| 标题 | 高校办公室管理人员需具备的意识与能力 |
| 范文 | 陈弘 摘要：加强办公室管理人员队伍建设是高校行政管理工作得以正常开展的基础，也是提高高校办公室管理水平与效果的主要途径，对维护校园秩序以及净化校园环境具有积极地促进作用。本文介绍了高校办公室管理工作的主要内容，分析了办公室管理人员应具备的意识与能力，在结合高校素质教育改革目标以及大学生发展需求的基础上，为充分发挥办公室管理职能与服务作用提出几点具体建议。 关键词：高校;办公室;管理人员;意识;能力 中图分类号：G472.3 文献标识码：A 高校规模的扩大以及就业形势的严峻，提高了对办公室管理人员职业素养与工作能力的要求，加快了办公室管理机制改革创新的速度。办公室管理工作在高校教育管理体系中扮演着无可代替的角色，是影响高校教学质量与发展速度的关键性因素，因此，办公室管理人员可以从开阔视野、更新管理理念、创新管理方法、强化服务意识等方面来提高其职业发展潜力，进而实现管理人员意识与能力的共同发展。 1高校办公室管理工作的主要职能 办公室在高校管理工作中发挥着协调沟通与上传下达的作用。随着高校管理体系改革的深入以及高校扩招政策的实施，办公室管理人员的工作量与工作压力也逐步加大，工作范围与影响也得到了扩大。办公室不仅是社会各界了解高校的窗口，也是高校内部协调各部门工作以及提高各部门工作配合默契性的主要部门，更为大学生、老师等校内人员提供贴心的服务，促进了科研教学活动的顺利开展。而办公室管理人员的人生价值观以及专业能力都会直接影响其工作效率与效果，间接影响办公室整体工作质量。 1.1协调职能 办公室协调职能可以划分为横向与纵向两大类型，其中，横向协调是指处理好高校与相关政府部门、其他校内部门之间的关系，保障学校日常管理与科研教学活动的顺利开展;纵向协调则是传达高校管理层制定的重要决策，将大学生以及老师等校内人员的意见进行汇总分析并上报给管理人员，是高校管理人员了解学校日常情况的主要途径，实现了高校管理人员与大学生等校内人员的良性沟通，帮助管理人员全面了解大学生的学习生活状态，也提高了大学生对高校教学理念与管理机制的理解与认可。此外，办公室协调职能也促进高校教育管理资源的开发与利用，维护正常的教学秩序，实现校内各部门之间的良性互动与有效沟通。例如，办公室负责高校的日常接待和对外联络工作;负责全校信息的上报、传递和发布工作等Ⅲ。 1.2辅助职能 辅助职能是指办公室为管理人员制定重大决策提供更多具有参考价值的数据信息，既可以分析管理人员重大决策实施的可行性，了解该决策实施过程中可能会遇到的阻力和困难，预测该决策的实施效果，也可以调查大学生等相关人员对该项决策的意见与建议，从而提高该项决策的可行性与科学性，这要求办公室管理人员必须准确了解高校科研与教学的实际情况，促使办公室管理人员必须具有较强的活动策划能力与组织分析能力。例如，办公室组织开展专题或综合调研，为高校党委和校行政科学决策提供依据。 1.3监督职能 监督职能是办公室管理工作的基本职能之一，是对高校整体管理水平的客观反应，直接影響高校各项方针政策、规章制度以及管理措施的落实情况。比如，办公室要协调好高校党政职能部门、群团组织及其它单位的工作，检查各单位工作任务完成情况，督促学校有关决议、决定的贯彻实施等。 1.4窗口职能 办公室是高校展示其精神风貌与历史文化的窗口，也就是说办公室管理人员工作状态与工作模式会直接影响社会人士对高校的认知。另外，办公室也是高校服务大学生、老师等校内人员的主要部门。例如，办公室要受理来信来访，并按照相关规定与流程上报领导，根据校领导批示做好访客接待工作，落实解决信件所涉及的问题。 2高校办公室管理人员应具备的意识 2.1全局意识 办公室管理人员应准确把握办公室工作的独特性，认识到办公室管理工作对高校发展的重要性，明确自身所肩负的重大责任，强化管理人员的责任意识与服务意识，主动从高校整体管理的角度来创新办公室管理模式，因此，管理人员应主动学习马克思主义与社会主义核心价值观，严格按照党的方针政策来工作，树立为高校教育事业奉献一生的宏伟目标。另外，管理人员还应主动学习职业道德、法律、业务等方面的知识，耐心做好办公室工作，及时解决工作过程中遇到的问题，而不能置之不理。按照轻重缓急的原则来制定每天工作计划，提高其日常工作的条理化与计划性，避免因事情太多而遗漏工作。管理人员应强化集体意识，主动站在高校和大学生的角度来衡量各项决策的利弊，不能为了减轻工作量或者获得个人利益而欺上瞒下，准确把握校领导制定各决策的初衷，为高校重要决策的贯彻落实奠定基础。 