时，创新并改革自身管理工作，以顺应高校发展的趋势。此种背景下，高校院系办公室管理工作中，积极创新管理理念，以此更好地满足高校院系办公室管理工作改革需求，为提高高校院系办公室管理工作水平与效率，推动高校健康稳定发展，提供重要的保障。 参考文献： [1]王炎.高校院系办公室行政管理工作的创新路径[J].智库时代，2018（25）：58，60. [2]刘文贞.高校院系行政办公室工作的创新分析[J].办公室业务，2018（6）：16. [3]王艳萍.现代管理理念在高校院系办公室管理中的应用与思考[J].办公室业务，2016（4）：39. [4]王勇.浅议高校院系办公室管理中存在的问题及优化策略[J].吉林工程技术师范学院学报，2016，32（1）：61-62. [5]李秋珍.新形势下高校院系办公室管理队伍建设的思考[J].福建信息技术教育，2016（3）：47-48，64. |
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