| 标题 | 做好机关档案管理工作的实践与探索 |
| 范文 | 张越萍 摘要：档案是机关事业单位日常公务的最为真实的记录，重视档案的管理工作能够更加规范机关单位的管理，可以提高机关工作的工作效率。在今后的机关档案管理中要加强对管理人员的奖励和监督，提高他们的工作积极性，提供他们专业成长的途径，切实提高自身的专业技能和专业素养。在机关档案管理中充分利用信息化手段，实现信息的交互沟通，保存完整的信息资料。 关键词：机关;档案管理;信息化;管理模式 中图分类号：G271 文献标识码：A 随着我国经济的飞速发展和全面小康的建设，机关单位的管理也更加趋于规范，人们对于机关档案的管理工作也更加地重视，机关的档案规范化管理可以有效地推动我们社会主义现代化的建设，能够合理地保护社会大众的合法的权益。档案是机关事业单位日常公务的最为真实的记录，重视档案的管理工作能够更加规范机关单位的管理，可以提高机关工作的工作效率，机关档案还为还原我国的历史面貌提供了一定的基础，对有关问题的决策起到了借鉴的作用。随着信息技术的不断发展，机关单位中的档案已经不仅仅只是文字纸质的材料，档案的种类也越来越多，近几年科技的发展许多档案也更加地直接和细致，许多第一手档案例如：音像档案、视频档案、实物档案等等一些专业的科技档案。档案的种类日益呈现多样化的趋势，档案的多样化一方面能够增加信息的数量为问题的解决提供条件，另一方面也存在着一定的局限，档案种类和数量的增加也使得在信息查找时会占用许多的时间，这就使得机关单位的工作人员必须要革新管理方式用全新的管理模式来解决档案管理问题，以求更加快速便捷地查找到所需要的信息。 1 目前机关档案管理工作存在的问题 1.1 公文的形成和处理存在着不当 公文是机关档案的最主要的部分，所以说公文的形成是机关档案形成的起点，规范着公文的形成是做好机关档案管理的基础，公文的拟定就是公文形成的基础。由于各个职能部门的写作人员水平不一样，对公文起草的理解也存在着不同，这样就导致了在公文的起草和处理上存在着许多的问题。在文种的使用上存在着文种使用不当的问题，公文的文种有请示、报告等，在现在的公文起草中就存在著一文请示多件事情，不规范使用红头文件等问题。附件标识混乱，有的公文有附件但是没有在规定的位置上标记出位置，行文的程序也较为混乱。许多公文中主题词标注不准确，数字和数量单位的使用也不规范，常常在一份公文里出现大小写的问题，数量单位也较为混乱。许多公文的行文方式处理也不当，下发单位不明确。对公文的管理也出现了管理分散的现象，在机关许多职能部门为了自己使用方便，经常将一些需要归档保管的资料分散起来保管，这样就导致档案的内容不全，影响了档案的完整性。这些公文起草和处理过程中的问题就导致了机关档案管理上存在着混乱的问题。 1.2 机关档案管理工作实施力度欠缺 机关单位已经对档案的管理工作有了全新的认识并不断重视起来，机关领导对档案管理人员也提出了一定的要求，但在实际生活中，许多部门还是会存在着工作浮于表面、不深入的现象，许多档案管理人员没有深刻地认识到档案管理的重要性，他们认为档案管理仅仅是对日常公文等档案进行保管或抄写记录。对于已经建立起来的档案资料，管理人员不能充分的利用起来，档案管理形式化成分多。 1.3 机关档案人员的专业化水平普遍比较低 档案管理工作只是日常机关管理工作中的一小部分，所以在机关里往往缺少专门的档案管理人员，一些机关单位没有认识到档案工作的重要性，存在着敷衍现象，机关档案管理其实是一个比较重要的部分，很多机关往往对这块不是很重视也没有找专门的人员，往往是机关办公室人员兼职代管或者是找机关中的工勤人员、临时聘用人员、借调人员来代为管理。所以在机关中档案管理人员一般都缺少专业的技能和专业素养。档案的搜集、分类和整理是一个工作量大且繁琐、专业化的工作，缺少专业化的必备素养就容易导致机关档案管理混乱。 1.4 机关档案管理的制度存在着问题 机关工作中由于重视程度的不够，在机关中未能实现全体人员共同参与档案管理工作，机关全体工作人员也没有建立起较强的档案工作意识，档案管理的制度也不健全。现在许多机关的档案管理制度往往只将表面的管理写上了但是在细化方面却不全，对于年代久远的档案如何归放的问题也没有具体的制度规范，上下级的档案移交请示汇报都没有一个细化的标准。没有一个全面的细致的机关档案管理制度就不利于理顺机关档案的工作程序和职能责权，各个单位的档案归档制度不全也会造成档案工作人员职责不清，相互推诿扯皮。 