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基于数字化技术的会议管理模式研究

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刘怡

摘要：本文依托大数据、物联网等数字化技术，实现会议在量化管理、智能决策上的突破;通过对各环节结构化、非结构化数据的监测、分析，提出了数字化会议管理模式，动态预警风险、精准识别隐患、优化资源配置、提供辅助决策等，推动了会议管理由粗放化向精益化转型升级。

关键词：大数据;物联网;数字化;会议管理

中图分类号：T P311.52文献标识码：A

随着大数据、物联网等新一轮科技革命蓬勃兴起，数字化技术正对传统企业管理模式带来革命性的冲击。物联网以指数方式增加了数据源的数量及数据的3V（量、速、样）[1]。大数据的运用让诸多行业及应用领域的决策过程变得更快更好[2]。会议管理是一项跨专业的系统工程，参与主体多、涉及任务广，数字化技术的引入，将为该领域带来顛覆性变化。

国网天津市电力公司（以下简称“公司”）依托大数据、物联网准确获取结构化数据;利用会议管理操作票、标准作业工作卡、会场布置规范、导播手册等会议标准化建设体系和设备巡视检查制度、会议差错表等闭环反馈机制，降低半结构化数据的不确定性。结合公司实际情况，按照“四数原则”（以数据说话、以数据分析、以数据决策、以数据管控），构建起以“两库”（设备健康状况诊断库和量化管理评价库）为常态管理核心，以物联网技术下的会务专车为实时工作站的数字化会议管理模式，推动会议管理由“业务驱动职能”向“数据驱动流程”转变。

1 数字化会议管理模式

按照工作性质，会议管理分为常态管理和实时作业两部分，常态管理又可分为对物力、人力、流程的管理。数字化会议管理模式以“两库”为常态管理核心，以物联网技术下的会务专车为实时工作站，其中设备健康状况诊断库对应物力管理、量化管理评价库对应人力和流程管理，工作站对应实时作业管理。

1.1 设备健康状况诊断库

设备健康状况诊断库是将所有会议涉及的在运设备信息登记入库，并动态维护更新;依据算法进行诊断分析，最终按四级预警机制将诊断结果推送给后台管理人员和实时工作站，达到优化资源调配、前置规避设备运行风险，提高会议质量的目的。

1.1.1 建立数据库

目前，公司将7个重点会议室自2005年12月以来在运的话筒、音频矩阵、空调等215套（台）设备登记入库，信息包括投运时间、报废年限、故障频率、故障等级等。

1.1.2 诊断方法

参照状态检修理论[3]，设备故障率与设备状态之间的关系可描述为

λ=kf （H）

式中：λ为设备故障率;K为比例系数;f （H）为设备状态评价分值，即根据故障等级不同，给定不同的分值，由此可求出各时段的故障率。

在研究周期内，设备上一次检修至研究周期内时刻t之间的累计故障率为：

式中：t act为设备当前的等效役龄[4]，该值可以根据设备当前对应的故障率，在其对应的故障率曲线上查得;AT为距离上一次检修设备己运行的时间。

研究周期内设备在时刻t的可靠度R（t）为

R（t）=F （H）

R （t）的数值加上相关的分析信息即为该设备的诊断结果。

1.1.3 预警机制

根据诊断结果，预警系统按照蓝色、黄色、橙色、红色的顺序进行四级预警，告警信息推送给后台管理人员和实时工作站。

1.2 量化管理评价库

量化管理评价库依托会议管理标准化建设体系和闭环反馈机制，将五位一体中会议管理的流程分解为若干操作层面的微流程，根据标准作业工作卡、可追溯的流程记录和反馈数据，评价各环节的风险水平和会议服务人员在各环节的表现。

1.2.1 量化人员评价

会议管理标准化建设体系要求各环节、各指令的执行落实到人、对应到流程，会后主办方和参会方可通过电子化反馈机制给予评价，所有数据以电子形式存储，从而做到可追溯。这样既调动了会议人员的积极性、责任感，又为分析每名会议服务人员的优、劣势，优化人力资源配置，组织精准培训提供了依据。

1.2.2 锁定风控环节

通过对会议管理标准化建设体系数据的统计分析，精准定位高风险环节，这是五位一体的风控思想在会议管理各微流程内的再细化、再深入。被锁定的高风险环节在实时工作站的标准作业工作卡中提示，并在需要的情况下，调配执行该环节业绩佳者负责该高风险环节。

