| 标题 | 数字化与档案管理理念的更新 |
| 范文 | 任爱芹 摘要：随着我国社会经济的不断发展，人们的生活水平和质量在原来的基础上实现了进一步的提升，信息技术已经在各个行业中实现了广泛的应用。通常情况下，在企业管理工作中，档案管理属于非常重要的组成部分，在新时代不断发展的背景下，必须逐渐改变传统的档案管理理念，实现对计算机技术的合理使用，从而实现数字化档案管理形式。在此基础上不但可以提升档案利用效率，还能进一步加强档案管理创新工作。本文针对数字化与档案管理理念创新策略进行了深入分析，希望能为相关人员提供参考依据。 关键词：数字化;档案管理理念;更新;策略 中图分类号：G 271 文献标识码：A 在现代社会不断发展的背景下，各项工作方式与工作理念也因此发生了非常大的转变，而档案管理制度作为现代信息时代中非常重要的应用技术，未来也将面临着非常重大的改革。如今，各个行业所涉及的信息量不断增加，这就导致信息的应用在整体上呈现出了一定的复杂性。因此，在档案管理工作中，必须逐渐改变传统的思想理念，加强对档案管理的更新工作，实现数字化档案管理方式，这也是目前档案管理人员所面临的重点问题。 1 档案管理现代化发展趋势 1.1 档案管理实现缩微化与数字化 档案管理数字化，指的就是在计算机、扫描仪等设备充分利用的基础上，可以将传统纸质档案转化为电子文件。缩微摄影技术就是将纸质文件缩微成比较小的缩微品，然后制作成相应的电子文件，数码摄像是使用数码相机与光磁转换来对摄像进行高清处理工作，这些方法都是在计算机基础上进行的，最终对电子文件进行存储。实现档案管理数字化，可以通过计算机进行相应的智能检索工作，从而有效提升检索的范围与效率，这样就能合理解决传统纸质档案中存在的库容压力问题。另外，将缩微技術、数码技术以及计算机技术之间进行有效结合，可以有效处理电子文件中存在的缺陷，还原原始面貌，通过这种方式有利于摄像长时间进行储存，从而满足档案管理未来发展趋势。 1.2 档案管理的无纸化与虚拟化 如今，计算机技术已经在各个行业中实现了非常广泛的应用，所以，在未来的办公中也将会面向无纸化方向发展，传统的纸质档案管理方式将发生彻底的改变。实现档案管理无纸化，在对文件进行收集与查阅时，都可以在网上进行收发，同时也可以通过网络对相关信息进行传输，通过这种方式不但可以减少文件传输流程，同时还能保证文件传输过程中的安全性与快捷性。这也是科学技术发展下对于办公方式所带来的变革，从而使传统档案管理方式迎来了更大的机遇和挑战。 1.3 档案管理将实现信息化与网络化 当今社会开始面向信息化的方向不断发展，计算机技术也已经在各个行业中实现了非常广泛的应用，这就导致信息空间开始逐渐增大，在此背景下不但提升了社会工作效率，同时也使整个社会的联系更加密切。网络传输作为一种先进的信息传播方式，在整体上呈现出了非常明显的优越性，不但信息传播速度非常快，同时传播范围非常广泛，如今在世界范围内已经得到了认可，而档案管理也在此背景下得到了进一步的发展。因此，档案管理在未来将面向信息化与网络化的方向不断发展。 2 目前档案管理中存在的问题 2.1 没有认识到档案管理工作的重要性 因为受到传统思想观念的影响，导致很多工作人员还没有认识到档案管理工作的重要性，认为档案管理就是进行一些简单的摘抄与记录，属于一项事务性的工作，不能为单位创造经济效益，认为档案管理就是做到文件不丢失。因为在思想方面没有认识到档案管理的重要性，这就导致在档案管理中还存在着非常多的问题，而这种轻视档案管理的思想也无法满足社会经济发展要求。 2.2 档案交接手续不严谨 通常情况下，很多档案管理人员都不是专职人员，所以在离岗或者是工作调动时，交接工作都没有得到全面落实，并且交接手续没有按照相关程序进行办理，这就导致很多档案在交接时经常会出现丢失或者是信息错误等现象。 2.3 管理力量薄弱，管理水平有待提升 结合实际情况可以了解到，大部分档案管理人员都没有接受过专业的培训，所以在思想上没有树立起正确的管理意识，对于档案资料收集、整理、归档以及装订等工作流程不能全面掌握。另外，因为很多档案管理人员属于兼职人员，往往在档案管理工作中没有投入太多的精力，很多归档工作没有及时落实，这就对档案资料完善性产生了非常大的影响。 2.4 档案管理方式落后 在目前的档案管理工作中，很多管理人员仍然还是采用传统的档案管理方式，没有对计算机技术以及档案管理软件进行充分利用，一般情况下还是以纸质档案作为主要载体，以抄录为主要的记载方式，在对档案信息进行查阅的过程中，也是通过手工查找的方式来进行。