| 标题 | 新形势下高校二级部门办公室工作思考 |
| 范文 | 林小艳 王斯韵 摘要：研究生教育是我国教育结构中最高层次的教育，它担负着为我国经济建设和社会发展培养高素质、高层次人才的历史重任。中央提出加快世界一流大学和一流学科建设，这对于研究生的教育与培养至关重要。在高校“双一流”建设背景下，如何加强办公室管理工作、增强业务能力、提高服务质量、积极参与研究生培养各环节，是本文思考的重点。 关键词：高校;双一流;综合办公室;研究生教育 中图分类号：G647 文献标识码：A 教育部2017年全面启动高校“双一流”建设，各高校举全校之力建设一流学科和一流专业。高校二级部门综合办公室处在学校管理服务的中枢位置，研究生院综合办公室直接服务广大研究生，因此，学院办公室如何明确职能、高质量、高效率地为教学科研服务，是高校管理中需要认真研究的问题。 1二级部门办公室的工作定位 高校二级部门综合办公室作为部门工作的窗口，需要了解业务，准确的上传下达，为广大师生提供优质服务。 1.1综合协调职能 美国著名行政学家simon提出，行政是“若干人为达到共同目的时所做的合作的集体行动。而任何组织，无论是目标的达成或者是任务的完成，都要经过协调的过程，才能获得最终令人满意的成果”。研究生院综合办公室服务的对象是各培养单位、全校研究生、研究生导师、领导、院内其他部门，需要协调与学校各职能部门、各学院沟通协调，是对外的窗口。无论是纵向的上下级沟通还是横向的各职能部门沟通，都要保持畅通、及时，以促进不同部门和不同群体之间的自觉合作和密切配合。 1.2服务保障职能 服务保障是综合办公室工作的基本属性，综合办公室是各单位的窗口单位，其办事效率的高低、服务态度的好坏，不仅反映办公室的精神面貌，而且直接关系到本单位的对外形象。研究生院综合办公室需要对本单位内的各事务进行处理，还要承担学校各职能部门下达的各项工作任务，以及各培养单位事务沟通，其他突发事件处理。 1.3参谋助手职能 “双一流”建设，研究生综合体制改革，新媒体宣传力度加大，研究生信息管理系统增加，领导工作中心围绕“如何提供生源质量及培养质量”展开，由于领导的时间、精力有限，需要群策群力才能完成各项工作。因而，综合办公室需要收集要发挥其参谋职能，通过调查研究、信息收集分类整理，为领导提供有价值的信息和建议，协助领导制订切实可行的决策方案。 1.4督查督办职能 工作布置重在落实，会议精神不落实等于零，工作布置不落实等于零，只有狠抓落实，工作才能推进，决策才能执行。因此，办公室必须要不断提高督查督办工作的实效性，确保上级部门和本单位领导的重要决策得到落实。在落实决策的过程中，注意沟通的方式方法，促进工作顺利有效的推进。 2二级部门办公室工作人员要求 在“双一流”建设管理新模式下，高校的办公室工作人员应在承担更多务实性工作的同时，不断学习完善自身，全方位提升工作能力。 2.1有过硬的政治纪律 作为一名研究生教育工作者，必须从自身强化规矩执行的各种要求、标准、尺度，使自己成为真正“懂规矩、守规矩”的人。时刻绷紧政治纪律这根弦，做到政治上讲忠诚、组织上讲服从、行动上保持一致。不打小算盘，切实服从、服务于研究生教育事业发展的大局。 2.2有服务大局的意识 著名管理大师杜拉克指出，当今社会不是一场技术也不是软件、速度的革命，而是一场观念上的革命。高校在管理模式上有所差异，但其二级部门办公室作为综合组织协调部门，是对内对外的窗口是没有变化的。所以，办公室工作人员要有奉献、和谐、服务大局的意识。 2.3有较强的工作能力 办公室的工作能力，包括沟通能力、表达能力、协调能力、文字功底、办公软件运用等。综合办公室是领导与职工沟通的桥梁，也是与学校其他部门联系的窗口。办公室工作人员要有完整清晰表达工作内容的能力;有判断事情轻重缓慢的能力;有用文字表达工作思想的能力;有善于总结工作的能力，有熟练运用各种办公软件的能力。 2.4有熟练的业务能力 高校二级部门办公室要提升自身的综合业务能力，做到能熟练、准确解答各业务部门责任归属。研究生培养类型繁多、种类复杂，涉及到研究生招生、教学、公派出国、学位授予、质量保障、奖助学金、日常事务、就业等，综合办公室工作人员要了解各部门的业务范围，清楚不同培养类型学生的差异，明白研究生从招生到就业的全过程。 3如何实现二级部门办公室工作最优化 综合办公室工作“细、杂、繁、忙”，不是具体的业务部门，又要配合各业务部门工作，往往工作任务繁重，解决时间紧急，处理棘手的事情相对较多，在人手紧张的情况下如何提高工作效率，发挥办公室工作的最大作用。 