| 标题 | 基于ISO9000视角下档案管理工作的思考 |
| 范文 | 郁斌 摘要：ISO9000是企业广泛采用的质量标准体系，其成熟的管理理念在档案工作中也具有广阔的应用前景。本文介绍了ISO9000质量管理的七项原则与核心内涵，从LISO9000标准的角度对档案工作的发展趋势进行了分析，探讨了档案工作管理创新的方式方法，对档案工作中存在的共性问题提出了的相应对策。 关键词：档案;标准;管理;理念 中图分类号：G931.2 文献标识码：A 当前，整个社会正处在一个重大变革时期，各行各业都在谋求发展和创新，都在探索和应用新的思维模式和管理理念。ISO 9000质量管理标准自诞生之日起，就以其严谨性、科学性、系统性和适用性在企业的发展中发挥着积极而深远的影响，其蕴含的思想和理念在给顾客带来满意、给企业带来效益和财富的同时，也给人们的传统思想和观念带来了强烈的震撼和冲击，受到了社会的广泛关注。作为社会生活重要组成部分的档案工作如何应对这种变化，积极借鉴其他领域的优秀成果和先进理念，实现自身的跨越式发展，己成为摆在档案工作者面前的重要课题。 1ISO9000的管理原则 ISO9000标准的核心是立足于过程控制、系统管理和持续改进来实现关注顾客的目的。它所包含的基本思想可以概括為：一个组织所建立和实施的质量体系应能满足该组织规定的质量目标，确保影响产品质量的技术、管理和人的因素处于受控状态，无论是硬件、软件、流程性材料还是服务，所有的控制应针对减少、消除不合格，尤其是预防不合格。 基于其基本指导思想，ISO 9000标准提出了七项质量管理原则：以顾客为关注焦点;领导作用;全员参与;过程方法;改进;循证决策;关系管理。ISO 9000标准将管理工作的重点由事后检验转变为事前控制和预防，突出了管理体系对适宜性、有效性的需求，实现了供方、组织和顾客的统一和互动。 2ISO 9000对档案工作的影响 档案工作是一项以提供档案利用服务为目的的管理性工作，它在追求工作效率的同时，也在追求着工作质量，它具具备了和ISO 9000标准相似的客观要素，它与ISO 9000标准在管理理念上是相容和相通的。从某种意义上说，档案工作者也是在提供产品和服务，只是这种产品和服务是档案实体和档案利用服务。 围绕档案工作的管理实体和档案利用服务，档案工作也经历了类似的“采购”（归档）“文件资料控制”（建立健全规章制度）“产品标识”（分类编号、保管期限和密级划分）“过程控制”（工作标准和岗位责任制）“贮存、防护”（“八防”和保密）“培训”（队伍建设）等过程;档案工作也面对着“供方”（档案形成部门）和“顾客”（档案利用人员）。因此，ISO 9000质量标准对档案工作具有积极的促进作用，学习和借鉴它的管理理念必将会给档案工作带来新的活力。 3档案工作的顾客观念 ISO 9000标准的一个重要理念就是以顾客为关注焦点。对档案工作来说，利用者和社会的需要就是档案工作的“顾客”，脱离了利用者和社会需要，档案工作就失去了工作方向和存在价值。档案保管的目的就是提供利用，档案工作的目的就是为顾客服务、为利用者服务、为社会需要服务。 档案部门必须始终坚持让利用者和社会满意的服务宗旨，及时了解顾客的需求和期望，努力把握利用规律，不断提高利用效率，围绕顾客的需要，有针对性地做好档案的归档、整理、保管和提供利用等各个环节的工作，促进档案信息资源向档案信息资本的转化。利用者和社会的需要往往随着时代的发展而变化，档案部门要及时了解和应对这种变化，就必须建立起一个与顾客沟通的长效机制。以往我们对顾客需求的了解只限于被动和一时的要求，只限于顾客在档案部门提供的档案查找线索，缺乏主动和持续的调查、识别和理解，难以满足顾客的需要，更奢谈超越顾客的期望。