另外，在对纸质档案进行储存时，对于占地空间要求也非常大，在整个整理过程中需要消耗非常多的人力和物力，手工操作也很难保证档案信息的准确性，在整理与使用过程中经常会导致档案出现破损或者是丢失等问题。 3 数字化与档案管理理念的更新策略 3.1 提升对档案管理重要性的认识 一是加强宣传工作，在此基础上将咨询服务工作进行全面落实，可以通过相关途径向档案管理人员宣传管理知识，让档案管理人员可以了解到档案管理工作对于企业发展的影响;二是加强档案管理各个流程之间的规范性，最终实现规范化管理;三是加强收集工作，对档案中所涉及到的内容进行不断完善，在最大程度上提升档案使用价值。 3.2 解决好创新与现实之间的关系 结合目前的实际情况来看，档案管理工作正处于初步发展阶段，从以往的计划经济模式开始面向市场经济模式不断发展，在这一过程中出现了很多需要解决的问题，这对于档案管理事业发展形成了非常严重的阻碍。因此，在对档案管理理念进行创新时，一定要与现实之间实现有效连接，从现实角度上进行深入分析，合理解决现实中存在的问题，从而才能为档案管理事业发展奠定良好的基础条件。 3.3 加强对档案管理知识的学习力度 在档案管理理念更新中，学习起到了非常重要的基础作用，而借鉴则是更新过程中的重要途径。因此，在更新传统档案管理工作时，不但要学习专业知识，同时也应该借鉴一些成功的经验与方法，在整个更新过程中严格遵守“推陈出新”的重要原则，对传统管理方式中存在的缺陷和不足进行批判，不断继承新的思想观念，从而在學习与借鉴过程中完成对档案管理的有效更新。 3.4 完善档案管理硬件设施，提升档案管理工作效率 要想实现档案数字化管理模式，就必须加大资金方面的投入，完善数字化档案管理中需要使用的硬件设施，同时配备独立的档案库房，在库房当中应该设置空调、加湿器、档案密集架以及电脑等所必须的设备。在档案数字化管理工作中，一定要合理使用计算机技术，将计算机管理软件融入到实际的管理工作中，在此基础上构建出相应的信息储存于检索系统，通过这种方式可以实现对档案资料的有效检索，从而减少查阅资料的时间，在最大程度上发挥出档案资料的使用价值。 3.5 加强对服务手段的创新工作 构建科学的档案馆网页，通过这种方式可以有效实施网上利用服务。在档案馆内部网络构建的基础上，档案部门可以充分利用事业单位网站，从而实现对自己网页的合理构建，加强对网络数据与信息的组织工作，使档案管理服务系统与企事业单位网站之间实现有效连接，通过这种方式在网络上就可以有效检索信息，从而为用户提供非常大的便利。 建立相应的电子文件数据管理中心，对于相关的档案室而言，可以对企事业单位信息管理部门加强沟通与联系，将电子文件数据管理中心设置在企事业单位档案室内，将其作为企事业单位信息资源库中非常重要的组成部分，在电子文件数据管理中心中涉及到了所有的电子文件，同时利用网站可以对有限制性或者是非保密电子文件进行搜索，通过这种方式可以实现档案资料的有效共享。这种档案服务方式的优点主要是涉及的范围非常广泛，同时利用率非常高。结合目前的实际情况来看，在单机上已经形成了相应的电子文件收集工作，对于档案管理部门而言，需要引起高度的重视。电子文件与传统纸质档案收集方式相比具有非常明显的差异，电子文件通过上传与下载的方式就可以对信息进行有效收集，所以，档案管理部门通过数字化建设，可以逐渐改变传统的工作模式，在网页上构建相应的电子文件自动上传窗口，这样就能及时收集档案信息，同时在档案器上对文件进行归档，这对于提升档案管理工作效率和质量有着非常重要的意义。 4 结束语 综上所述，在科学技术不断发展的背景下，档案管理人员一定要改变传统的管理方式，加强档案管理理念的创新工作，实现新的进展与突破。另外，档案管理人员还应该加强对专业知识的学习，有效掌控计算机技术，逐渐改变原有的管理理念，实现档案数字化管理方式，保证在整个档案管理工作上具有一定的科学性与规范性。 参考文献： [1]田野.档案事业发展的方向——数字化档案[J].现代农业研究，2019（2）：120-121. [2]乌日娜.数字档案在管理利用中应注意的问题[J].办公室业务，2019（2）：119-121. [3]黄存勋，王萍.数字化与档案管理理念的更新[J].四川档案，2000（6）：11-12. |
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