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“钉钉”助力校园数字化，项目推动管理显成效

范文

潘城邱兆林

【摘要】《中国教育现代化2035》提出建设智能化校园，统筹建设一体化智能化教学、管理与服务平台，实现加快信息化时代教育变革的战略任务，佛山市顺德区勒流新城小学党政领导班子和领导干部一致认为学校数字化转型是大势所趋，大胆地探索借助“钉钉”搭建数字化校园平台、积极地运用项目管理模式使学校管理规范透明和富有效率，充分发挥教职工的积极性和创造性，全面提高教育教学质量，有效推进学校高质量发展。

【关键词】“钉钉”平台;校园数字化;项目管理

2018年4月，教育部印发的《教育信息化2.0行动计划》中指出，数字校园建设覆盖全体学校，建成“互联网+教育”大平台。2019年2月，在中共中央、国务院印发的《中国教育现代化2035》中则提出建设智能化校园，统筹建设一体化智能化教学、管理与服务平台，实现加快信息化时代教育变革的战略任务。2019年3月3日，阿里巴巴钉钉主办的“钉钉未来校园教育发展峰会”上正式发布“钉钉未来校园”解决方案，并启动了“千校计划”——在全国范围内协助1000所学校打造“未来校园”示范园区，助力中小学校园教育数字化转型，力促互联网技术普惠教育行业。2019年8月，佛山市顺德区勒流新城小学党政领导班子顺利换届，学校新一届领导班子和领导干部一致认为，在信息化、数字化的浪潮中，学校数字化转型是大势所趋，然而经过研讨分析，认为出于安全、效率和经费考虑，自建学校教育教学网络管理平台并不现实，为了将“项目管理”的先进管理技术理念融入进学校工作管理之中，为了创新形成学校项目管理的工作模式，决定加入阿里巴巴钉钉主办的“千校计划”，大胆地探索借助“钉钉”搭建数字化校园平台、积极地运用项目管理模式促使学校管理规范透明和富有效率，以期让教职工充分发挥积极性和创造性，达到提高教育教学质量和实现学校高质量发展的目的。

一、不忘初心，共促改革

学校党政领导班子以开展“不忘初心、牢记使命”主题教育为契机，按照“抓党建，夯管理，促教学、提质量，树品牌”的工作思路，组织开展“我为学校发展建言献策”“为基层做实事、做好事”等活动，把“四个意识”内化于心、外化于行，不忘“教育改革”的初心，牢记“办人民满意教育”的使命。

学校党支部通过发放问卷和调研发现学校存在亟需解决的问题，如，家校沟通不畅、家长付费方可收到打卡信息、学生考勤用打卡机经常失灵;学校向教职工或家长收集资料时难于督促、难以统计，时常出现2周都没收齐的情况;教职工使用单位微信群沟通协作，很容易错过重要信息，经常出现因微信文件已過期或已被清理而抓狂;学校相关任务安排由上往下层层传达，不仅耗时耗力，在传递过程中还经常出现被误读的情况而导致整个任务的执行达不到预期效果……这些痛点如要一篮子解决就必须实现校园数字化，对学校教育管理实行改革，把时间还给老师、让家长放心、社会满意。为此，学校设立了课题名称为“基于钉钉网络平台下学校项目管理模式的研究”的专项课题，由信息技术专业的学校副书记亲自推动研究工作。

在推进“钉钉”平台进校园的过程中，学校十分重视顶层设计。这是因为顶层决定底层，高端决定低端。学校工作的顶层设计具有方向性引领作用，方法论指导作用和全盘统筹的规划作用，它的指导意义就是在帮助我们遇到突发变化时，知道事情的孰轻孰重，知道抓住矛盾的主要方面，确保工作有序进行。

二、自上而下，逐步推行

虽然“钉钉”进校园项目是从学校层面这一制高点向下推动的，但考虑到对于刚接触“钉钉”的老师来说，这还是一个新生事物，不可急于求成。管理员先把通讯录导入，以建立部门和开通部门群，让教职工慢慢地熟识全员群和部门群的用法。半个月后，副书记在学校微信群宣布，“钉钉”平台将在一周后正式成为学校办公的官方平台，7天的倒计时结束时，副书记自掏腰包发了一个微信群红包后便解散了微信群，而教师在“钉钉”的全员群中又以抢红包这一欢乐的形式庆贺“钉钉”平台转正。

