| 标题 | 对当前政府采购档案管理工作的思考 |
| 范文 | 周香怡 摘要：政府采购档案是对政府采购活动的真实记录，完善的档案管理有利于规范政府行为。本文从政府采购档案的内涵和现实意义出发，分析了当前政府采购档案管理中存在的问题并提出合理建议。 关键词：政府采购;档案资料;管理;建议 中图分类号：G 271文献标识码：A 政府采购档案主要是指在政府采购过程中生成的能够忠实反映采购全过程的各种档案文件资料，对政府采购档案资料管理是政府采购工作和档案管理的重要组成部分，重视规范、完善采购档案的建立，对行政权力的约束、监督、规范运行具有重要的现实意义，正视当前政府采购档案管理中存在的问题，进一步探讨如何规范政府采购档案的管理势在必行。 1 政府采购档案的内涵及现实意义 1.1 政府采购档案的依据 早在2002年全国人民代表大会常务委员会就审议通过《中华人民共和国政府采购法》（简称《政府采购法》），对政府采购行为进行了立法规范，2014年又对该法进行了修正，其中第四十二条对政府采购档案的建立的要求、保存期限、资料类别目录、采购活动记录等方面进行了规定，基本确立了政府采购档案的框架。2015年颁行的《中华人民共和国政府采购法实施条例》，进一步明确政府采购档案可以以电子方式保存，为政府采购电子档案的建立提供了依据。随着互联网信息技术的发展，为提高政府采购效率、加强监管、简化流程需要，2015年财政部推出了《地方政府采购信息统计管理系统》，电子系统的建立，方便了采购，有利于采购资料保存和程序的规范，但该系统并不是政府采购资料档案系统，忽视了对采购流程之外的档案资料保存。政府采购档案资料的收集应贯穿于采购活动的每一个环节，忠实记录采购立项、投标邀请、评标决策、合同签署、验收通过、公式公告全过程，做到有迹可循、有据可依、有档可查。 1.2 健全规范政府采购档案的意义 政府采购档案的健全规范和管理使用，是对政府行使行政权力“公开、公平、公正”的内在要求和外在形式的统一，既体现了强化内部管理的需要，又是防范化解廉政风险的依据。政府采购档案的建立有利于保障政府采购工作顺利开展，使之程序化、规范化;能够为事后出现的各种有争议问题提供依据，是日常工作考查、维护采购执行者权益，正确处理各种质疑、投诉的法律依据;可以进一步改善资金使用效益，保障国家利益和维护社会公益，树立政府公正廉洁的形象。 2 政府采购档案管理工作的现状 2.1 对政府采购档案建立和规范重视不够 政府采购档案是对政府采购过程的真实记录，对规范政府行为具有重要的意义，但是目前对政府采购档案管理的重视程度远远不够，因为档案管理的政绩不高，很多地方对档案管理只停落在口头的重视上，注重采购过程的完成，而忽视对事采购资料的收集整理，更谈不上对档案信息进行挖掘，对档案进行合理的开发利用。在实际工作中，对档案整理的投入也不够，一些地方的设备陈旧老化，档案管理专业技术人员匮乏，这些直接导致政府采购档案的信息不完整，甚至遗失、变质，无法实现档案的利用价值。 2.2 对采购档案资料收集和整理范围不广 政府采购档案资料应包括政府作为市场主体在经济行为中直接间接形成的各种有必要保存的文书、图片、数据表、录音、录像等载体材料。但目前在实际建档中大多数单位对招投标过程中的废标资料并没有纳入归档范围，使得在事后核查中，缺少必要的对比。部分归档主体只注重采购文件的收集整理，忽视了与采购相关的会计档案及供应商资料的立卷归档。在采购文件的收集整理过程中对在互联网上发布的各种公告及采购过程中形成的电子文档、影像资料、质疑、答复、诉讼文也没有专门收集、分类、立卷、归档、保存。档案分类标准不统一，有的按采购内容分类，有的按采购方式分类，还有的按照资金性质分类。 2.3 采购档案管理顶层制度缺失 规范的制度是保障政府采购档案管理工作顺利开展的基础。自《政府采购法》实施以来，各地虽然相继出台了相关政府采购档案管理办法，并开展了督导检查，但从全国来讲，政府采购档案管理依然没有统一的制度规范，具体到档案的收集、立卷、保存、借阅、移交、销毁、监督等各项工作上没有统一的标准和口径。导致在档案的收集整理上归档不统一、立卷无标准、借阅无规定、查阅无程序、移交无记录。 2.4 采购档案利用思想和认识落后 目前政府采购档案的建立及运用还停留在建档的阶段，如何发挥档案的效益方面还相对滞后，主要表现在如下方面。一是档案管理人员的信息化技术水平低下，在信息化技术飞速发展的今天，档案管理人员不仅要熟悉档案管理知识、计算机技术和互联知识，要充分认识到“互联网+”在档案管理运用中的重要作用，以适应信息化时代档案管理的需要。二是档案结构不合理。普遍存在只注重纸质档案，而轻电子档案的现象，有些单位虽完成了信息化资料的归档，但在实际工作中不对信息化资料加以利用，或资料利用途径和方式受限，导致资源效率低下，无法实现资源共享。三是政府采购档案建立和运用中保密意识不高，在实际工作中有泄密现象，对政府采购造成了一定程度的损失。 