只有同顾客建立和保持一个良性互动的沟通渠道，经常性地交流和传递供求信息，才能全方位多层次地了解和满足顾客的需求和期望。 顾客的需求和期望可能会集中于档案工作的一个点上，但其对档案工作的满意度则是反映在档案工作的整个服务链和服务层面上，档案部门通过与顾客的沟通和互动，在满足顾客的同时，也通过顾客了解和检验了自身的不足和薄弱环节，不断完善和创新自身的沟通和服务机制，取长补短，相互协调，有效地预防和改进服务缺陷，从而实现你满意我发展的互利共赢结果。 4档案工作的过程控制 ISO 9000标准以过程为基础，把任何使用资源将输入转化为输出的活动或一组活动视为一个过程，重视过程和过程控制。档案管理也是由归档、整理、保管、检索和提供利用等业务活动组成的有机整体。这些业务活动通过与“人”（档案管理人员）、“机”（档案管理设施设备）、“料”（各门类档案）、“法”（档案管理方法和标准）、“环”（与其他部门和人员的联系）等管理要素的融合构建了档案工作的各个过程。不仅每个过程的结果影响着其他过程的结果，而且不同过程之间的相互作用，也制约着档案工作效能的发挥。 档案工作的一个重要任务就是控制、协调和管理这些过程，通过控制每个过程的工作质量来保证整个部门的工作质量，通过不同过程之间的相互沟通和补充，来预防和消除服务上的缺陷和不合格。要有效地控制这些过程质量，需要采取以下措施： 4.1建立和完善档案工作质量保障体系 通过建立健全档案工作规章制度，明确质量职责，将档案工作的目标和要求程序化、文件化，确保体系的可操作性和可检查性。 4.2建立健全档案工作的激励和约束机制 根据过程质量评价考核结果，加大奖惩力度，充分调动管理人员的主观能动性。 4.3做好特殊和关键过程的控制 特殊和关键过程的质量，对整个产品的质量起着至关重要的作用。档案工作的特殊和关键过程涉及到接收归档、整理编目、保管保密和提供利用这几个环节，必须确保这些过程始终处于受控状态，要针对这些过程的特点，切实掌握这些过程中的档案信息资源情况、活动情况和相互衔接情况，采取有效措施，加强过程之间的沟通和信息交流，消除管理死角。 4.4关注过程中的相关因素 要密切关注和管控各个过程所涉及的“人”“机”“料”“法”“环”等相关因素，充分挖掘这些因素的潜力，促进它们之间的适应性与协调性，防止给过程带来负面影响。 4.5加强过程的前端控制 要全面了解和掌握影响档案形成的相关环境、活动状况和宏观背景，主动指导和影响这些前端过程的活动和结果，规范前端过程的行为，预防和控制档案的先天缺陷。 5档案工作的改进 ISO 9000标准强调改进，这种改进是通过改进过程来实现的，是一种以追求更高的过程效益和效率为目标的持续活动。随着时代的发展，社会对档案工作的要求也越来越高，对档案工作人员来说，今天的满意不能代表明天的满意，现在的合格有可能是以后的不合格，档案工作只有持续改进、持续发展，才能适应社会的需要，才能走在社会需要的前面，实践证明，档案工作的发展历程既是一个克服困难完善自我的过程，也是一个持续改进的过程。要做好持续改进，应当着重关注以下方面： 5.1建立工作评价体系 要建立科学的档案工作质量评价体系，定期对档案工作质量进行全面评估，从中发现和改进薄弱环节，确保整个档案工作链的均衡与和谐。 5.2制定纠正和预防措施 通过加强外部和内部的信息沟通和反馈，广泛收集档案利用者、员工、领导和专家对档案工作的意见和建议，认真分析问题的症结和原因，及时制定纠正和预防措施。 5.3注重工作实效 密切关注社会和相关领域的发展动态，追踪社会和相关领域的热点、焦点和难点问题，增强档案工作的预见性、主动性和时效性。 5.4坚持“四不放过” 对所发生的工作差错和失误，坚持不查出全部原因不放过，不制定纠正和预防措施不放过，不使相关人员受到教育不放过，整改措施未落实不放过。 