与此同时，在新生入学时学校便通知家长，一年级的所有通知都会通过“钉钉”平台发送，希望家长能在手机上安装“钉钉”。由于家长比较年轻，仅用一周时间，一年级的学生家长都激活“钉钉”后自动加入了各自的“钉钉”班级群，并习惯了每天登录查看学校发的通知及老师布置的作业。9月底的行政例会上，副书记总结了一个月以来“钉钉”平台的运行情况：教师和家长都能像以前在微信群一样交流，部分家长还学会使用钉钉电话私聊老师。同时，提出继续推行“钉钉”平台的建议：让管理员导入全体家长的手机号并发送邀请短信的方式，让家长利用七天国庆假期尝试自主在手机上安装“钉钉”并自动加入“钉钉”班级群。国庆假期结束后，管理员统计发现超过80%的家长已经进入了班级群，原来相当一部份家长所在的厂企早已使用“钉钉”进行企业管理，有使用“钉钉”基础。10月底，全部家长已经激活了“钉钉”并进入“钉钉”班级群，都能接收到学校的公告、班级通知和作业了，甚至有家长建议老师不要在班微信班级群再发通知了，让老师固定使用“钉钉”班级群发班级通知和作业。11月初，班主任把微信班级群的群主管理权转让给班家委会主任，微信班级群成为了家长私聊群，“钉钉”班级群正式成为家校沟通的官方平台。

在接下的时间里，学校要求班科任继续熟识使用班级群中的“通知”“家校本”“打卡”“班级圈”“填表”“群直播”“班级管理”等功能，让家长们继续保持每天上“钉钉”查看消息的习惯。在学校编制下一年度预算时，副书记提议预留改造考勤系统的资金，使学生实现无感考勤、让家长免费在“钉钉”接收考勤信息。

三、改变模式，成效显著

学校传统的组织特点表现为层级结构，即校长、副校长、主任、副主任、中层（级科组长）、一线教师（班主任、科任教师）、服务对象（学生、家长）组成一个金字塔状的结构。校长位于金字塔顶，他的指令通过一级一级的管理层，最终传达到一线教师或服务对象;基层的信息通过一层一层的筛选，最后到达最高决策者。这就很容易出现沟通障碍和协调困难，因此，需要运用信息技术使学校组织结构由“金字塔”模式转向扁平化模式，运用项目管理模式加强不同部门之间的配合和信息交流、加强横向联系，各方面专长人员得到充分利用，同时克服直线职能结构中各部门互相脱节的现象。

“钉钉”成为学校的数字化校园管理平台后，各部门在副书记的指导下将教育教学管理的各个场景罗列出来，通过分析确定需求，灵活运用“钉钉”内置的审批、通知、日志、公告、钉盘、钉邮、日程、Ding、任务等功能，构建覆盖全校工作流程的、协同的管理信息体系，通过管理信息的同步与共享，畅通学校的信息流，实现扁平化、项目化管理，达到高效管理时间、提高工作效率的目的。

（一）通知公告扁平化

校长使用“钉钉”公告功能，使通知可以绕过行政、级组长和班主任这几个环节直达家长端，还可以对学生家长使用电话、短信或应用内三种提醒方式进行立即发送或指定时间发送“DING”消息，使消息100%送达家长手机。副书记使用“钉钉”智能工资条功能，把每月工资条推送到每位教职工的“钉钉”上，改变了过去先把纸质工资条分发到科组长手上、再由科组长在科组会上分发的做法，做到既保密又环保。

（二）审批管理扁平化

使用“钉钉”审批功能，把校内大小事务都搬进了“钉钉”，让教职工随时随地进行在线申报，不用再为找领导难、审批难而发愁。例如，教师在“钉钉”审批应用中进行请假，先选择请假类型，接着填写请假事由及上传佐证材料或调课表，最后填写请假的开始时间和结束时间，请假时长自动计算后会根据审批流程设置自动转到相应的审批人（半天以内为副书记，半天以内为校长）进行审批，审批通过后自动传阅到其行政;学生请假一天以内的请假会自动转到班主任审批。

