| 标题 | 煤矿企业档案管理信息化的重要性及其管理对策探讨 |
| 范文 | 曹红翠 [摘 要]随着社会经济快速发展，科技不断进步，煤炭企业的工作范围越来越广泛，需要利用信息技术协助档案管理工作，减少工作压力，提高工作效率。在新时期背景下，加快信息化建设成为大势所趋。基于此，文章分析了煤矿档案管理的重要性，并提出了提高煤矿企业档案管理能力的对策。 [关键词]煤矿企业;档案管理;信息化 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.14.090 [中图分类号]G275.9[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）14-0-02 0? ? ?引 言 在煤矿企业中，企业档案是最原始的工作记录，记载了企业管理、经营、生产每一个环节的内容，为开展后续工作提供了宝贵的经验。但是，当前不少煤矿企业并没有做好信息化管理工作，软硬件设备配置不达标，没有进行声像档案资料建设。另外，不少档案管理人员自身素质不合格，专业素质不达标，不能处理好档案管理工作，无法胜任岗位工作。这样势必影响企业发展。 1? ? ?档案管理的重要性 对于煤矿企业，档案是很重要的内容，包含可靠、完整的企业信息，是煤矿企业后续发展以及当前管理的参照内容。档案工作人员必须重视档案管理，有效挖掘档案信息，从企业发展过程中获取有用的数据信息，为煤矿企业未来发展提供支持。管理者利用档案信息，不仅可以掌握过去的企业发展历程，解决当前企业的发展问题，甚至能够预测今后行业的发展趋势，保障决策有效性与合理性。假设煤矿企业平时没有做好档案管理工作，没有保障档案完整性，领导人员没有获取准确、一手的企业经营资料，将容易做出错误、不合理决策，使企业遭受重大损失。在信息时代，煤矿企业的信息化建设具有非常重要的现实意义。煤矿企业要想可持续发展，必须重视数据分析，做好数据信息挖掘工作，如实反映企业的发展情况。 2? ? ?煤矿企业的档案管理问题 2.1? ?设施落后 受传统观念意识限制，不少企业只重视生产，不关注内部管理，甚至有意无意地削减档案管理资金。不少煤矿企业缺少档案管理部门，或者即便有档案管理部门，也只是简单地为员工配备电脑，买一套办公软件。企业没有及时更新软硬件设备，软硬件设备的性能数据分析与信息管理的要求。 2.2? ?缺少完善的管理制度 不少煤矿企业经营管理思想传统且落后，一味地追求经济发展，只考虑生产，不考虑管理。在煤矿企业中，轻管理、重生产是非常普遍的现象。众所周知，企业管理过程中，档案管理是非常重要的部分。但是很多煤矿企业并没有建设完善的管理制度，也没有做好档案管理工作，导致企业发展过程中面临很多问题。此外，缺少明确的责任制度、标准制度，不少生产部门的工作重心只在生产上，只有临近检查时，才做一些档案数据整理工作应付了事。 2.3? ?信息化建设比较落后 21世纪，信息化已经成为行业发展、行业建设的主旋律，档案管理同样如此。从煤矿企业的档案管理工作看，信息化建设问题十分突出，主要表现在以下两点。首先，在信息化建设中，很多企业虽然积极尝试档案信息化管理，但仅将原本人工操作的内容变成电脑操作，并没有主动引入当前各种新兴的技术，信息技术应用整体比较落后。其次，不少煤矿企业虽然主动引入了新兴技术，但由于人才不足、资金有限，在使用过程中，效果不尽如人意。 2.4? ?工作人员素质参差不齐 煤矿企业要想朝着信息化发展，实现档案管理转型，不仅需要档案管理工作人员拥有扎实、丰富的档案专业知识，同时还要掌握相应的信息技术。很多煤矿企业在组织档案管理队伍时，并没有意识到人员素质建设问题。企业只是从一些部门调集闲散人员组建档案管理组织。工作人员没有经历过专业培训，并不了解档案管理要求和工作具体内容。企业的档案管理人员素质参差不齐，具体表现为以下两方面：首先，不少煤矿企业并没有在内部建立完善的培训体系、很难提升档案管理人员的素质;其次，人员流动性比较大。众所周知，煤矿企业工作环境问题导致人才引进十分困难，不利于企业吸引人才，无法保障企业稳定、持续发展。 3? ? ?提高煤矿企业档案管理有效性的对策 3.1? ?加大軟硬件的建设力度 随着互联网时代的到来，信息化档案管理已经成为时代发展趋势。现代科技为档案管理提供了技术层面的支持和帮助，在实际使用中获得了非常好的效果。企业要想获得良好的档案管理工作效果，必须投入足够多的技术资源、资金资源，加快信息化建设步伐。除了要准备充足的硬件设备外，还要主动学习和重视信息技术内部培训。煤矿企业需要与时俱进，实时更新内部软硬件资源，保障信息化建设顺利进行。为了提高煤矿企业内部沟通质量，企业需要从行业发展的角度考虑，使用统一标准，规范管理软件的开发、使用流程。