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基于信息化背景的企业档案管理改革思考

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摘要：随着科学技术的不断发展，信息化时代已悄然到来。信息技术的应用使得信息数据管理更加方便和快捷，而海量的数据存储也极大地满足了信息管理的实际需求。反映在企业档案管理中，通过加强信息化技术的应用，将在很大程度上提升企业的档案管理水平及时效，使档案资源更好地服务于企业发展。鉴于此，本文总结企业档案信息化建设过程中所存在的问题和不足，并提出切实可行的优化建议和策略，以期促进企业档案管理水平的提高。

关键词：企业发展;信息化;档案管理;标准体系

中图分类号：G271 文献标识码：A

企业档案管理信息化对于企业发展至关重要，特别是自我国对外开放政策实施以来，国家经济快速增长，企业面临重要的发展机遇，但同样也面临着巨大的市场竞争和挑战。对于任何企业来说，都必须加强对档案信息化的重视和支持，积极开展档案信息化建设，以更好地发挥档案作为企业无形资产的作用，为企业科学决策提供理论依据，满足企业的现代化发展需求。

1 企业档案管理信息化概述

企业档案管理信息化，是指应用现代信息技术开展档案管理活动。档案管理信息化是档案信息资源组织、管理的全新模式，也是提高企业档案管理水平的关键。在传统的企业档案管理过程中，低效率的人工管理和纸质档案存储方式，限制了档案管理的效率和质量，也非常容易导致档案数据的丢失。与此同时，随着企业规模的扩大，企业经营管理流程日渐复杂，在资金流、物流和供应链等海量信息下，要求企业必须用信息化技术开展档案管理工作，从而保证企业的管理效率及水平，发挥档案的信息资源作用，为企业核心竞争力的提升奠定可靠基础。

2 企业档案信息化建设中存在的问题

2.1 欠缺标准规范

标准规范的缺乏，是企业档案信息化建设所面临的突出问题。目前，国内越来越多的企业开始实施档案信息化建设和改革，并且投入了大量的资金和精力，但是效果却并不明显，甚至连一个像样的档案管理体系都没有形成。究其原因，主要是由于标准规范缺乏所造成的。企业实现档案信息化建设，必须明确信息化标准和规范，这其中包括了信息数据的规格、文本档案形式以及档案分类标准等，但显然多数企业都没有很好地完成这一工作。特别是在一些规模较大的企业，档案信息化建设过程中经常出现朝令夕改的问题，不仅造成了大量资源的无端消耗和浪费，也导致了档案信息的零散和杂乱。许多原有的信息数据还没有理顺清楚，新的数据已经录入进来，最终导致整个档案信息化建设陷入混乱状态。

2.2 领导不够重视

企业领导对企业档案信息化建设的重视程度，决定了信息化建设的效率和整体水平。目前，尽管国内部分企业领导非常重视档案信息化，并且组建了专门的建设小组来负责档案信息化建设工作，但仍有相当一部分企业领导缺乏对档案信息化建设的重视，这无疑造成了企业档案信息化建设进度大大延后，使得信息化建设质量令人堪忧。

2.3 开发利用程度低

目前，许多企业都加强了档案管理信息化建设，但是由于企业内部人员关注度不足，导致档案管理过于被动，档案管理信息系统开发利用程度非常低，其信息化发展水平严重受限。档案信息管理作为企业内部管理工作，大部分还停留在传统层面上，多数企业基层人员只是每天进行档案信息的收集，并利用计算机将这些信息录入到系统当中来应付了事。整个档案管理系统仅仅承担了档案信息的存储功能，却没有真正地被利用起来。许多企业管理者进行档案信息的调取时，也较少从计算机系统当中调用，仍习惯由管理人员寻找纸质档案，这就造成整个档案管理信息系统开发利用率的低下，让企业档案管理信息化水平难有突破性的提升。

3 基于信息化背景的企业档案管理改革思考

3.1 重构档案业务流程

档案管理工作包括收集、管理和利用三个重要环节，档案管理人员据此开展档案信息的收集、整理、录入、存储和利用等相关工作。对于企业档案管理信息化的实现，必须从档案业务方面进行改革优化，重构业务流程，以确保档案业务工作能够朝着信息化的方向发展。企业档案管理业务流程，见图1。

一是档案信息的收集环节，档案管理人员应该借助企业内部信息系统进行信息收集，并对各部门进行任务的下达和分工，部门人员需要将档案信息通过信息管理系统直接上传，以便信息的及时接收和收集;二是档案信息的整理，档案管理人员需要对数字化档案信息进行集中管理、归类和划分，并建立不同的文件夹进行保存和备份。当档案信息梳理完毕之后，档案管理人员需要按照档案的部门、类型、时间等特征逐一进行录入，并且设立对应的安全管理权限;三是档案管理人员要定期开展档案信息的检查工作，对档案信息的完整性和有效性进行核查，对于出现信息残缺等问题的档案文件，要及时联系各部门进行确认，从而确保档案信息价值，为企业决策者提供全面的数据信息支持。最后，当需要调取档案信息时，必须与档案管理人员进行对接，填写档案信息调取内容、调取目的以及责任人等信息，在避免档案信息外泄和流失的情况下，给予对方相应的访问权限。