2 提高机关档案管理工作的方法 2.1 加强对机关档案资料的深入完善分类 在机关里的许多资料都没有一个完善的分类，许多的档案资料杂乱无章。加强对机关档案管理第一条就是要加强对档案文件的收集和整理分档，对每一类文件都要有一个大的编号，各种文件之下的细目都要有相应的编号，还可以依据不同部门的职能类型进行分类管理，还可以根据不同的档案属性进行分类归档，有了科学的管理分档就可以减少借阅和查找的时间，这样不仅能够提高档案管理的服务质量也能够不断提高档案管理人员的专业技能。 2.2 提高机关档案管理人员的专业化程度 机关单位的档案管理人员需要有较强的责任心和严谨性，面对繁杂的枯燥的档案管理工作，必须要有爱岗敬业、创新进取的工作作风。档案管理水平的高低直接影响着机关档案服务的质量水平，档案管理人员要忠于自己的岗位职守，刻苦地钻研档案管理的先进方法，不断学习不断进步，不断提高档案管理能力。要想提高机关档案管理人员的专业化程度就必须要加强对档案工作的认识，在机关档案中常出现的公文，要规范化管理，保证公文从起草到管理的各个环节都严谨、细致，培养机关档案工作人员高度的职业责任感，要让档案工作人员时时刻刻都有“档案”意识，努力使档案工作者时时刻刻都牢记自己的职业使命。一定要让机关档案管理人员按照规定、科学合理地处理好日常的档案工作。在日常的工作中，档案管理人员要重视起对档案知识的学习，努力培养自己的档案意识，《档案管理学》《文书与档案管理》《档案工作时务》等书要时时学习，加强对自身专业化程度的建设，提高自己的档案管理水平。 2.3 加强领导，努力将档案工作落实到实处 要想将本单位的档案工作落实到实处就必须要从领导层面来加强监管，将机关的档案管理工作规划到自身的行政管理工作中来。定时对档案管理工作进行考核奖励，建立统一的机关档案管理机制，对本机关的档案进行统一的整理和归纳，将不同类型的档案分类管理。对本机关的档案管理要配备高水平的档案管理团队，加强对档案管理人员的专业化水平建设，增强档案管理人员的法制观念。档案工作是一项较为保密的工作，所以必须要让档案管理人员牢记法制，依法管理档案，领导人员要加强对档案管理人员的监督。保障机关内部的信息的完善，保障信息设备的完善，提高本机关信息档案管理的硬件和软件设备，信息化高水平的硬件和软件水平不单可以提高档案信息的搜索效率还可以提高本机关的信息保密性，高水平的信息化水平可以提高对外来黑客的防备，提高信息的保护能力。机关领导干部还要建立完善的奖励机制，真正调动起基层的档案工作人员的工作积极性，机关领导也要挑选对机关档案工作有积极性的人员去管理机关档案。 2.4 创新工作方式，利用信息化手段实现高效档案管理 机关档案大多还是属于纸质档案，在这些纸质版的档案在保存的时候往往会因为潮湿等天气原因受到损坏，在查找借阅的时候纸质版档案也是极其容易受到破坏的。现在信息技术高速发展，信息化计算机技术都已经在各个机关单位中得到了广泛的应用，在档案管理方面也应该引进信息化管理的手段，首先建立起符合本单位的信息化档案管理平台，将这些纸质版的档案进行扫描并上传到档案管理平台上，充分保证网络信息化管理平台资源的充足与共享自由。这样不仅大大地缩短了档案的搜索时间还利于保存完整的最为原始宝贵的档案资料，能保证档案资料不会因为天灾或者是人为的失误造成文件的丢失或损坏，也能将信息化科技融入机关管理之中。在机关档案中还可以开发在线服务的信息系统，档案的工作人员可以通过输入关键词等进行快速的搜集和查找，也要将所有的档案进行一个科学的管理分类，可以按照属性也可以按照部门进行分类，对于一些不是很重要的档案信息可以实现网络的交互共享，大大提高档案管理的效率。 3 結束语 机关档案管理的质量直接影响着整个行政机关的工作质量。机关档案管理还存在着一系列的问题，机关档案管理浮于表面，机关档案管理人员积极性不高，专业技能和素养都不高。因此在今后的机关档案管理中要加强对管理人员的奖励和监督，提高他们的工作积极性，提供他们专业成长的途径，切实提高自身的专业技能和专业素养。在机关中充分利用信息化手段，实现信息的交互沟通，保存完整的信息资料，全面提高机关档案的管理工作。 参考文献： [1]陈春丽.做好新形势下机关档案工作[J].华北电业，2016（5）：48. [2]逢爱青.浅谈努力做好新时期机关档案工作[J].科技创新导报，2018（22）：238. [3]范霞.机关档案工作的现状与建议[J].河北供销与科技，2015（7）：36. |
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