3.1加强理论学习，提高思想认识 研究生院综合办公室直接面向学生、面向培养单位，工作人员的思想政治水平，直接决定了单位运作效率的高低，不断提升职工的思想政治水平，深入贯彻国家新政策、新思想，才能使工作人员紧跟时代发展步伐，才能更好地为广大师生服务。 思想政治工作与办公室业务工作相结合的过程中，“立德树人”贯彻始终，使思想政治工作成为办公室业务工作的精神引领和指导。加强思想政治教育工作，要使办公室工作人员具有较高的政治理论水平，展示出良好的精神面貌，用无私奉献的精神和尽心尽责的态度對待工作。 3.2加强业务学习，找准工作定位 综合办公室工作具有复杂性、多变性、突发性，需要有很强的写作能力，每天有固定的上班时间，并经常有“白+黑”“5+2”的工作情况，文字写作水平和公文组织能力可以通过自学和积累，工作技能和沟通能力可以通过实践感悟，但业务能力、先进的管理做法和经验必须经常与其他兄弟院校同仁沟通和交流。业务知识学习方面，经常参加研究生业务工作会议，比如全国招生工作会议、各类研究生教育工作论坛等;院校之间的业务调研，办公室工作人员也可以多了解业务动态。其他方面学习，多与兄弟院校综合办公室工作人员沟通，学习先进的管理经验，与本校其他部门办公室沟通，了解学校最新的办事流程，制度建设等。 重视综合技能培养，提高综合协调的能力。办公室工作的同志要加强专业技能的培训和修养，努力做到一专多能、与时俱进，既要成为本职工作的“专家”，又要成为把握全局的“通才”，对全院的职能分工，管理的各项规章制度和办事程序要一清二楚，要注重培养扎实的文字概括能力，高度的综合分析能力，较强的组织协调能力。办公室工作要处理好与业务部门的关系。办公室工作既不能替代业务工作，又不能脱离业务工作，要做到既不缺位、又不越位，还要善于补位，需要催办的催办，需要督查的督查，需要协调汇总的协调汇总。 3.3加强制度建设，落实岗位责任 办公室要积极推动各项制度建设，对内做好事务分工，防止“一人忙昏、一人闲死”的工作状态，要严格落实岗位责任制，创新钻研岗位业务，自觉遵守规章制度，但具体事务责任到人的同时，也需内部相互协调，一人为主，共同协助。办公室内部只有建立健全各项工作制度，做到靠制度管人，靠制度管事，才能使办公室工作走上规范化、科学化的轨道。制度完善是一个动态的過程，形势的发展和工作重心的变化，要求不断修订完善规章制度，包括对已有的规章制度进行认真梳理，查漏补缺。要注意总结工作中好的经验和做法，深入分析其中的原因和经验教训，不断修订完善各项制度，以克服工作的盲目性和随意性。 3.4加大宣传力度，推动信息化建设 在信息化时代，信息传播速度加快，网站、微博、微信等信息传播载体增多。在推进研究生综合体制改革的同时，要加大宣传平台的建设，优化官方网站、建立微信公众平台、手机客户端，借用平台每天及时推送通知公告、优秀事迹材料、研究生办事指南等，让师生利用碎片化时间了解研究生发展的最新动态。 推动研究生信息管理系统建设。研究生招生规模扩大，培养方式多样化，学生个性化要求增多，管理复杂性加大，只有借助管理信息系统才能实现管理服务的最优化。管理信息系统的建立是一个庞大工程，也是需要各部门相互协调、相互沟通的过程。各模块的建立既要简化导师和学生的操作程序，又要信息齐全管理规范，找准模块定位，充分利用系统来进行管理。推动事务办理自助化服务，比如研究生在读证明、研究生成绩单打印等。方便学生办理事务的同时，减轻业务部门的重复工作，更好的推进研究生综合体制改革。 3.5增进激励机制，调动工作积极性 在高校，专任教师可以发表很多高水平的学术论文，培养优秀的学生;具体业务部门可以有业务研究，办公室工作人员属于行政岗位，每天忙于日常管理事务，但年终总结又没有成果，年复一年就缺少了工作积极性，如何才能调动工作积极性，更好地为学生服务呢？一是用成就感激励。合理安排工作，使之能顺利完成，既能感到领导的重视，又能体现个人的价值，从而产生成就感，越干越有劲。二是用知人善任激励。要善于根据每个人的特点，采用不同的领导方式、领导艺术来调动其积极性。三是用诚恳的表扬激励。每人都愿意听表扬的话语，用诚恳的语言对完成工作者进行表扬。四是用充分的授权激励。领导对下属充分信任，权力适当授权给下属。 总之，办公室人员需要不断提升自身工作能力，秉承严谨务实、兢兢业业的工作作风，做好每一处细节工作，让办公室“细微处见精神”。 |
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