（三）数据协同扁平化

为了加强学校的交通安全教育工作，普及交通安全知识、营造关注安全、关爱生命的氛围、进一步增强学生的交通安全意识，提高防范各种安全事故的能力，需要了解学生的上下学交通方式，进而采取相应的教育方法。学生部一改往年印发调查通知的做法，本次调查是由学生部钟部长（副校长）直接使用“钉钉”填表功能向全校35个班发送问卷，并且把问卷设置为“有新回复时提醒我”“限制填表结束时间”“发DING通知”，结果只用了半天时间，就解决了以前一周才能完成的数据收集工作。学校曾经使用“问卷星”收集数据，但是有时出现爸爸、妈妈同时填写的情况，有时出现错填学生姓名、班别的情况，而且无法监控填写进度，而“釘钉”填表功能解决了以上问题，还可以实时进行统计数据和导出明细，可以说“钉钉”填表功能是最佳的数据协同工具。

“钉钉”除了提供填表功能外，还提供了在线编辑文档功能，只要把Word或Excel文件上传到“钉钉群”或者“钉盘上”，并把权限设置为“群成员可以编辑”或“指定成员编辑”即可多成员同时在线编辑文档，并且知道谁对哪部分内容进行了修改，既节省了相互沟通的时间，又省下了原本需要整合多个文档的操作。

（四）重大事项项目化

当学校内部建立“扁平化”组织结构后，学校管理便由原来的“金字塔”型的集权管理模式转变为功能型组织和多个专项任务组织相结合的“集中控制、分权管理”模式。这种组织管理模式能更好地适应规模庞大、分工细致、任务纷繁的特点，能有效地提高学校的运营效率和教育质量。

校长办公室是整个学校组织结构的核心，把学校的大小事项分配到四个部门，当学校需要完成某重大事项时，校长办公室指定某部门负责人作为项目组长，项目组长经过分析研判，确定项目的子任务，并将任务直接分配到人。以学校“创建交通安全示范学校”为例，校长办公室指定后勤部长为项目组长，在“钉钉”上新建名为“创建交通安全示范学校项目”任务，并使用“钉钉”公告向全体教职工公布此事项。后勤部长将“创建市级交通安全示范学校”的创建要求进行分解，确定了改造交通安全设施、师生交通安全教育两大块，然后在“创建交通安全示范学校项目”任务下添加多个子任务，并设定执行人和截止时间，如图：

创建交通安全示范学校项目的任务清楚、目的明确，在项目组内各成员能沟通、融合，并能把自己的工作同整体工作联系在一起，为攻克难关，解决问题而献计献策，由于从各部门抽调来的人员有信任感、荣誉感，增加了他们的责任感，激发了他们的工作热情，促进了项目的实现;项目组的设立克服了直线职能结构中各部门互相脱节的现象，加强了横向联系，人力资源得到了充分的利用。因此，学校的众多重大事项都是使用项目管理结合钉钉网络平台的工作模式，让部门沟通顺畅、权责分明，部门间高效配合，组成项目团队的每个成员都各展所长、互补互助，发挥出“1+1大于2”的力量，成效显著。

学校经过半年的时间探索和研究，发现“钉钉”是通过组织在线、沟通在线、协同在线、业务在线和生态在线帮助学校实现全面数字化转型，打造属于学校自己的、免费的数字化网络管理平台，实现学校管理扁平化，使老师从繁琐的工作中解脱出来，提高了办公效率，管理项目化推动学校管理成效显著，从而有更多时间和精力投入教学、提高教学质量，有效推进学校高质量发展。

参考文献：

[1]教育部.教育信息化2.0行动计划（节选）[J].教育科学论坛，2018（15）：6-10.

[2]教育部.中共中央、国务院印发《中国教育现代化2035》[EB/OL].http：//www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/s6052/moe_838/201902/t20190223_370857.html.

[3]陶家忠.论学校工作中顶层设计的重要性[J].中学课程辅导（教师教育）， 2016（17）.

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