3.2 整合档案信息资源

企业档案信息管理需要规避资源的重复收集和丢失，这样才能够保持信息收集的高效性和全面性，充分發挥档案信息作用。特别是随着企业规模的扩大，企业部门数量也在不断增加，各部门每天都会产生大量信息，包括生产信息、财务信息、人力资源管理信息等，这些信息都对企业具有极高价值。企业在档案信息资源管理上，一定要形成一套全面的管理体制，以实现资源的有效收集和整合。

比如，对于财务档案信息，应由财务人员每天对档案信息进行汇总，按照时间进行排序，并以周或月为单位上传档案信息。财务人员录入会计信息后，需要设置相应的控制权限，并定期进行数据的整理、增加和修改。对于人力资源信息，应由人力资源管理部门为每位员工制定个人档案文件夹，将职工文案信息完整地录入。随着企业内部人员的流动和岗位的调整，人力资源部门一定要及时地对职工档案信息进行修改和调整，保证内容的完整性和及时性，便于查看和调取。为了防止部门录入档案信息的交叉和冲突，企业必须形成一套严格的档案信息管理划分标准，为各部门划定清晰的档案信息管理职责，最大化地避免和杜绝信息重复录入以及交叉现象，使档案信息归类更加明晰。

3.3 提高档案服务能力

档案管理工作的主要目的是为企业决策者提供全面的资料信息支持，帮助企业更好地完成运营管理活动。而目前，企业档案服务仅仅是提供档案信息的借阅，其单一的服务内容不但无法体现档案服务价值，同时也使得企业对于档案管理的重视程度难有实质性提高。对此，必须加强对档案服务能力的优化和提升。

第一，要对现有档案服务功能进行优化。当前档案管理的主要功能是档案资料借阅。对此，档案管理人员必须围绕借阅服务进行深度开发，增强档案管理系统的服务水平。例如，数据挖掘技术、快速检索技术以及全文检索技术，都是档案检索功能的主要拓展方向。由于在不同的场景和需求下，企業对于档案资料的需求是不同的，档案管理人员必须开拓更多服务功能，实现档案服务能力的优化。

第二，在原有档案服务功能的基础上，应进一步加强对新功能的开发和应用。比如，为提高档案信息的利用率，档案管理系统应该面向更多企业人员开放。在确保档案信息安全的基础上，企业可对档案信息予以科学梳理，向不同部门人员开放相应的档案信息调取权限，从而为各部门人员提供一定的信息服务支持。

3.4 构建档案信息化标准体系

企业在建设档案管理信息系统的同时，也要加强档案信息化标准体系建设，为企业档案管理提供有效的标准支持和保障，确保企业工作的快速开展与推进。企业档案信息化标准体系的构建是一项长期性、系统性的工作，其主要步骤如下：一是企业应从资料录入入手，编写详细说明书并下达各部门，要求各部门按照说明要求进行文档的编辑和录入;二是企业必须制定数字档案接收标准，使档案信息能够快速汇总和上传，保证档案信息及时、快速保存，避免信息的流失;三是企业必须构建档案信息化管理标准，要求档案管理人员按照相应的标准来实施各项管理工作，包括数据的存放、备份、删除和归类等，使各项工作能够按照相应的规范来落实。

3.5 加强档案人才培养

强大的档案人才团队，是档案管理工作的重要保障。目前多数企业都存在档案管理人才缺乏的问题，尤其是精通信息化档案管理业务的人才更是极度匮乏，这不但影响到档案管理的实际质量，造成档案信息的混乱无序，同时对于企业档案管理信息化的实现也造成了一定阻碍。对此，企业必须加强档案人才培养，构建专业化、信息化的档案管理团队：一是企业要明确档案管理团队的人员分工，依照部门需求招募一批兼具档案管理工作经验与档案信息化知识的人才;二是对于有条件的企业，可以加强与高校之间的合作，通过校企合作方式引入先进技术人才;三是企业必须做好档案管理团队的人员培训工作，制定长期、全面的培训计划，帮助档案管理人员及时补充先进档案管理知识，促进企业档案信息化管理工作的高效实施。

4 结束语

作为企业档案管理的重要发展方向，企业档案管理信息化的实现将极大地增强企亚档案信息的丰富度，为企业各项决策的制定和实施提供切实可靠的支持，同时对于企业内部管理工作的开展也是极为有利的。在企业档案管理改革中，企业应从档案业务流程优化、标准体系构建和人才培养等多个方面实施，形成一套真正适用于企业的档案管理模式，保证档案管理信息化能够真正为企业的未来发展创造更多契机。

参考文献：

[1]房丽娜.新形势下企业档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2013（2S）：32.

[2]包学栋，张楠，曹岚，谷静.探析企业管理中的档案信息化建设路径[J].中国商贸，2012（11）：72-73.

作者简介：陈久丽（1980—），女，汉族，籍贯：四川成都，学历：本科，职称：助理馆员，研究方向：档案管理。

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