1.3 实时工作站

与传统会议管理模式相比，实时工作站具有及时性、互动性、可靠性、可追溯性、提供辅助决策和去中心化管理六大优势。会前，通过上述“两库”检验物力、人力合格且配置到位后就进入实时作业状态。标记有风控点的标准作业工作卡和会务方案等信息通过网络传送至实时工作站，实时工作站依托在会务专车上搭载的平板进行查看并在逐项完成后记录。会议室内传感器可实现对会场环境信息的监测，并通过实时工作站和后台系统实现数据的共享、分析和辅助决策。

1.3.1 及时性、互动性

实时工作站依托网络实时接收主办部门指令，并将会场相关数据反馈给主办部门和后台管理人员，保证了沟通的及时性和互动性。

1.3.2 可靠性、可追溯性

实时工作站依托搭载的平板电脑，用电子化显示指令代替传统的口口相传，执行过程中逐项比对标准作业工作卡，保证了执行的可靠性;全过程电子化记录操作时间和人员，保证了过程的可追溯性。

1.3.3 提供辅助决策

实时工作站通过会议室内的传感器感知会场温度、湿度、音量等数据，根据参会人数、会议时长等信息，计算会议室内应设置的温度、最适宜的茶水温度，自动提醒并记录上水时间，为会务人员实时调节提供辅助决策。

1.3.4 去中心化

现场负责人直接对接主办部门，避免了传统方式下.所有指令集中到会议主管，再由会议主管分配到各会务人员造成的指令延误和由于主办部室和会务人员间信息不对称造成的理解偏差，在同时举办多个会议和突发事项较多的情况下，去中心化管理优势尤为明显。

2 应用案例

会议管理过程中，依据设备健康状况诊断库的诊断分析，后台管理人员收到908会议室的空调温度不满足要求的预警。

会议管理人员调取实时工作站记錄的908会议室温度数据，并比对同一时期310会议室的温度数据，分析为2017年3月某日908、310两个会议室在满员、空调会前1小时设置到20度并全部打开状态下的温度变化情况。可以看出，受参会人员和设备等散热及其他因素影响，310会议室平均增幅为0.1-0.4度/小时，908会议室平均增幅为0.8-1.5度/小时。

2017年3月某日908、310会议室在无人、空调提前1小时设置到20度并全部打开状态下的温度情况可知，908会议室平均降幅为0.25度/小时，310会议室平均降幅为0.6度/小时，调节能力仅为后者的25%。

现行的室内人体适宜温度标准规定，夏季空调适宜温度为22-28度之间，冬季采暖适宜温度为16-24度之间[5]，本实验在4月份开展，根据实际环境感受.这里以22-25度为人体适宜温度。由此可见，在现有条件下，908会议室召开2.4小时以上的会议时，无法满足舒适温度要求。

在量化管理评价库中，流程方面：会议管理微流程中检查会议室空调调节能力一项的风控指数提高，并在标准作业工作卡中标记提示。人员方面：借助工作站数据的可追溯性，调取该项目的日常巡视人员名单，计入考评并强化培训。

该诊断结果推送给实时工作站，辅助决策系统根据现场参会人数、会议时长等因素，计算出908会议室召开2.4小时以上的会议时，会前应调节的温度（稍低于22度），以便会议结束时温度不至过高（略高于25度）。

3 结论

本文按照“四数原则”，构建起以“两库”为常态管理核心，以物联网技术下的会务专车为实时工作站的数字化会议管理模式。以诊断库的预警结果驱动设备更新，以评价库的评价结果驱动资源和流程优化，以实时工作站改善传统管理的六大短板，从而推动会议管理由“业务驱动职能”向“数据驱动流程”转变。

未来己来，只是还未流行。在这个万物互联的时代，联网设备己不局限于手机和计算机，人类与机器之间的界限正日趋模糊，数据的爆炸式增长（全世界以6000平方米/秒的速度生产信息存储材料，大致相当于原子弹爆炸产生的冲击波传播的速度）[6]，使其不仅是资源，更是土壤，是孕育科技的基因。因此，积极探索数字化技术在会议管理中的应用，既是需要，也是必然。

参考文献：

[1]塞缪尔·格林加德.物联网[M].北京：中信出版社，2016.

[2]藤原洋，李斌瑛.第四次工业革命[M].北京：东方出版社，2015.

[3]李明，韩学山，杨明，等.电网状态检修概念与理论基础研究[J].中国电机工程学报，2011，31 （34）： 43- 52.

[4]潘乐真，张焰，俞国勤，等.状态检修决策中的电气设备故障率推算[J].电力自动化设备，2010，30（2）：9l一94.

[5]国家质量监督检验检疫总局、卫生部和国家环保局.室内空气质量标准[S].G B/T 18883- 2002， 2002- 11- 19

[6]凯文·凯利.必然[M].北京：电子工业出版社，2016.

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