2.2责任意识 办公室管理工作具有繁琐、量大的特点，尤其是数据统计、文件整理以及接待访客等工作都比较考验管理人员的耐心与业务能力，稍有不慎就会出现各种各样的失误，进而造成严重后果，因此，管理人员应提高对自身业务能力的要求，认真踏实的做好每一项工作，进而实现工作零失误的目标。 2.3形象意识 办公室管理人员经常与相关政府部门、企业等对接工作，其他企业部门工作人员会根据管理人员的着装打扮来推测该部门工作作风与能力，因此，管理人员应提高对自身形象的重视度，保持着装的干净整洁，既要耐心热情解答所有人员的问题，决不能出现不耐烦或者敷衍等情绪，也要公开公正的处理纠纷，主动化解不同部门以及大学生之间的矛盾，从而提高大学生等人员对管理人员的信任。 2.4服务意识 办公室的目标要求就是服务高效，办公室管理工作涉及范围与工作对象都比较广泛，要求管理人员熟读办公室管理条例，明确办公室工作职责，提高其工作定位的合理性，树立为大学生等校内人员服务的意识，提升其服务能力，主动帮助大学生解决学习生活难题，化解老师的工作烦恼，让其真正感受到管理人员的关心。 2.5创新意识 时代的快速发展加快了高校办公室管理内容与职责的变化速度，高校校内环境的复杂化与大学生个性化发展愿望增加了办公室管理工作新问题的可能性，因此，管理人员应顺应经济社会以及高校发展的趋势，尝试用不同的方法和途径来解决其工作中出现的新情况，主动学习先进的高校管理知识与技能，并将其灵活运用到办公室管理工作之中。管理人员应养成主动学习、终身学习的习惯，利用工作之余来学习办公室管理方面的知识，经常反省工作的不足之处，主动向优秀管理人员学习，从而实现其业务能力的持续提升。 3高校办公室管理人员应具备的能力 3.1执行能力 管理人员应严格按照党的方针政策、高校各项规章制度以及法律法规等组织开展各项工作，既要完成上级领导安排的任务，也要完成办公室管理的基本工作。管理人员应熟悉和掌握相关法律政策，以此来约束自身工作行为，杜绝以权谋私等违法犯罪的发生。另外，管理人员还应自觉学法、懂法与用法，主动运用法律知识来维护自身合法权益，依法工作，规范工作，有效降低办公室管理工作的随意性与低效性。管理人员还要严格执行高校各项政策，保证各项政策的顺利实施，坚持当天的工作当天做，提高工作效率，避免因偷懒等原因造成工作积压。 3.2语言组织能力 起草文书是管理人员最基本的工作之一，例如，管理人员要准备好领导演讲稿件，处理学校党政公文和上级来文，起草学校规章制度，编写学校各类档案等等，这些都要求管理人员掌握公文起草要求以及不同文稿的写作方法，促使管理人员提升其文字综合能力，因此，管理人员应经常阅读公文起草等专业书籍，学习其他高校或者活动的演讲稿，坚持练字，提高其语言组织能力与情感表达能力。 3.3决策分析能力 管理人員应客观分析高校实施某项措施的可行性与必要性，给予领导一些科学正确的建议，另外，管理人员还应深入大学生中，全面了解大学生对高校管理机制与教学模式的意见，通过定期组织全校范围内的调查问卷活动来总结高校各项数据信息，满足领导制定决策对大量数据信息的需求。管理人员还应加强对各项决策与措施落实情况的监督管理力度，了解各项决策与措施的最新进展，并以文件的方式汇报给相关领导。管理人员还应恪尽职守，避免为了迎合领导而提供虚假信息与错误意见。 3.4协调沟通能力 办公室工作必然会涉及许多部门，甚至还会涉及企业，比如，大型活动等要与企业合作，这不仅要求管理人员具备活动策划能力与现场协调能力，还需要管理人员具有较强的临场应变能力，能够快速有效的处理活动现场突发状况，保证活动的顺利开展。另外，管理人员应学习掌握人际沟通技巧，主动与其他部门进行工作对接，避免因表达方式错误而产生不必要的误会，能够从合作部门工作人员的立场出发来思考合作模式与沟通方式，为实现各部门的团结合作奠定基础。管理人员可以通过参加各种交流活动等方式来锻炼其语言表达能力与沟通能力，必要时可以学习英语等外语，提高管理人员的文化素质与语言素养。 4小结 办公室管理人员专业素质与综合能力的高低，直接影响高校办公室管理工作实际效果与高校社会形象，所以，必须通过提高管理人员的创新意识、责任意识以及协调沟通能力等来提高管理人员的职业能力与综合素质，从而满足新时期高校办公室管理工作对高素质管理人员的基本要求。 |
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