为保障软件专业性，企业可以选择外包定制软件，使企业使用更适应自身发展的软件，保障内部管理质量。企业需要投入足够多的资源，为档案管理信息化建设提供充足资金。 3.2? ?完善管理制度 对于煤矿企业，想要获得可持续发展，必须做好内部管理工作。档案管理是企业内部管理工作的重心，目前煤矿企业在档案管理方面存在很多问题。企业必须充分结合自身情况以及档案管理状况，不断完善档案管理制度。首先，收集档案信息数据。各个部门、员工要一起参与，做好信息搜集工作，并详细、系统地规定档案管理流程。其次，捋清企业内部各个部门的关系，明确规定每一个管理人员的义务、责任和工作内容。同时，还要明确档案管理的收集条件、使用要求、规章制度、整理条件;主动与其他部门合作，保障信息完整性、准确性。确保档案管理工作有序开展、规范进行，需要做到以下几方面：同步进行文件材料和任务下达的归档工作，同步推进、同步验收文件资料检查工作，做好进度管理、进度控制;深入分析档案资料内容，细化分析档案内容。此外，企业内部需要建立明确的奖惩体系、奖惩制度。依靠奖惩体系、奖惩制度约束所有部门以及工作人员，使他们更认真地配合档案部门的管理工作。 3.3? ?加强信息化建设 在推进档案管理信息化建设过程中，一定要及时跟进信息技术动态化发展情况，及时调整与优化技术。煤矿企业必须正确认识档案管理信息化过程中可能遇到的问题，主动投入资金和人力，引用新兴技术。参考当前档案管理的实际情况，主动学习其他行业、其他企业在档案管理信息化建设过程中的经验。加快对大数据、云计算等信息技术的研究和学习，多和其他大型企业合作，利用其他企业的经验和技术增强自身的信息化建设能力。同时，打造功能全面的信息管理平台，保障内部档案管理效率和质量。 3.4? ?积极引进优秀人才，加大培训力度 知识经济大背景下，最宝贵的资源就是人力资源。企业能否屹立不倒，具有可持续发展能力，关键在于企业整体人才资源储备是否充足。为了保障档案管理的有效性，企业需要储备足够多的档案管理优秀人才。档案管理信息化建设，本就是一个动态工程，需要管理人员具备丰富的知识储备，与时俱进，跟上时代步伐，满足企业发展需要。首先，参考煤矿企业在档案管理中遇到的各种实际问题，做好人员培训、人员教育工作。培训需要涵盖专业档案知识、管理知识以及信息化知识，开展进修、委培、在职培训活动，全面提高企业内部人才综合素质。其次，做好人才引进工作，并积极宣传，从外界吸引更多优质档案人才，提高薪酬福利，留住人才，不断扩充人才队伍，发挥人才的作用。 3.5? ?加强声像档案管理 在煤矿企业的档案管理信息化过程中，声像技术应用十分广泛，能够记录生产、经营每个环节的资料。综合看来，声像资料的优势非常突出，能够直观、准确地展示煤矿企业的档案内容，具有丰富的信息资源。此外，声像档案的编辑、复制十分方便，不易作假。因此，煤矿企业一定要投入更多资源，加强对现代信息技术的应用。 4? ? ?结 语 加快檔案管理信息化建设步伐有助于提高煤矿企业的整体工作效率、工作能力，是煤矿企业有序开展后续工作的必要前提。煤矿企业一定要重视档案管理信息化建设工作，及时更新软硬件设施，做好人才资源的扩充与储备工作，提高人才综合能力，加强细节管理和部门沟通，合理使用声像档案，促进企业可持续发展。 主要参考文献 [1]杨新武.智能密集架在矿井地测科档案资料的管理应用[J].矿业装备，2019（3）：136-137. [2]唐小红.加强煤矿企业文书档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2019（6）：93-94. [3]朱丽娟.加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设研究[J].办公室业务，2018（12）：79. [4]吴丹岫.基于电子信息化基础上破产矿劳保档案的利用研究[J].兰台世界，2016（2）：111-112. [5]荀巨虹.煤矿企业档案管理中存在的问题和对策浅析[J].中国集体经济，2011（24）：51. [6]朱丽娟.加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设研究[J].办公室业务，2018（12）：79. [7]马丽烨.加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设研究[J].办公室业务，2016（23）：56. [8]赵金玲.煤矿企业档案管理的重要性及管理革新探讨[J].办公室业务，2017（8）：136. [9]周萍.煤矿企业档案管理工作的现状及应对措施[J].城建档案，2018（3）：63-64. |
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