3 完善政府采購档案及合理化运用的建议 针对目前政府采购档案建立和使用中的一些不合理情况，可以从思想认识上、制度建设上、信息化对比运用及安全管理上去不断完善档案管理工作。 3.1 重视对采购档案的建立和运用 思想重视是提高政府采购档案工作的重中之重，政府采购档案作为记录和反映政府采购活动全过程的重要资料和证据，在政府活动中的作用不容小视。一是在思想上重视。各采购人和代理采购机构要定期组织档案管理人员学习《会计法》《政府采购法》《档案法》《会计档案管理办法》和对商业秘密的保护等方面的法律、法规，不断提高档案管理人员理论能力、业务能力、创新能力。二是进一步加大对各地各单位采购档案建立和运用的研究和投入，打破地域之间的壁垒和行业之间的界限，只有各行业、各地域之间的数据形成大数据格局，在对比中有利于提高资源利用效率、降低采购成本和增加公开透明度。 3.2 建立统一的政府采购档案制度 要建立统一规范的政府采购档案管理制度，促进政府采购档案工作的健康发展。一是统一歸档范围，确立档案分类标准，建立档案收集、审核、立卷、归档、贮存管理制度，统一规范档案存档方式，实施以电子档案为主、纸质档案为辅的档案存档方式，统一各类档案资料的保管期限。二是健全借阅制度。实现借阅审批制，没有经过领导的审批不得随意对档案进行借阅，借阅申请应详细载明借阅档案的名称、借阅及归还时间、借阅数量及原因。三是完善销毁程序。档案资料的销毁严格按照政府保密资料销毁的有关规定执行，做到程序合规、人员合规、场所合规，杜绝随意化处置。四是规范档案移交制度。移交的采购档案要做到整理规范，档号编制规范，编目清晰，并编制好移交清册，档案工作人员对移交清册核对确认，移交双方签字认可。 3.3 提升政府采购档案信息化水平 提升政府采购档案信息化水平应该注重人才的培训，加强档案管理人员的思维拓展、技能提升和业务学习。现阶段政府采购档案管理工作对公务员提出了更高的要求，在互联网信息技术高速发展的时代，要顺应时代要求，主动作为，不断加强学习，熟练掌握采购档案业务知识，同时也要具备较强的计算机网络信息处理能力，提高档案管理人员职业化能力和水平。要建立政府采购档案数据库平台，通过建立数据库利用计算机技术规范档案的标号、标题。一方面为档案管理者检索档案信息提供便捷，更好地满足高效的办公需求，另一方面通过资源共享，挖掘档案资源背后的信息，可以使档案用户获得更多的档案数据，从而利用这些资源创造更大的社会价值。 3.4 加强对采购档案管理的检查监督 《政府采购法》第七十六条规定，“采购人、采购代理机构违反本法规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门处以二万元以上十万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。”一方面政府监督部门要加大监督力度，将采购档案管理工作列入政府考核目标，促进政府采购档案管理工作更加规范。另一方面政府采购档案归档主体也应将采购档案管理纳入绩效考核范围，建立内部评价机制，定期对档案管理工作进行分析评价总结。 3.5 增强政府采购档案数据的安全性 政府采购档案因其特殊性涉及的主体较多，在归档整理及利用过程中很容易遭到信息泄露，另外信息化时代的档案资源依赖于互联网介质，信息安全受到了很大的挑战。档案管理者一要增强政府采购档案保密意识，建立健全档案管理内部控制制度，在管理流程中建立授权审批制度，防止数据被管理人员随意篡改。二要增强技术投入，在大数据信息化格局下的政府采购档案，增强了信息共享，在公开透明的同时，要防范商业秘密的泄露，要综合利用地方政府力量，整合资源，提升安全等级，确保数据不被攻击，利用身份认证、加密技术确保数据不被泄露。三要建立防范机制，实时对档案数据进行备份，并定期对以前年度存放的档案数据进行检查。 4 结束语 综上所述，政府采购档案的建立和运用具有十分重要的意义，但目前因内部和外部的原因其发展还不完善，我们要清晰的认识到政府采购档案建立和运用中存在的问题，在提高思想认识、完善制度上打基础谋长远，在提升信息化水平、增强运用能力上挖潜拓展，在保障安全、加强监督检查上巩固强化，不断提高政府采购档案的运用水平，使其为政府工作的高效开展提供数据支撑。 参考文献： [1]全国人民代表大会常务委员会.中华人民共和国政府采购法[Z].2002-6—29. [2]国务院.中华人民共和国政府采购法实施条例[Z].国务院令第658号，2015-1—30. [3]邱静，规范政府采购项目档案管理的思考[J].四川档案，2016 （5）： 35- 37. [4]曲刚.关于政府采购档案管理若干问题的思考[J].办公室业务，2014 （11）：184. |
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