6档案工作中领导和员工的作用 ISO 9000标准突出了领导作用和全员参与的重要性，领导作为组织的首要管理者，策划和引导着组织的目标，掌握和分配着组织的资源，对组织的发展起着至关重要的作用，而各级员工是组织之本，只有他们的充分参与，才能实现组织的发展，使组织获得可观的效益。 档案工作是行为科学的客观体现，反映着行为的客观属性，它的过程和结果取决于行为人的意识和活动，做好档案工作不仅需要档案工作者的艰苦努力，更需要领导者重视和广大成员的共同参与，需要全社会的关心和支持。没有领导的重视和支持，档案工作就难以获得发展所需的人、财、物、政策等必要资源，没有社会更广泛地参与，档案工作就会成为无源之水、无本之木，难以持续健康发展。 档案工作人员应当通过自身的努力，将领导作用和全员参与统一起来，形成合力，进一步提升档案工作在社会中的地位和形象，为此，我们需要做好以下工作： 6.1营造良好的档案工作氛围 努力提高全社会的档案意识，增强档案法制观念，依法治档、依法管档、依法用档，为档案事业的发展营造良好的外部环境。 6.2加大档案工作的宣传力度 要广泛深入地宣传档案工作的突出成就和各项成果，介绍档案工作的规章制度和基本知识，弘扬档案工作者奉献精神和光辉业绩，不断地扩大档案工作的影响。 6.3加强服务创新 要积极主动地为社会和组织服务，以精品服务、特色服务和超前服务打造充满人文情感的服务平台，提升档案服务的品位，增强档案与社会之间的亲和力和依存度。 6.4发挥自身优势 立足档案信息资源优势，广泛参与社会活动，努力实现自身价值，使档案信息和档案工作成为领导和员工的得力助手，从而赢得他们的理解、信任和支持。 7档案工作的统计 ISO 9000标准提出有效的决策是建立在对数据和信息进行合乎逻辑和直观的分析基础上的，因此它注重统计技术的作用，提倡应用统计工具来分析和判断质量问题，为正确决策提供真实可靠的依据。 档案工作同质量工作一样，也有自身内在的发展规律和特点，这些规律和特点往往掩盖在纷繁复杂的表面现象中，需要我们运用科学的方法和手段来探索，而统计技术就是其中的一种有效方法，它能够从大量表面现象和数据中发现和分析相关活动的数量关系和变化规律，获得定性的结果。一些档案部门虽然也在日常工作中开展了统计工作，但这些统计工作大多是简单的数据积累和汇总，缺乏科学系统的分析，无法准确揭示档案工作的发展规律，容易对档案工作的决策产生误导，使档案工作陷入被动。 档案工作必须重视统计技术的运用，切实发挥统计数据的作用，使统计技术成为档案工作的良师益友。统计技术是一种立足于客观实际的科学方法，它对数据的来源、定量分析方法都有较高的要求，我们在实际运用中需要把握好以下方面： 7.1基础数据的真实性、有效性 要有规范的统计标准、填写规范，也要明确记录人、记录方式和统计反馈的途径，建立完善的检查、监督、奖罚機制，从制度上保证数据的真实性。 7.2抽样方法的合理性 要根据实际情况选择正确合理的抽样方法，提高样本的代表性和随机性，从而提高抽样检验的有效性。 7.3不同统计工具的综合运用 通过综合统计工具的利用能让档案管理人员熟练掌握各种统计工具的运用，确保实施效率和有效性。 7.4不同时期统计结果的比较和判断 充分利用大数据，全面分析和判断不同时期统计结果所反映的发展趋势，增强对过程的预见性。 8结束语 ISO 9000质量管理标准以其丰富的内涵和成熟的理念向世界展示了它的魅力，积极学习和运用ISO 9000管理思想，档案工作的管理体系将会更加完善，档案服务能力也会得到全方位的提升。为档案事业的发展带来新的生机和活力。 |
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